淺談完善建筑企業(yè)人事檔案管理的重要性及措施

林靜

人事檔案記錄著企業(yè)員工的工作經(jīng)歷、思想政治表現(xiàn)、工作能力、平時(shí)表現(xiàn)和崗位調(diào)動(dòng)等內(nèi)容。企業(yè)建立人事檔案，能真實(shí)、客觀、全面反應(yīng)員工的履歷情況，對(duì)企業(yè)員工評(píng)價(jià)和管理產(chǎn)生重要作用。同時(shí)，為促進(jìn)人事檔案更為有效地發(fā)揮作用，提高企業(yè)員工管理水平，建立完善的人事檔案管理制度，并嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度是必要的。本文主要探討建筑企業(yè)人事檔案管理的重要性，指出人事檔案管理的不足，然后提出有效的改進(jìn)和完善對(duì)策，希望能為加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的各項(xiàng)工作提供啟示。

一、建筑企業(yè)人事檔案管理的重要性

人事檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，做好該項(xiàng)工作對(duì)企業(yè)運(yùn)行和發(fā)展具有重要作用，主要體現(xiàn)在以下方面：

（一）為干部選拔任用提供真實(shí)可靠的資料

企業(yè)要想取得發(fā)展和進(jìn)步，需要充分挖掘人才資源，加強(qiáng)人事管理工作。而人事檔案詳細(xì)記錄企業(yè)員工的基本情況，包括員工的進(jìn)取精神、道德品格、工作經(jīng)歷、特長(zhǎng)、成績(jī)及他們對(duì)企業(yè)所做出的貢獻(xiàn)等。通過(guò)查閱人事檔案的這些信息，能為企業(yè)考察、任免干部提供真實(shí)、有效的數(shù)據(jù)資料，這對(duì)提高企業(yè)人力資源管理質(zhì)量、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展也具有積極作用。

（二）為企業(yè)開(kāi)展重大決策提供參考和依據(jù)

企業(yè)的發(fā)展和運(yùn)行，人力資源管理水平提高，離不開(kāi)人力資源規(guī)劃。采取有效措施，根據(jù)企業(yè)管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的基本情況，合理配備工作人員，并注重對(duì)工作人員的管理和培訓(xùn)，激發(fā)他們的工作熱情，調(diào)動(dòng)員工為企業(yè)做貢獻(xiàn)的主動(dòng)性。同時(shí)，人力資源管理部門(mén)可以充分查閱人事檔案，以企業(yè)發(fā)展和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力提升為出發(fā)點(diǎn)，提高決策的科學(xué)性與合理性，詳細(xì)了解員工的業(yè)績(jī)、素質(zhì)、能力等,確保企業(yè)重大決策的科學(xué)性與合理性。

（三）有利于企業(yè)人力資源的進(jìn)一步優(yōu)化配置

提高人事檔案管理工作水平，對(duì)企業(yè)人事檔案進(jìn)行科學(xué)合理利用，有利于充分挖掘人事檔案的使用價(jià)值。同時(shí),還可以根據(jù)每個(gè)員工的特長(zhǎng)，為他們合理安排工作崗位，實(shí)現(xiàn)人力資源優(yōu)化配置，進(jìn)而有利于充分挖掘每個(gè)員工的潛能。這對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展、提高企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力尤其具有重要作用。

二、建筑企業(yè)人事檔案管理的不足

盡管加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理具有重要作用，但有些建筑企業(yè)的管理部門(mén)和管理人員沒(méi)有結(jié)合自身具體情況，建立完善的人事檔案管理制度，一些管理人員綜合技能偏低，制約了管理工作水平提升。存在的問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下方面：

（一）企業(yè)人事檔案資料收集不全面

一些企業(yè)的人事檔案管理人員沒(méi)有充分履行職責(zé)，忽視詳細(xì)、全面收集人事檔案資料，導(dǎo)致人事檔案信息資料不齊全，影響管理和決策方案的制定，也不利于優(yōu)化人力資源配置，對(duì)企業(yè)發(fā)展和運(yùn)行產(chǎn)生不利影響。

（二）企業(yè)人事檔案管理制度不完善

完善的管理制度，這是提高企業(yè)人事檔案管理水平的前提和基礎(chǔ)。但一些企業(yè)沒(méi)有根據(jù)自身情況和人事檔案管理需要，制定健全的管理制度；或者即使建立較為完善的管理制度，但是沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)規(guī)定，再加上管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制沒(méi)有得到全面落實(shí)，不利于提高企業(yè)人事檔案管理水平。

（三）企業(yè)人事檔案管理人員素質(zhì)偏低

企業(yè)往往將工作重心放在產(chǎn)品研發(fā)、市場(chǎng)拓展等方面，對(duì)人事檔案管理的重視程度不夠，在管理人員、制度、資金等方面對(duì)檔案管理缺乏相應(yīng)的支持。或者一些管理人員素質(zhì)偏低，對(duì)檔案管理缺乏全面認(rèn)識(shí)，沒(méi)有遵循管理制度和流程開(kāi)展人事檔案管理的各項(xiàng)活動(dòng)。

（四）企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)水平有待提升

隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，它們?cè)谄髽I(yè)人事檔案管理中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛。但目前一些企業(yè)在人事檔案管理中，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的作用，不注重掃描技術(shù)和計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，忽視構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫(kù)，也不注重檔案信息的更新和完善，難以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，制約了人事檔案管理水平的提高。

三、完善建筑企業(yè)人事檔案管理的措施

為彌補(bǔ)企業(yè)人事檔案管理的不足，完善檔案信息資料，為人力資源管理和各項(xiàng)決策活動(dòng)的有效開(kāi)展提供參考和依據(jù)，根據(jù)建筑企業(yè)的實(shí)際情況，可以采取以下改進(jìn)和完善措施：

（一）重視企業(yè)人事檔案信息資料收集

管理人員要注重人事檔案信息收集，確保檔案信息資料充足、完善。同時(shí)，企業(yè)人事檔案管理人員應(yīng)該認(rèn)真履行職責(zé)，落實(shí)各項(xiàng)管理規(guī)章制度，明確自身職責(zé)，根據(jù)企業(yè)員工的實(shí)際情況，全面收集檔案信息資料。要保證人事檔案信息的真實(shí)可靠、完整齊全、文字清楚，詳細(xì)收集企業(yè)員工的工作經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)特長(zhǎng)、工作業(yè)績(jī)、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、綜合能力等信息。這是有效開(kāi)展人事檔案管理的前提和基礎(chǔ)，同時(shí)也能調(diào)動(dòng)管理人員的主動(dòng)性，為企業(yè)發(fā)展和運(yùn)行提供充足的人力資源保障。

（二）建立并落實(shí)企業(yè)人事檔案管理制度

要想提高人事檔案管理水平，建立健全完善的人事檔案管理制度是必要的。因此，應(yīng)該明確企業(yè)人事檔案管理部門(mén)的具體職責(zé)，合理安排工作人員，讓管理部門(mén)和工作人員有效開(kāi)展人事檔案管理的各項(xiàng)工作。避免職責(zé)不清、多頭管理的局面出現(xiàn)，從而有利于人事檔案管理工作效率提升。要將以前封閉的人事檔案管理模式開(kāi)放化，提升企業(yè)對(duì)人事檔案管理的思想認(rèn)識(shí)，同時(shí)也有利于加強(qiáng)監(jiān)督管理，順利開(kāi)展監(jiān)督工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理存在的不足，推動(dòng)人事檔案管理效率提升。根據(jù)企業(yè)管理工作的現(xiàn)狀，可以設(shè)立人事檔案分理處，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)人事檔案管理。并將人事檔案管理與工作人員使用相分離，有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理的最優(yōu)化。建立并落實(shí)人事檔案管理責(zé)任制，明確檔案管理人員的具體職責(zé)，讓他們認(rèn)真履行職責(zé)，把握工作要點(diǎn)，出色完成人事檔案管理的各項(xiàng)任務(wù)。企業(yè)還可以建立獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)管理人員的主動(dòng)性，充分挖掘他們的工作熱情，對(duì)管理工作到位，表現(xiàn)出色的人員實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)，有利于提升人事檔案管理水平。

（三）提高企業(yè)人事檔案管理人員素質(zhì)

企業(yè)應(yīng)該注重引進(jìn)檔案管理專(zhuān)業(yè)技能強(qiáng)、基礎(chǔ)理論扎實(shí)、計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用水平高、檔案管理責(zé)任心強(qiáng)的工作人員，充實(shí)人事檔案管理隊(duì)伍，為提升管理工作水平奠定基礎(chǔ)。建立完善的教育、管理和培訓(xùn)機(jī)制，采取課堂授課、講座等形式，開(kāi)展人事檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高他們的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能。同時(shí)，檔案管理人員也要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，包括人事檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)、計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用技能，讓自己具備扎實(shí)的理論基礎(chǔ)。同時(shí)還要提高奉獻(xiàn)精神，具備較強(qiáng)的責(zé)任心，遵循規(guī)范流程開(kāi)展管理活動(dòng)，提升企業(yè)人事檔案管理的實(shí)效性。

（四）推動(dòng)企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)

順應(yīng)計(jì)算機(jī)和和信息技術(shù)在檔案管理中不斷得到應(yīng)用的時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，采取有效措施，推動(dòng)企業(yè)人事檔案管理信息化。同時(shí)，信息化建設(shè)還能提升人事檔案管理效率。因此，有必要注重信息技術(shù)的應(yīng)用，將互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)和掃描儀應(yīng)用到人事檔案管理活動(dòng)當(dāng)中，推動(dòng)檔案管理信息化。為提高管理水平，確保人事檔案信息資料查詢(xún)的準(zhǔn)確性與可靠性，應(yīng)該對(duì)檔案信息編號(hào)和分類(lèi)。構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)立分類(lèi)號(hào)與查詢(xún)目錄。詳細(xì)記錄企業(yè)工作人員的錄用和調(diào)動(dòng)等情況，并注重人事檔案信息的安全管理，避免信息泄露，為人事檔案信息資源的有效使用奠定基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，采取有效措施，加強(qiáng)建筑企業(yè)人事檔案管理的重要作用是不言而喻的。作為管理人員，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)其重要意義，完善各項(xiàng)管理制度與措施，提高管理人員素質(zhì)，重視現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，并優(yōu)化人事檔案管理流程，改進(jìn)檔案管理的各項(xiàng)工作，提高服務(wù)質(zhì)量，從而促進(jìn)企業(yè)人力資源得到有效開(kāi)發(fā)和利用，激發(fā)他們的工作熱情，為企業(yè)發(fā)展和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的不斷提升創(chuàng)造條件。

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