淺談辦公室管理科學化

文/中國石油撫順石化分公司 吳東澤 黎秋 張春陽

淺談辦公室管理科學化

文/中國石油撫順石化分公司 吳東澤 黎秋 張春陽

辦公室是黨政機關和企事業(yè)單位不可或缺的重要組成部分，不僅是各級各類部門采選、實施以及修改種種策略和決定的“中樞神經”，也是反映、遞交、溝通各個部門和上下級之間的“重要橋梁”。辦公室的主要任務是為基層和領導服務，具備“溝通上下，協調四方”的職能。

辦公室管理；科學化

一、事分輕重緩急，處處濃縮精煉

辦公室存在的意義就是把領導和基層成員的愿望加以整合濃縮精煉，化成一個或幾個“目標”，進而加以實踐。有了最基本的目標就方便朝著一個方向努力，但是光有目標是不夠的，還要加以精練。日常工作中總有大大小小的事情等待著辦公室去處理，稍微處理不慎，就將釀成大錯。想把事情做得有條不紊，就要清晰辦事的順序。

（一）對“目標”進行綜合分類和統一。假定事情眾多，那就要對所有的“目標”進行分類和統一，進而減少處理事務的時間和經歷，這就是所謂辦公室“效率化”的一種處理方式。無論是基層人員的建議意見或是領導的內心期望，都有相同點和不同點。一個有序的分類能讓事情做的有條有理，一件接著一件做，就必然有一個良好的結果。

那么如何分類和統一呢？這不是一件難事。抓緊節(jié)骨眼，然后順藤摸瓜，就好一根繩上的螞蚱，總是有著息息相關的共通之處。做事講究的是敲門，昔阿基米德的“給我一個支點，我可以撬起整個地球”正是這個道理。抓住所有事情的節(jié)骨眼，進而分析整合，類別清清楚楚。

（二）輕重緩急處理得當。輕重緩急的含義就是把工作按照重要性、急切性、緊迫性加以酌情處理。一個工作，首先要分清輕重，知道怎樣游走在情理之間，理性看待所有的事務。主次不明確就會浮躁，不知道怎么去面對，進而使得所有事情都變得雜亂無章，處理的一團亂麻。有些人遇到事情就會十分緊張，頭腦不清醒，把程序搞得亂七八糟，最后還要讓別人來為之買單。要控制住緊張的情緒，重要不等于過分緊張去處理，也不是立即去只干這一件事，其他什么事情都拋之腦后。輕與重，確實是有一種相對性的意義，輕不代表永遠輕，同理，重也不是永恒的重。很多事情都是今天看起來并不重要，而明天就是頭等重要的大事，因此所有的事情都要有所考慮，有所計劃。辦公室成員需要頭腦清晰，分清事情的主次輕重，進而有條不紊地進行周密的計劃。

審時度勢、統籌兼顧是分清事情輕重緩急的方式，就是說要縱覽全局，科學謀劃兼顧各方。千里眼看得遠，順風耳聽得準，辦公室要成為領導和群眾的千里眼、順風耳，需要察言觀色把控分析事物，眼光和聽力不能出現絲毫偏差，拿主意決策也要周密，這一點對于辦公室的日常工作來說十分重要。觀察的仔細，才能將領導的旨意完整且有效地傳達下去，基層才能把這一觀點變成行動。

二、時間寶貴，凡事深思熟慮

辦公室對于事件的思考理應透徹，不要做重復無用的工作。一句話，時間就是金錢，所謂寸金難買寸光陰，時間寶貴，理應深思熟慮，然后按部就班做好每一件事情。事情多的時候不要緊張也不要焦急，一件件、一樁樁地排列，然后形成一個清晰的解決方案。不能囫圇吞棗，覺得事情眾多就開始敷衍了事，到頭來還要重新來過，這樣就得不償失了。做事情要對得起自己的良心和工作，擺清位置，理智思考和分析所有的事情。

在知識經濟日新月異的今天，辦公室人員需要對“效率”這個詞進行一個深刻的認知。一個合格的辦公室人員需要時時刻刻觀察著領導和工作的動向，工作時間應該把一切精力都放在手頭的工作上。同時，可以利用發(fā)達的網絡資源，實現遠程自動高效的辦公模式。隨著互聯網的發(fā)展，社交軟件等資源已經變成了生活中不可或缺的一部分。

三、不斷學習不斷創(chuàng)新

在小學、初中、高中乃至大學，我們學習了很多知識和能力，那是生活中最基本的生存技能，這是一個由淺入深的跨度過程，也是我們步入社會面向未來的基石。同理，我們在工作中也是如此，孔老夫子的一句話“溫故而知新”，意思就是把舊的知識加以溫習加以鞏固然后探索出新的知識和方向，套用在辦公室日常管理中，那便是不斷學習各個部門的知識和才能，對自己不明白不理解的部分加以補充整理，成為一個比較全能的人，這樣才能站在一個新高度縱觀全局。辦公室需要面面俱到的全才，并不需要一個思維局限的工作者。所以我們要具備學習能力，刻苦鉆研，盡自己最大努力做到全能。做事跨越了思維局限的框架才能看透事情的本質，進而才能給領導和基層一份滿意的答卷。

對于一個集體而言，一成不變的工作態(tài)度將會使得整個團隊陷入一團死氣，因此要學會務實創(chuàng)新。面對領導的需求，面對群眾的需求，面對社會的需求，要務實創(chuàng)新。辦公室管理藝術的核心，就是創(chuàng)新，這不僅是辦公室板塊的核心，而是我們這一世紀的永恒主題。不斷地創(chuàng)新、不斷地超越才能做到生生不息。

四、優(yōu)質服務品位為先

優(yōu)質服務是一種以品味為中心的服務，需要走心、需要用心，而不是天馬行空不過腦的服務。小到買票寫報告，大到接待領導完成一個會議，再大到組織一次重要的面向群眾的大型活動，辦公室需要把過程和結果量化，在各個部門之中要做一個完美的協調。首先要做好外部的協調，才能將內部的工作做好。一個有品位的服務，需要有一種超然的境界，一種放低功名放低貪欲的境界。雖然作為一個人不可能做到無我的境界，但要盡自己的可能替服務對象做到最好的服務。

總體而言，辦公室管理在當今社會是一種不可或缺的藝術形式，作為各項活動運營的中樞系統，辦公室越來越成為企業(yè)公司發(fā)展的推動劑。辦公室管理科學化，會促使整個企業(yè)提高辦事效率。故實現辦公室管理科學化，刻不容緩。