談突發事件中醫院檔案管理服務機制的建立

文/山東省德州市人民醫院 王明

談突發事件中醫院檔案管理服務機制的建立

文/山東省德州市人民醫院 王明

在日常檔案管理工作中，醫院經常面對突發事件的處置和救援，在這一過程中如何進行檔案收集，完整地記錄突發事件的過程，并留存各類檔案信息，其現實意義越來越受到重視。本文從應對突發事件角度出發，研究檔案管理工作在突發事件過程中如何發揮好服務功能，做好檔案收集整理工作，并進行回溯分析，為更好處置突發事件提供相關對策。

突發事件；檔案管理；服務機制；研究

一、研究背景和意義

突發事件，是指突然發生，造成或者可能造成嚴重社會危害，需要采取應急處置措施予以應對的自然災害、事故災難、公共衛生事件和社會安全事件。但由于突發事件的突然性、緊迫性、破壞性，處置事件過程中往往注重時效性，把處置效率放在首位，醫院檔案部門參與度不夠，其他部門對檔案的保存缺乏關注，導致突發事件過后，有據可查的檔案資料很少。

因此，醫院需要重視突發事件中檔案的服務功能。首先是在突發事件過程中收集處置工作的相關檔案資料。其次是整理突發事件的各類圖文、影像、數據檔案資料。再次是分析檔案資料，為防范處置突發事件提供相關的數據、資料和預案支持。

關于突發事件檔案服務的研究，許多研究者認為突發事件中的檔案應急服務主要體現在兩個方面，即突發事件中檔案提供服務和檔案業務指導。既包括現行性信息，也包括回溯性信息。特別是回溯性信息更能突出檔案服務的重要性，檔案部門提供的突發事件檔案資料對防范處置可以提供決策參考。因此，一些研究者建議開展突發事件檔案資源庫建設。還有一些學者關注到了突發事件檔案管理的激勵問題，提出在這一過程中要建立起科學的激勵機制，提高檔案工作的積極性和效率。

二、突發事件中檔案服務的作用

在各類突發事件中，醫院扮演著不可或缺的角色，一方面要應對處置突發事件中的醫療救治。另一方面作為人員密集型場所，尤其是大型的醫療機構，也時刻面臨著各類突發事件的風險。

突發事件的各類信息是重要的檔案記錄，檔案管理要及時完整地收集好突發事件的資料。作為醫院的檔案管理人員，各類突發事件包括突發公共衛生事件、治安事件、信息化網絡安全事件、消防安全事件等，都需要記錄保存事件檔案資料，包括人員信息、過程信息、數字數據、實時圖片影像、病歷以及其他文檔資料。醫院檔案工作人員在做好平時檔案管理的同時，也要注重在面對突發事件時，把突發事件的各類檔案收集整理歸檔，充分發揮檔案服務的作用。

突發事件檔案管理的另一個作用是提供回溯分析，為防范應對突發事件提供決策參考。在突發事件狀態下，為突發事件處置提供檔案服務，既是醫院檔案部門的工作職責，也是檔案部門參與突發事件處置的一種重要方式。開展突發事件檔案服務，通過掌握與突發事件相關的各種檔案信息，包括各種現行檔案信息、回溯檔案信息，可以為其他部門提供檔案信息支持。通過對已有檔案資料進行分析、編輯、整理，可以為有效地應對同類突發事件。

三、突發事件中醫院檔案服務模式的建立

（一）檔案服務基本制度的建立。在處置突發事件過程中，開展好突發事件檔案管理工作，要建立一套完整的突發事件檔案管理制度和方法。主要包括突發事件檔案管理應急響應機構，響應機構的人員職責，突發事件檔案收集范圍，突發事件檔案的相關培訓等。制度體系的建立是完成突發事件檔案收集編纂工作的保障，可以確保在突發事件發生后，能夠準確及時地收集突發事件的檔案信息，提供所需檔案資料。

（二）突發事件檔案管理組織體系的建立。突發事件的醫院檔案管理要充分體現時效性，要實行特殊情況特殊處置的原則，簡化檔案的管理流程和工作程序，既要實現檔案管理的簡單實用、方便快捷，又要使檔案管理的各個環節切實可行。主要是根據突發事件檔案管理制度，建立突發事件檔案管理的組織領導機制、監督檢查機制，制定檔案管理的組織領導形式和工作預案，確立詳細的響應級別和參與人員，明確各崗位人員工作分工。

（三）突發事件檔案管理工作流程的建立。建立并完善突發事件檔案管理的工作流程，包括突發事件報告制度、啟動檔案管理應急響應程序、檔案部門與其他部門之間的協作程序、對突發事件檔案管理協調調度流程、突發事件回溯信息的整理歸檔等事項流程。

四、突發事件檔案服務的過程與步驟

（一）突發事件檔案的收集。突發事件檔案的收集要突出時效性，要啟動應急響應機制，指定專門人員、專業部門配合檔案管理人員進行信息收集，并盡快整理歸檔。檔案收集的內容和形式具有多元化特點，涉及預警、應對、救援、處置、總結的各部門和各個環節，要全面多元地收集突發事件的檔案資料，為突發事件應急處置提供真實可靠的檔案來源。突發事件檔案的收集主要包括以下幾個方面：突發事件處置過程中形成的各類檔案，包括與突發事件處置工作有關的文字材料、圖片影像、電子數據、病歷等；突發事件處置工作中的組織分工，制度、職責、流程、預案等；突發事件處置工作中召開的各種會議記錄、紀要；印發的所有文件材料及電子文件；突發事件過程中的各類人員救援記錄，包括門診病歷、住院病程記錄、費用單據等救治資料；突發事件中形成的各種統計數據，突發事件的各類宣傳報道，以及其他有保存價值的檔案資料。

（二）突發事件檔案收集的流程與范式。醫院檔案部門首先要建立突發事件檔案管理的工作流程，并確定工作人員職責，明確與其他部門配合協作機制。其他部門可根據情況建立各自檔案收集流程。首先界定各自職責，在突發事件發生時，在各自工作崗位做好相應的記錄，包括突發事件的時間、起因、類型、位置、過程、影響、結果等都要記錄在案，如當時不能記錄的，處置結束后要補錄備查；檔案部門要對突發事件的各類記錄統一范式，避免各部門記錄形式、內容不一致，確保檔案整理歸檔具備統一的流程和規范。

（三）突發事件檔案信息的回溯分析。對突發事件檔案信息進行整理后，要做好回溯分析，檔案管理部門會同相關部門，借助檔案進行突發事件進行分析，并提出整改與決策建議。這樣的作用在于，通過對每起突發事件進行分析整改，可以為后續的事件提供預警、參考作用。回溯分析要集合各部門對突發事件中的起因、薄弱環節進行討論研究，從人員隊伍、響應流程、處置過程等進行詳細和有側重的分析，找出原因，并提出有效的整改措施，堵塞突發事件的漏洞，建立起有針對性的處置預案，防備突發事件再次發生時，能得到有效響應和處置，把損失降到最低。

五、突發事件檔案管理服務的持續改進

（一）注重常態化風險分析。在對各類突發事件檔案資料收集基礎上，要著眼于建立常態長效機制。檔案管理人員在日常工作中，要注重對各類突發信息的收集，定期匯總各類突發事件的風險因素，并且通過風險矩陣、頭腦風暴等現代管理工具，對醫院范圍內可能發生、可能需要重點防范處置的突發事件進行風險分析，為相關部門提供預警防范信息，做好各類防范處置準備。

（二）強化相關人員培訓。一方面需要對檔案管理部門強化培訓，提高其在突發事件過程中的協調能力和檔案指導水平。另一方面需要對參與處置突發事件的其他部門人員，進行檔案收集、整理、匯總等基礎性檔案業務培訓，以便發生突發事件后順利開展相關工作。

（三）建立獎勵激勵機制。對突發事件中檔案收集整理的人員，以及做出突出成績的人員應當建立獎勵機制，突發事件過程中的檔案整理歸檔工作，對檔案的時效性、全面性、多樣性要求更高，標準更嚴格。因此，應當對突發事件過程中的檔案管理人員建立獎勵激勵機制，把檔案管理人員和其他參加突發事件救援處置的人員一起納入獎勵體系，激發工作熱情。

（四）加強檔案管理的信息化。醫院一方面在加強檔案部門信息化管理手段的同時，也要為擔負突發事件檔案記錄工作的其他部門配備信息化工具，比如照相機、DV、計算機終端等，方便在突發事件過程中記錄各類不易被記錄的信息，并且信息化手段對突發事件的記錄較為全面，通過整理可以獲得較為完善的突發事件檔案資料。

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