文書檔案的整理與保管方法的創新探究

文/國家電投集團廣西長洲水電開發有限責任公司 楊栩

文書檔案的整理與保管方法的創新探究

文/國家電投集團廣西長洲水電開發有限責任公司 楊栩

在對文書檔案進行管理以及存儲的過程中，一定要滿足相應的原則需求。隨著我國社會經濟的不斷發展，傳統的文書檔案管理方式已經不能在滿足時代發展的需求，這就需要在目前文書檔案整理與保管的基礎上進行不斷的創新和優化。本文主要對文書檔案的整理以及保管方法創新的必要性進行了分析，然后結合實際情況提出了一些合理的創新措施，希望能為相關的文書檔案管理人員提供一定的參考意見。

文書檔案；整理方法；保管方法；創新

進行文書檔案的整理與保管工作，最主要的目的就是可以實現良好的文書檔案管理體制，另外，通過對文書檔案的整理與保管工作，可以在最大限度上滿足文書檔案分類的合理性。結合目前的實際情況可以看出，很多部門在進行文書檔案的管理工作中仍然還是采用的傳統意義上的保管方法，導致文書檔案管理工作的效率和質量一直得不到有效提升。因此，相關人員一定要加強對文書檔案管理方法的創新工作，使文書檔案的管理方式可以滿足新時代發展的需求，使管理能力與管理效果可以實現有效的提升。

一、文書檔案整理與保管方法創新的必要性

（一）現代管理技能必須得到有效應用。目前，隨著我國信息技術的不斷發展，計算機技術在各個行業中都得到了非常廣泛的應用，同時也取得了良好的應用效果。在對文書檔案進行整理與保管的過程中也應該實現對計算機技術的充分利用，使管理工作的效率可以得到進一步的提升，從而可以實現預期的管理效果。另外，在對文書檔案進行整理的過程中，管理人員需要按照文書檔案的類型進行合理的分類，但是傳統的管理方法不僅會增加分類過程中所花費的時間，同時也經常會導致錯誤現象的發生。如果在分類過程中實現對信息技術的有效利用，可以有效提高文書檔案管理工作的效率，同時，采用先進的計算機技術也是文書檔案管理工作未來主要的發展趨勢。

（二）現代管理手段必須得到有效適應。結合目前的實際情況可以看出，在每一項工作開展的過程中通過對信息技術的有效使用，可以在很大程度上提高整體的工作效率，在文書檔案管理工作中同樣也是如此。這項工作中對信息技術的利用屬于管理方法上一次重大的改革，逐漸替代了傳統紙質文書檔案的管理方式，不僅可以減少工作人員的任務量，同時還可以提升保管工作的質量。結合最新的文書檔案歸類整理原則，不需要在對案卷標題重新制定，而是以件作為最基本的單位，采用計算機中的檢索技術，可以有效減少人工操作過程中錯誤發生的概率，最終實現簡單高效的文件檢索方式。

二、工作人員素質提升對文書檔案整理保管的作用

文書檔案管理工作與圖書館管理存在一定的相似之處，在對文書檔案進行管理的過程中同樣需要專門的檔案管理人員來負責日常的保管工作。因此，管理人員的自身素質水平在一定程度上直接決定了文書檔案管理工作的效率和質量，在信息技術不斷發展的背景下，要想保證計算機技術在文書檔案管理中的作用可以實現有效的發揮，檔案管理人員自身必須具有一定的專業能力以及綜合素質水平，只有這樣才能為信息化檔案管理工作的開展奠定良好的基礎保障。

三、文書檔案整理與保管方法的創新方式

（一）合理利用現代管理技能。在文書檔案中通過對信息技術的有效使用，可以不斷提高管理工作的效率和質量，因此，在進行文書檔案的管理工作時一定要對現代管理技術進行合理有效的利用。首先在對文書檔案進行分類的過程中，一定要對文檔的保管期限、機構進行深入分析，然后制定出大致的分類方案，比如在分類的時候可以按照檔案的保管期限進行劃分，然后將制定的分類方式在計算機上做好相應的記錄工作，這樣之后在對文件資料進行查閱的過程中就可以通過計算機進行查找，節省了大量的翻閱時間。

（二）合理利用現代整理手段。在對紙質的文書檔案進行查找的過程中，需要人員對文件進行不同的翻閱，而采用信息技術實現對文書檔案的管理，只需要在查找的過程中輸入相關的字符就可以完成。傳統的管理方式不僅效率不高，而且在進行分類的過程中也會增加工作的難度，當單位內部出現了新的政策時，又需要對所有的文書檔案資料進行重新分類，這就增加了檔案管理工作人員的任務。通過對現代整理手段的有效應用，可以在最大程度上減少管理人員日常的工作量。在傳統的管理方式中，管理人員經常會對文書檔案的保管工作存在不同的見解，而采用信息技術就可以針對這一問題進行有效的解決，特別是在文件資料進行檢索的過程中，管理人員可以直接利用計算機中的具體分類進行查找。

四、文書檔案整理工作方法的創新

（一）分類方法。隨著我國事業單位的不斷發展，單位內部的活動項目也開始逐漸地增多，這就導致文書檔案的內容開始不斷增加，面對這種現象，管理人員一定要對文書檔案進行合理有效的分類，在分類的過程中涉及的方法非常多，管理人員在對方法進行選擇的時候一定要對實際情況進行充分的考慮。比如在文書檔案進行劃分的過程中，可以按照文件的規章制度、外事管理、黨群關系以及科研培訓等多個方面來進行明確。因此，在實際的分類工作中一定要站在單位整體的角度進行考慮，然后對檔案文件真正所屬的范圍進行明確，另外，在分類過程中管理人員也可以按照文檔的科室進行劃分，這樣就可以將文件的分類方式進行不斷的細化。

（二）檔案的裝訂。在對檔案進行裝訂的過程中，可以將一份文件訂在一起，也可以在分類的基礎上將批復類的文件訂在一起。在對裝訂方法進行選擇的過程中可以按照實際情況來確定，如果是存在一些比較特殊的檔案，或者是檔案的頁數比較多時，也可以將檔案進行拆分裝訂，但是一定要注意檔案之間的有效排序。比如，有的檔案文件必須自己訂成一份，但是有些文件則需要分開裝訂或者是合并裝訂在一起，這就需要相關的檔案管理人員結合具體的情況來選擇相應的檔案裝訂方式。另外，為了在之后對檔案文件進行查閱的過程中可以提供一定的便利性，在對裝訂完成的檔案文件進行放置的過程中可以將相同類型的檔案放在一起。

（三）檔案號與頁碼標號。在對文件整理的時候需要在文件的右上角加印檔案章，并結合檔案資料填寫出實際的信息內容，另外，在填寫的過程中一定要注意嚴格按照時間的先后順序進行填寫，如果后期再增加檔案時，就可以在之前檔案的后面進行追加，保證其他檔案的順序在后期整理中不會受到影響。在對檔號章中的內容進行填寫的過程中，一定要對檔案號碼的填寫引起重視，按照具體的分類標準，然后將檔案號碼按照分類、保管期限的順序由低級向高級的方式逐級進行。

五、文書檔案的信息保管工作方法創新

在對文書檔案進行保管的過程中，計算機技術可以在其中起到一定的輔助作用，具體可以從以下幾個方面來進行：第一，按照具體的文件編制出對應的索引表，主要是對文件的標題以及種類進行填寫，然后在將相應的詞條錄入到單位內部的管理系統當中。第二，形成相對應的格式模板，在對模板進行制定的過程中可以按照文件的種類、內容以及負責人的形式來進行。第三，將文件信息錄入完成之后，一定要保證檔案在單位的內部系統當中可以實現有效的運行，然后再按照標準中的規定以及實際的保管期限對資料進行分類。第四，檔案管理人員還需要對計算機內的輔助程序進行有效的制定，可以將檔案文件中的題名與題名表之間進行比較，這樣就可以找出與題名表中相同的責任人內容，在一定程度上可以方便之后的使用工作。

六、結語

綜上所述，文書檔案的整理與保管工作屬于事業單位中一項非常重要的內容，其管理工作的質量在一定程度上將直接關系到事業單位在未來的發展方向。因此，在實際的文書檔案管理工作中，管理人員一定要注意對整理與保管方法的有效創新，這樣才能滿足新時代背景下社會經濟的發展需求。雖然傳統的文書檔案管理方式可以在一定程度上滿足紙質檔案的整潔與完成性，但是因為工作質量與效率得不到有效的提升，已經不能在滿足新時代發展的需求，只有在文書檔案的管理工作中實現與信息技術的有效結合，才能實現更加高效的文件檔案管理方法。

[1]劉秀榮.論述文書檔案的整理與保管方法的創新[J].民營科技,2016,02.

[2]張華.談文書檔案的整理與保管方法的創新[J].赤子(上中旬),2014,06.

[3]齊宗元.文書檔案的整理與保管方法的創新探討[J].經營管理者,2013,04.