關于我國國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)實審視與解決路徑探究

文/上海城投（集團）有限公司 滕麗

關于我國國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)實審視與解決路徑探究

文/上海城投（集團）有限公司 滕麗

文章簡單概述了國有企業(yè)的檔案管理工作及其重要作用，并對我國國有企業(yè)的檔案管理工作進行現(xiàn)實審視，提出國企檔案管理的求解之道。

國有企業(yè)檔案管理；作用；現(xiàn)實審視；解決路徑

一、 引言

科學技術的快速發(fā)展對檔案及其管理帶來巨大的影響，使檔案管理理念、方法和模式等發(fā)生了重大變革。隨著知識經(jīng)濟時代的到來，知識管理給企業(yè)檔案管理帶來良好的發(fā)展機遇，企業(yè)檔案管理也成為企業(yè)知識管理的重要組成部分。國企檔案管理是國企管理工作的重要部分，對企業(yè)發(fā)展起著非常重要的作用。

二、國有企業(yè)檔案管理概述

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各類文件材料。國有企業(yè)檔案是對國有企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、研發(fā)和管理等各方面內(nèi)容進行的記錄，它既包括企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動內(nèi)容，也包括企業(yè)的管理、財務、人事等其他活動的內(nèi)容，如文書檔案、技術檔案、經(jīng)濟管理檔案、專利檔案、商標檔案、財會檔案、人事檔案等，真實全面地記錄了企業(yè)在行政管理、技術引進、產(chǎn)品研制、市場營銷、經(jīng)營決策以及財會、人事管理等方面的活動。

三、國有企業(yè)檔案管理的重要作用

（一）國企檔案是國企發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源。我們正處于知識經(jīng)濟和信息時代，信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案是一種重要的信息資源，檔案管理工作已成為信息產(chǎn)業(yè)的組成部分，國企檔案積累了企業(yè)發(fā)展過程中的歷史經(jīng)驗，能夠為未來企業(yè)決策提供歷史依據(jù)，為企業(yè)提高市場競爭力提供有力支持。國有企業(yè)在深化改革、產(chǎn)業(yè)結構調(diào)整和提高經(jīng)濟效益的決策中都離不開對企業(yè)發(fā)展歷史和現(xiàn)狀的分析，而企業(yè)檔案是實現(xiàn)這種決策可行性預測和分析的基礎依據(jù)。

（二）國企檔案是國企獨特的無形資產(chǎn)。企業(yè)檔案本身就具有一定的潛在價值，特別是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品研發(fā)、技術引進和改造、產(chǎn)品銷售等方面，但是這種潛在價值需要借助人們對檔案的利用才能良好地體現(xiàn)出來。企業(yè)經(jīng)營管理者可運用檔案信息，結合生產(chǎn)經(jīng)營實際，產(chǎn)生間接的企業(yè)價值。因此國企檔案是國企獨特的無形資產(chǎn)。

（三）國企檔案可為工作需要和解決實際問題提供歷史證明。國企檔案包括了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的所有文書資料、基建圖紙、財務報表、人事檔案、信用憑證等，都是對企業(yè)發(fā)展比較完整和真實的記錄。對國企檔案中收集的資料和蘊藏的信息進行分析，總結歷史上企業(yè)發(fā)展遇到的問題和采取的解決措施，以及發(fā)展過程中出現(xiàn)的失誤等，能夠學習歷史發(fā)展經(jīng)驗，避免相同問題和錯誤的發(fā)生，為日后的工作需要和解決實際問題提供歷史證明。

四、我國國有企業(yè)檔案管理的現(xiàn)實審視

（一）對企業(yè)檔案管理不夠重視。在國家推行國有企業(yè)體制改革的政策下，國企的經(jīng)營得到較大改變，檔案管理也隨之發(fā)生了變化。之前國企檔案管理歸屬行政檔案管理部門，現(xiàn)在這種行政部門已被取消，但國企檔案管理卻沒有得到足夠的重視，也沒有進行相應的改革，導致現(xiàn)在國企檔案管理的方法、模式并不能適應國企企業(yè)管理進程，以至于在檔案管理過程中出現(xiàn)一部分遺留問題。另外，很多國企的檔案管理人員對檔案管理工作的重要性沒有足夠的認識，認為檔案管理就是對文件材料的整理統(tǒng)計，不能從中進行歸納。這就導致在國企實際發(fā)展過程中，國企檔案管理人員不夠重視檔案管理工作的進行，使檔案管理工作存在不足之處，無法得到技術保障，也不好追究檔案管理工作的失誤或問題的責任。

（二）檔案管理人員缺乏。檔案管理人員缺乏，一般國企發(fā)展至今都過去了很多年，在這期間，負責檔案管理的人員更換頻繁，使前后人員更替的交接不夠明確和清晰，造成檔案整理和管理的混亂，還容易造成國企資料的丟失和損壞，大量基建圖紙存檔不及時，大量發(fā)展資料缺失等，導致檔案管理質(zhì)量不高，嚴重制約了國企檔案管理的發(fā)展。另外，國企中的檔案管理人員并不是專業(yè)的檔案管理人才，一般都是由行政人員兼任，對檔案管理知識缺乏了解，不能明確國企發(fā)展檔案管理需要歸檔的內(nèi)容和資料，使檔案內(nèi)容不標準、不完整、不規(guī)范，不能提供有效的信息。

（三）沒有完善的檔案管理機制。國有企業(yè)檔案管理在實際工作中存在不系統(tǒng)、不正規(guī)的問題，很多需要歸檔整理的內(nèi)容都沒有明確，也沒有規(guī)范的檔案管理制度，導致檔案在資料收集、整理方式和歸檔標準上比較混亂，不便于檔案內(nèi)容的補充、變更、分析整理和后期的資料查找。有時收集的資料不能及時交到檔案管理人員處，造成前期資料流失較多，或者檔案管理人員對檔案整理的流程不熟悉，導致最后的檔案個人資料信息不全面、不真實、混亂，缺乏對資料的鑒別能力。沒有完善的管理機制也意味著不能準確歸責到人，出現(xiàn)問題時不能及時找到錯漏的地方。

（四）檔案材料分散，重復保存嚴重。國有企業(yè)一般都是大型企業(yè)，部門眾多，發(fā)展方向和產(chǎn)品等比較多，所以各方面的資料比較繁瑣，這就造成檔案收集比較散、亂，一般都是各個部門整理自己部門的資料上交到檔案管理部門，這樣導致收集到的信息過于分散，不齊全，不好整理。有的企業(yè)員工檔案管理意識不強，認為檔案留在自己手里更方便工作，沒有檔案移交的概念，沒有上交檔案集中管理的意識，這樣時間一長就容易出現(xiàn)很多材料的丟失、損毀。另外，檔案材料的重復保存現(xiàn)象在國企發(fā)展中比較嚴重，因為國企逐漸壯大，下屬部門或子公司較多，都有各自的檔案室，出現(xiàn)各個部門和子公司將總公司下發(fā)的文件全部保留起來，這樣造成大量文件的重復保留，造成物力、財力等資源的浪費。

（五）對檔案的開發(fā)利用程度不夠。國有企業(yè)各方面的資料比較繁瑣，因此檔案內(nèi)容較多，但受人力、財力和物力的影響，對檔案開發(fā)和利用的程度不夠，一般只是把檔案作為記錄國企各類活動的資料總集，而不會從中學習過去的經(jīng)驗和教訓。隨著國企的發(fā)展壯大，檔案數(shù)量越來越多，但面對管理人手不足、檔案管理工作量大的情況，管理人員只能把重點放在檔案收集和保存方面，沒有進行深層次的開發(fā)，只限于各部門的借閱利用，因此極大地浪費了檔案資源。

五、我國國有企業(yè)檔案管理的求解之道

（一）健全檔案管理制度。國有企業(yè)要想提升檔案管理工作，首先要健全檔案管理制度，根據(jù)企業(yè)實際發(fā)展情況制定檔案管理的相關規(guī)章制度，同時留有一定的余地，能夠隨著企業(yè)的發(fā)展進行補充和完善，由明確的制度規(guī)范檔案管理行為。檔案管理部門要加強與其他部門和下屬子公司的合作，合理劃分工作安排，完善每一項企業(yè)發(fā)展規(guī)劃資料的歸檔整理，同時安排專門的檔案室，由專業(yè)的檔案管理人員負責，并配置完備的檔案室設備，準備充足的檔案收納柜，分門別類地放置各類項目檔案。完善檔案管理工作的考核辦法，制定統(tǒng)一的考核標準，加強檔案驗收工作，定期由專業(yè)人員進行檔案資料的檢查和核實以及檔案管理人員工作成績的考核，切實規(guī)范檔案管理行為，補充和修改出現(xiàn)的任何漏洞、錯誤等。

（二）提高對檔案管理工作的重視。國有企業(yè)檔案管理工作的進行程度還與領導和工作人員的支持有關，要重視檔案管理在國企發(fā)展中的重要作用，改變檔案管理人員的認識和看法，提高國企對檔案管理重要性的認識。加大對檔案管理工作的宣傳力度，讓企業(yè)上下全面了解檔案管理的重要性，多方渠道宣傳檔案管理制度，形成檔案管理的日常資料收集和檔案移交，保證檔案內(nèi)容的完整。從而加強國企對檔案管理設施的建設和設備配置、人員培養(yǎng)等，保證對檔案管理部門的資金投入和政策等方面的支持。

（三）提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。隨著信息技術的發(fā)展，計算機、網(wǎng)絡逐漸融入人們生產(chǎn)生活的各個方面。對國有企業(yè)檔案管理工作而言，傳統(tǒng)的手工檔案管理模式已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要，因此，要提高國企檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。首先要配備齊全現(xiàn)代化的管理設施，包括計算機、打印機、傳真機等，加強檔案管理的自動化和電子化以及國企檔案一體化，利用先進的技術手段進行文件歸檔、整理和分類工作，并設置先進的防盜、防潮、防蟲等手段，延長檔案的保存時間。其次，要根據(jù)企業(yè)的實際情況，充分利用網(wǎng)絡信息資源，提高檔案管理信息的真實性和有效性，設置快捷準確的檔案檢索程序，方便對檔案的尋找，并擴展檔案信息的多元化運用途徑，實現(xiàn)信息的實時傳遞。最后，檔案管理人員要不斷進取，與時俱進，及時了解檔案管理最新理念，熟練運用現(xiàn)代化設備和信息交流技術，以提高檔案管理工作效率。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)。要根據(jù)國企發(fā)展需求，組建專業(yè)的檔案管理隊伍，招收專業(yè)的檔案管理人才，優(yōu)先錄用檔案學專業(yè)的畢業(yè)生；同時也要加強對現(xiàn)有人員的培訓和使用，針對性培養(yǎng)檔案管理工作急需的人才；要不斷提高檔案管理人員的業(yè)務能力和專業(yè)水平，定期進行檔案管理工作培訓，提高理論知識和技術水平，努力吸收先進的檔案管理技術和理論，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

（五）強化對檔案資源的利用。檔案是對歷史的真實記錄，查看檔案能正確得知歷史的發(fā)展信息，國企檔案管理部門應強化對檔案資料的利用，定期對檔案進行整理，開展專項會議對過去的檔案內(nèi)容進行探討，歸納總結以往出現(xiàn)的檔案管理問題或企業(yè)發(fā)展過程中出現(xiàn)的錯誤和事故，為未來企業(yè)發(fā)展和員工提供經(jīng)驗和教訓，防止類似問題的再次發(fā)生。

六、結語

國有企業(yè)檔案管理反映了國企發(fā)展的方方面面，是企業(yè)重要的知識資源，是回顧企業(yè)歷史發(fā)展資料，決定未來企業(yè)發(fā)展決策的依據(jù)。因此，國有企業(yè)發(fā)展要重視檔案管理工作，切實提高檔案管理工作的質(zhì)量，推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

[1]梁惠媚.分析國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題措施[J].經(jīng)營管理者,2016(03):276.

[2]藍玉超.淺談國有企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務,2015(7):47+51.