加強(qiáng)學(xué)校文書檔案管理的對策

文/甘肅省張掖中學(xué) 王嘉璽

加強(qiáng)學(xué)校文書檔案管理的對策

文/甘肅省張掖中學(xué) 王嘉璽

學(xué)校文書檔案工作在學(xué)校各處（科）室工作中具有非常重要的作用，文書工作涉及文件的整個(gè)生命周期，是正確開展檔案工作的前提，檔案工作是文書工作的進(jìn)一步發(fā)展。本文主要論述了學(xué)校文書檔案管理工作的措施，希望可以推動(dòng)學(xué)校文書檔案管理工作的順利發(fā)展。

學(xué)校；文書檔案管理；對策

在過去較長時(shí)期內(nèi)，很多人并不了解學(xué)校的文書檔案管理工作，有時(shí)還會(huì)存在一些錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)，將文書工作理解為一些抄寫工作、保管工作、整理工作，對學(xué)校文書檔案管理工作的順利發(fā)展造成了一定影響。

學(xué)校歸檔文件有著紛繁復(fù)雜的內(nèi)容與形式，只用傳統(tǒng)管理手段進(jìn)行管理存在諸多困難，也收不到較好的效果，同時(shí)要求檔案專職人員耗費(fèi)大量的時(shí)間與精力，案卷質(zhì)量不高。很多單位沒有認(rèn)識(shí)到檔案本身的積極作用，在檔案管理工作中只進(jìn)行收集、整理、保管等工作，沒有認(rèn)識(shí)到開發(fā)檔案資源的作用。學(xué)校的歸檔工作要求及時(shí)收集各處（科）室重要文件材料，因此需要得到各個(gè)處（科）室的大力支持。

一、正確認(rèn)識(shí)文書檔案管理工作

正確認(rèn)識(shí)文書檔案管理工作可以有效提高管理能力，只有引起思想上的高度重視，才能推動(dòng)檔案管理工作的順利進(jìn)行。檔案管理人員要積極宣傳檔案管理工作的重要性，引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，使其深入了解檔案工作，加大投入，購置先進(jìn)的設(shè)備，加大對檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，逐步實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的信息化。在單位年度工作計(jì)劃中引入文書檔案管理內(nèi)容，使學(xué)校文書檔案管理工作具備應(yīng)有的地位。

二、積極探索檔案工作的創(chuàng)新

在當(dāng)前學(xué)校文書檔案管理中，關(guān)于改革創(chuàng)新的研究較少，只有實(shí)現(xiàn)改革創(chuàng)新，創(chuàng)新文書檔案管理體制與工作思路，才能使其更好地為學(xué)校教育教學(xué)服務(wù)。傳統(tǒng)文書檔案工作在管理當(dāng)中存在著形式化現(xiàn)象，導(dǎo)致文書檔案管理工作不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。為了解決這一問題，對于文書檔案管理人員來說，首先要在思想觀念上改革創(chuàng)新，摒棄以往傳統(tǒng)觀念的束縛，運(yùn)用信息化技術(shù)，將檔案進(jìn)行全文數(shù)字化掃描、錄入、儲(chǔ)存，建立完善的檔案管理規(guī)章制度，同時(shí)做好落實(shí)與執(zhí)行工作，才能真正提高管理質(zhì)量。

三、及時(shí)與各個(gè)部門溝通聯(lián)系

要以學(xué)校工作為核心開展檔案管理，檔案工作才能得到健康發(fā)展。檔案工作人員對當(dāng)前工作不思考、不創(chuàng)新、只知下功夫，是收不到較好效果的，只有走出去、請進(jìn)來才能保證檔案管理工作的順利開展。檔案管理人員要及時(shí)與各部門聯(lián)系，收集完善的檔案材料，爭取得到各個(gè)部門的積極配合，因?yàn)楦鱾€(gè)部門并不理解檔案管理工作，因此通常情況下他們還會(huì)反感檔案材料的收集，要求學(xué)校檔案室及時(shí)與各個(gè)部門溝通，提出收集材料的明確要求，盡量減輕其工作負(fù)擔(dān)，只有做到及時(shí)交流與溝通，才能得到其他部門的認(rèn)可與支持，才能順利開展檔案管理工作，提高管理質(zhì)量。

四、應(yīng)用先進(jìn)的整理方法

整理紙質(zhì)檔案需要投入較多的人力物力財(cái)力，而在檔案管理當(dāng)中引入計(jì)算機(jī)則可以大大減輕工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。在立卷過程中，工作人員依據(jù)自己的認(rèn)識(shí)分類，但由于對立卷工作的理解不同因此分類也不相同，出現(xiàn)了分類不統(tǒng)一的問題，導(dǎo)致案卷質(zhì)量低下，不利于開展以后的工作。根據(jù)國家檔案局關(guān)于檔案管理的規(guī)定，可以省略案卷題名，以件為單位進(jìn)行整理，大大節(jié)省了時(shí)間與精力，同時(shí)有利于應(yīng)用計(jì)算機(jī)檢索和今后的利用，不但可以有效減少人為因素的影響，而且利用計(jì)算機(jī)提高了工作效率，提高了檔案管理水平。

五、檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”發(fā)展

文檔一體化管理就是將文書工作與檔案工作結(jié)合在一起，實(shí)行統(tǒng)一管理。在文書與檔案管理工作中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，利用電子文件有效推進(jìn)了文檔一體化管理的發(fā)展。在文件形成過程中就引入計(jì)算機(jī)管理手段，依據(jù)相同的管理標(biāo)準(zhǔn)與系統(tǒng)工程的管理手段，將其確定為大量子系統(tǒng)進(jìn)行管理，再集中不同子系統(tǒng)的成果實(shí)現(xiàn)信息共享，最終達(dá)到文檔一體化發(fā)展的目的，使檔案發(fā)揮更大的作用。隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，立卷改革勢在必行。可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，對沒有使用價(jià)值的原件進(jìn)行刪除。依靠當(dāng)前辦公條件，檔案管理應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案收集。當(dāng)前同時(shí)存在著電子文件與紙質(zhì)文件，檔案部門不但要收集紙質(zhì)文件而且也要收集電子文件，大大豐富了文件數(shù)量，文件管理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔?chǔ)存。目前“文檔一體化”發(fā)展的難點(diǎn)在于如何將日常文件的處理工作與文件的歸檔工作緊密地結(jié)合起來，使日常處理文書及時(shí)歸入檔案管理系統(tǒng)，開發(fā)相應(yīng)的管理軟件。

六、培養(yǎng)檔案人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)，使其具有良好的職業(yè)道德

檔案工作是一項(xiàng)枯燥無味的工作，檔案管理人員必須具備良好的職業(yè)道德，只有熱愛檔案管理工作，才能認(rèn)真思考管理中出現(xiàn)的各種問題并積極改進(jìn)，才能積極研究與創(chuàng)新檔案工作。所以檔案工作人員必須具有較高的專業(yè)技能與管理技術(shù)，利用各種手段為檔案人員創(chuàng)造學(xué)習(xí)與進(jìn)修的機(jī)會(huì)，可以參加檔案局等部門舉辦的業(yè)務(wù)提高班，也可以在網(wǎng)上自學(xué)等，尤其是學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)等內(nèi)容，早日發(fā)展成為高素質(zhì)人才。

總之，只有學(xué)校做好檔案管理的宣傳工作，引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與廣大教師的重視，建立完善的與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理制度，實(shí)行文書檔案的規(guī)范化管理與文檔一體化管理，發(fā)揮檔案材料的積極作用，才能促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的健康發(fā)展。

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[3]楊國湘.學(xué)校檔案管理工作實(shí)踐體會(huì)[J].辦公室業(yè)務(wù),2015(07).