提高疾控檔案利用效率的路徑探析

文/濱州市疾病預防控制中心 高春暉

提高疾控檔案利用效率的路徑探析

文/濱州市疾病預防控制中心 高春暉

為深入貫徹落實國家《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，疾控中心及其檔案管理部門應積極響應上級號召，全面創新檔案服務形式，完善檔案服務措施，強化檔案服務功能，切實提高疾控檔案的利用效率。本文以疾控檔案管理現狀為切入點，客觀論述了疾控檔案管理存在的現實問題，并結合實踐經驗提出了相關建議，以資參考。

疾控中心；檔案管理；檔案利用率；建議

一、國內疾控檔案管理存在的現實問題

（一）對檔案管理缺乏應有重視。現實中，部分疾控中心由于忙于主要業務及相關環節的工作，不同程度上忽略了對疾控檔案資料的管理，既沒有設立專職檔案人員，也沒有建設專門的檔案存放設施，導致疾控檔案資料收集不完整、不齊全、跟蹤不及。還有部分中心的檔案管理人員屬于臨時聘用或是其他崗位人員兼任，不具備檔案管理的專業知識，導致檔案收集、整理、歸檔等環節無法形成連貫體系，檔案缺漏、收錄不全等問題頻出。

（二）相關的管理制度尚未健全。疾控檔案管理工作有著細節多、周期長、涉及面廣等共性，因此需要多個部門的通力合作，才能確保檔案管理整體工作的順利進行。但由于部分中心相關部門之間缺乏協作力，不僅在收集、整理與歸檔過程中缺乏統一的標準，且未有詳細的管理規定進行規范，未能建立健全檔案收集和管理制度，致使檔案歸檔范圍及責任劃分不明確，從而難以實施規范化的管理。

（三）中心檔案信息化水平不高。從疾控中心檔案管理現狀來看，仍有部分疾控中心沿用傳統形式的管理方法，未能與信息化管理模式接軌，大多數檔案管理還停留在紙質檔案管理層面，缺乏存儲設備及計算機設施等各種現代化的管理工具，使得檔案無法滿足恒濕、恒溫等保存要求。而現代檔案管理大多需要保留圖片、文字等各種資料，由此許多聲像資料因缺乏保存條件而被毀壞或舍棄，極大程度影響了疾控檔案資料的科學性和完整性。

二、提高疾控檔案利用效率的可行建議

（一）結合實際，健全中心檔案管理制度。具體地說，首先要根據實際，構建與之相匹配的檔案管理崗位責任制，形成檔案管理長效機制。比如，建立崗位責任制，全面落實責任到人、分工合作，以形成多方配合、群策群力的檔案管理體系。其次要確保檔案庫的規范化管理。不僅要在歸檔階段按照不同門類、不同收錄載體進行系統收集、排序、裝訂，還要在后期同步配置電子觸摸顯示屏、LED電子顯示屏、密集架、特藏檔案資料柜等現代科技設備，安裝氣體自動消防設施設備和報警系統，設置電子監控系統，確保檔案庫符合現代檔案管理建設的標準化、規范化和信息化要求，以為后期疾控檔案的使用提供更便利的服務。

（二）強化檔案管理人員信息管理意識。要端正中心及其他部門對檔案管理工作重要性的認識，強化行政、后勤等職能部門相關人員的檔案意識，為疾控中心檔案管理工作的有序開展奠定扎實的人力基礎。其次，要指導疾控中心檔案管理工作人員在夯實檔案管理專業知識的基礎上，進一步學習并掌握檔案工作中常用的信息數字技術，樹立數字化管理意識，積極參加檔案管理學術交流，將檔案管理理論知識運用到實際檔案管理工作中，以科學化的管理技術知識指導檔案收集、整理、鑒定、編目、保管、檢索、統計、編研、利用等系列工作的開展。再者，要基于現代檔案管理信息化建設工作的實際，設定明確、可行的檔案崗位職責，健全檔案資料安全管理權責機制和檔案資料安全管理機制，確保疾控檔案資料的安全儲存。

（三）重視中心檔案信息化管理與建設。時下，網絡信息技術已被廣泛應用到各個領域，因而檔案信息化建設是行業發展的大勢所趨。信息技術不但能夠進一步優化檔案管理流程，還能極大地提升管理工作效率。因此，疾控中心應正確及全面地看待信息化建設問題，不僅要加強信息化管理硬件建設，配備存儲設備、計算機、刻錄機及存儲軟件等，滿足信息化建設的設施設備條件要求，還要以實際需求為基礎，配備相應恒濕、恒溫等設施，加強檔案管理人員的信息技術培訓，以充分借助檔案信息化管理的優勢，切實提高疾控檔案的利用效率。

三、結語

基于疾控中心本身獨有特征和服務性質，要高效發揮自身職能作用，必須在拓展外部經營渠道的同時，著手優化內部管理，切實發揮檔案作用，提高利用效率，不斷調整和優化管理形式，適度擴大服務覆蓋面，創新服務形式和手段，以最大限度滿足疾控中心持續發展的檔案利用需求。

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