食品藥品監督管理檔案的工作及相關問題研究

文/青島市李滄區食品藥品監督管理局 陳雪娟

食品藥品監督管理檔案的工作及相關問題研究

文/青島市李滄區食品藥品監督管理局 陳雪娟

在食品藥品監督管理工作中，主要是通過對相關的食品藥品進行檢驗，確保食品藥品符合特定的標準，確保各環節的安全性，使食品藥品能夠滿足人們的需要。通過落實檔案管理，能使管理流程更加合理規范，保證相關數據結果的真實性和準確性。管理部門應充分重視檔案的管理工作，合理設置檔案室，安排具有高度責任感的人員進行管理，確保檔案處理工作能夠促進食品藥品監管工作的有序進行。本文結合食品藥品監管檔案管理工作存在的問題進行分析，為提高檔案管理工作的效率提出了一定的建議。

食品藥品；監督管理；檔案工作

一、前言

隨著經濟的發展，政府對食品藥品的監管力度不斷加強，為人們提供良好的食品藥品，以保證人們的身體健康，提高人們的生活質量。檔案管理工作是食品藥品監管過程中的基礎性環節，檔案的真實性直接影響食品藥品的實物管理工作，能夠為監管工作提供一定的信息，以供相關人員查閱，使相關人員有針對性地進行監管，提高監管工作的效率。在實際對檔案進行管理時，仍然存在一定的問題，需要相關部門采取一定的措施進行完善，逐步提高管理工作的全面性和綜合性，使監管水平得到加強。

二、食品藥品檢監管檔案管理工作存在的問題

首先，管理部門及相關人員對檔案管理的重視程度有待提升，部分管理人員缺乏相關的檔案管理意識，在管理過程中容易忽略細節，使檔案的真實程度缺乏保障。在管理人員的傳統理念中，企業的發展應重視對業務能力的提高，因此，管理人員將較多的精力集中于籌辦業務，對檔案管理工作較為輕視，無法保證檔案的效用。檔案管理工作主要是對食品藥品的實際情況進行記載，做好信息的收集和整理工作，按照一定的標準進行歸類分析，以備查閱和使用，保證信息的完整性。

其次，對信息系統及軟件資源的利用率較低，使信息管理工作較為落后，不能及時對信息進行更新。計算機作為各大工作領域的核心設備，對檔案管理工作來說，應重視對計算機的應用，通過對信息進行錄入和保存，將信息進行歸檔處理，保證信息能夠在管理部門之間共享，共同對檔案信息進行管理。部分管理部門在對設備進行使用時，依舊采取傳統的思想觀念，不能及時對技術和設備進行更新，使管理工作存在一定的滯后性。互聯網作為時代的產物，管理部門應充分進行利用，推動檔案管理工作的信息化發展。

再次，檔案管理人員缺乏對工作內容和流程的整體認識，個人對信息系統及軟件功能的掌握程度不夠，降低檔案管理工作的效率。人們對食品藥品要求提高的同時，使檔案管理工作的強度增加，同時，管理人員的職業素質以及專業素養等標準也得到提高，管理人員只有具備一定的工作技能，充分明確工作的流程，對軟件及系統充分了解，才能更好地保證工作的質量。現階段，企業缺乏對員工的統一培訓，各管理人員的素質水平參差不齊，無法保證檔案管理工作各個環節的質量。

最后，檔案管理制度尚不完善，仍然存在一定的漏洞和不足，一些不合理的規定和內容需要進行改善。檔案管理制度主要是為了提高管理工作的有序性和規范性，使各管理人員能夠具有共同的行為準則，對管理人員進行統一的要求，明確規定各環節的工作要點和內容，并對相應的工作考核和評估標準進行闡述，以保證工作人員的工作質量。在實際應用中，檔案管理制度較為籠統，缺乏針對性，并不能具體落實到各個部門，缺乏實效性，使檔案管理工作的進展延遲，影響監管工作的發展。

三、強化食品藥品監管檔案管理工作的有效措施

首先，對檔案管理流程做好規劃，建立和完善相應的制度，嚴格按照規章制度展開工作。確保管理人員的工作有明確的標準。同時，加大資金的投入，保證對管理部門的設備和軟件及時更新，并加強對員工的培訓，使員工能夠充分借助相關設備進行管理。人力、財力、物力是保證工作有效進行的關鍵，企業只有做好各部分的投入工作，才能為檔案管理工作提供良好的環境基礎，為監管工作做好鋪墊。

其次，檔案的分類標準應具有科學性，結合使用情況，制定統一的管理規范，保證對檔案進行分類管理。通過對檔案進行分析和處理，加強對檔案資源的開發和利用，對歷史數據進行保存，以備以后進行查閱和使用。逐步完善用戶聯系制度，使檔案的使用過程得到良好的管理，避免檔案出現丟失損毀的現象。同時，針對檔案信息的內容，應建立反饋機制，使用者結合個人的使用情況，適當提出建議，以對檔案管理工作進行完善，更好地為使用者提供服務。

最后，融合一定的時代特點，充分將檔案管理工作推向信息化，使檔案管理工作更加方便，能夠充分保證信息的更新效率，使數據得到統一的管理，避免各部門數據出現偏差。在進行管理時，應通過信息系統設置數據中心，對來源于各部門的檔案信息進行綜合處理，統一進行歸納和分析。

四、結語

人們的生活離不開食品藥品的支持，為確保人們的身心健康，應加強對食品藥品監管的檔案管理工作，使食品藥品質量達到統一的標準。檔案信息可以為管理者提供一定的決策依據，使監督管理工作更加具有針對性，推動食品藥品監管工作的順利進行。因此，各部門應結合檔案管理現狀，采取一定的措施進行完善，充分發揮檔案管理工作的作用。

[1]馬士良.基于食品藥品監督管理檔案的工作研究[J].辦公室業務,2016(18):151.

[2]朱麗英.加強檔案管理促進食品藥品監管事業發展[J].檔案與建設,2014(22):356.