關(guān)于提升房產(chǎn)檔案管理水平的思考

文/新疆省昌吉州奇臺縣房產(chǎn)管理局 黃玉玲

關(guān)于提升房產(chǎn)檔案管理水平的思考

文/新疆省昌吉州奇臺縣房產(chǎn)管理局 黃玉玲

面對新形勢，房產(chǎn)管理局也需要提高檔案的管理水平，順應(yīng)社會發(fā)展趨勢，保證房產(chǎn)市場的平穩(wěn)過渡和安全發(fā)展。本文通過講述房產(chǎn)檔案管理的重要性，分析其中存在的問題，采取有效策略，提升檔案管理水平。

檔案管理；重要性；問題；措施

一、引言

房產(chǎn)的檔案管理一般是由房產(chǎn)管理局來進(jìn)行操作，隨著住房制度的推進(jìn)和房產(chǎn)市場的變化，該項(xiàng)工作也被賦予了新的內(nèi)容。信息化技術(shù)的發(fā)展和普及，以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，促使紙質(zhì)檔案向電子化檔案管理的轉(zhuǎn)變。提升管理水平，改進(jìn)工作方式，不僅延長了檔案的存在壽命，精確了檔案內(nèi)容，也提高了工作效率和準(zhǔn)確性，避免了因意外造成的檔案遺失，為房產(chǎn)行業(yè)的順利發(fā)展提供了一道安全屏障。

二、房產(chǎn)檔案管理的重要性

（一）是產(chǎn)權(quán)管理和登記的重要基礎(chǔ)。目前房產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)歸屬呈現(xiàn)出多變性和變更頻繁性，而檔案信息則是對該項(xiàng)房產(chǎn)最為原始和準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)來源，為新變化的發(fā)生提供基礎(chǔ)幫助，防止欺詐、隱瞞等違法行為的發(fā)生。

（二）是政府參與市場調(diào)控的依據(jù)。在市場經(jīng)濟(jì)下，政府參與市場，保證行業(yè)的健康和穩(wěn)定，離不開大量的數(shù)據(jù)作為參考，而檔案是數(shù)據(jù)唯一的全面而系統(tǒng)的來源。政府通過這些關(guān)于房產(chǎn)以及房產(chǎn)市場最原始和準(zhǔn)確的信息，才能從整體上進(jìn)行分析和把握，從而作出準(zhǔn)確的判斷，便于后續(xù)政策的制定。

（三）是明確法律責(zé)任的依據(jù)。司法部門在對就房產(chǎn)問題而出現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)糾紛和行為進(jìn)行判斷時，所采用的唯一有效的依據(jù)就是檔案，房管局將檔案進(jìn)行嚴(yán)密、有效的保存，有效避免了房產(chǎn)的非法交易，及時規(guī)避了各類違法現(xiàn)象以及執(zhí)行不到位的情況，也為處理行為提供了法律依據(jù)。

三、房產(chǎn)檔案管理中存在的問題

（一）缺乏重視。房產(chǎn)管理局作為國家的行政機(jī)構(gòu)，工作較穩(wěn)定，上至領(lǐng)導(dǎo)下至員工很多沒有競爭和危機(jī)意識，潛意識里忽視了檔案管理的重要性。很多檔案長期堆放著，沒有及時整理、歸類、存儲，從而占據(jù)了很多空間，也加大了對檔案查閱工作的難度。雖然目前各單位都適時地引用了高科技技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，但在房管局的工作中，雖然配備了計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施，但技術(shù)水平不到位，應(yīng)用還不純熟，很對工齡較大的工作人員仍然是采用傳統(tǒng)的手工操作，導(dǎo)致利用率不高。

（二）缺乏完善的體系和專業(yè)人才。檔案管理系統(tǒng)很大一部分是各地區(qū)管局自己制定和開發(fā)的，雖然實(shí)施了全國聯(lián)網(wǎng)，但是還存在著區(qū)域差距和市場、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)等差異，因此在全國并沒有完全統(tǒng)一的一個標(biāo)準(zhǔn)，同時由于管局屬于國家行政部門，內(nèi)部年輕員工越來越多，他們在思想上仍然存有“優(yōu)越”意識，缺乏服務(wù)和任勞任怨的工作態(tài)度，加之人員隊(duì)伍在年齡上的跨度較大，接受知識、實(shí)用技術(shù)等方面都不同，從而造成整體隊(duì)伍素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平的不平衡，處理和應(yīng)急能力也有待提高。

四、提升檔案管理的有效措施

（一）加強(qiáng)檔案的收集、歸檔、管理。房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)結(jié)合自身工作的實(shí)際情況，提高對房產(chǎn)檔案管理的宣傳力度，提高管理者對房產(chǎn)檔案管理的重視力度。要嚴(yán)格按照要求及時對檔案資料進(jìn)行收集、歸檔和管理。樹立大局意識，做好檔案的服務(wù)工作。只有及時、準(zhǔn)確地滿足相關(guān)部門和人員對房產(chǎn)檔案信息需求，才能有效地提高房產(chǎn)檔案管理的工作水平。

（二）加強(qiáng)對從業(yè)人員的素質(zhì)和技能的培養(yǎng)。由于房產(chǎn)檔案管理的特殊性，從業(yè)隊(duì)伍也要加強(qiáng)自身的建設(shè)，不僅要具有專業(yè)的管理知識，還應(yīng)具有相應(yīng)的房產(chǎn)專業(yè)知識、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等知識。管理局可以通過崗前、在職培訓(xùn)等方式提高新舊員工的水平，也可從各大院校、社會招聘吸收專業(yè)人才，然后進(jìn)行針對性的培訓(xùn)，雙管齊下，培養(yǎng)打造專業(yè)型人才隊(duì)伍。其次，主管部門也應(yīng)該通過充分發(fā)揮帶頭模范作用，從根本上轉(zhuǎn)變從業(yè)人員的思想，并有計(jì)劃有步驟地進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，向從業(yè)人員宣傳相關(guān)政策、法規(guī)和要求，強(qiáng)調(diào)房產(chǎn)檔案的重要性。必須加大對他們的培訓(xùn)力度。另外還要培養(yǎng)一批科技人員，能夠熟悉地運(yùn)用計(jì)算機(jī)，并能夠?qū)τ?jì)算機(jī)進(jìn)行維護(hù)、調(diào)整等安全管理工作，設(shè)置安全保密系統(tǒng)，嚴(yán)格監(jiān)管計(jì)算機(jī)發(fā)布的內(nèi)容，從而能夠有效避免計(jì)算機(jī)被入侵的現(xiàn)象，確保信息材料的安全性。

（三）建立完善的管理體系，有效地運(yùn)用發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)和科學(xué)手段。從實(shí)際出發(fā)，充分結(jié)合房產(chǎn)管理和檔案管理，實(shí)現(xiàn)文檔一體化，同時也應(yīng)關(guān)注房產(chǎn)檔案管理的空間優(yōu)化、管理有序等，通過將工作流程和行為規(guī)范化，來保證房產(chǎn)檔案工作的有效性和準(zhǔn)確性，提高工作水平，進(jìn)而優(yōu)化房產(chǎn)檔案的管理效果。同時采取責(zé)任制，落實(shí)責(zé)任到人，輔以一些激勵機(jī)制，做到賞罰分明，確保管理工作的有效進(jìn)行。另外房產(chǎn)檔案歸檔等操作過程都需要與互聯(lián)網(wǎng)接軌，合理有效地運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。不僅減輕了工作量，提高了工作效率，也實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的共享，規(guī)避了風(fēng)險，對提高檔案管理水平起到了推動作用。

五、結(jié)語

房產(chǎn)檔案管理水平的提高是一個動態(tài)的過程，需要結(jié)合房產(chǎn)檔案管理的實(shí)際情況，靈活地調(diào)整房產(chǎn)檔案管理的策略。只有這樣，才能從根本上不斷促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理水平的提高，進(jìn)而有效發(fā)揮房產(chǎn)檔案所具有的優(yōu)勢作用。

[1]張乙.提升房產(chǎn)檔案管理水平的探究[J].黑龍江史志,2015(04).

[2]尚曉紅.提升房產(chǎn)檔案管理水平的探究[J].黑龍江史志,2015.

[3]于百園.關(guān)于提升房產(chǎn)檔案管理水平的探討[J].黑龍江史志,2014.