國土資源電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與功能分析

文/株洲市國土資源檔案館 文璀燦

國土資源電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與功能分析

文/株洲市國土資源檔案館 文璀燦

國土資源檔案是記錄有價值信息的重要載體，在信息時代，紙質(zhì)檔案漸漸被電子檔案所取代。為此，應(yīng)加強對國土資源電子檔案的管理。基于此點，本文首先簡要分析了國土資源電子檔案管理系統(tǒng)的功能需求，在此基礎(chǔ)上對國土資源電子檔案管理系統(tǒng)的功能設(shè)計進行論述。期望通過本文的研究能夠?qū)临Y源電子檔案管理效率的提升有所幫助。

電子檔案管理系統(tǒng)；設(shè)計；功能

一、國土資源電子檔案管理系統(tǒng)的功能需求分析

對于國土資源電子檔案管理系統(tǒng)而言，其功能需求是系統(tǒng)設(shè)計的前提和基礎(chǔ)，一個相對完整的國土資源電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當具備如下功能：其一，部門管理功能。該功能可由系統(tǒng)的管理人員來完成，主要負責(zé)對國土資源各部門的相關(guān)信息進行維護，這些信息是用戶信息的重要組成部分。其二，用戶管理功能。系統(tǒng)的管理人員按國土資源人事部門的要求，對本單位用戶的基本信息進行維護，并依據(jù)上級管理部門的規(guī)定，對高級用戶及各部門檔案管理人員的相關(guān)信息進行維護。當用戶的信息出現(xiàn)變化時，系統(tǒng)管理人員需要及時對現(xiàn)有的信息進行調(diào)整。其三，權(quán)限管理功能。檔案管理人員需要按照單位制定的檔案查閱規(guī)程和標準，對一般用戶的查閱權(quán)限進行管理，舉個簡單的例子說明一下，本部門的人員，可對自己所在部門的文件進行查閱，不具備查閱其他部門文件的權(quán)限。其四，管理配置功能。該功能包括系統(tǒng)配置、文件類別、保管期限、檔案編號結(jié)構(gòu)、歸檔整理、查詢利用、借閱管理、銷毀管理等內(nèi)容。

二、國土資源電子檔案管理系統(tǒng)的功能設(shè)計

（一）系統(tǒng)總體架構(gòu)。本文所設(shè)計的系統(tǒng)采用了當前較為流行的B/S架構(gòu)體系，整個系統(tǒng)共分為以下幾個層次：客戶層、應(yīng)用層、數(shù)據(jù)層。用戶可以利用Web瀏覽器對系統(tǒng)進行訪問；應(yīng)用層選取了MVC設(shè)計模式，具體分為控制層、邏輯層和服務(wù)層，其中邏輯層是系統(tǒng)功能的體現(xiàn)；數(shù)據(jù)層分為訪問和存儲兩個部分。

（二）系統(tǒng)功能模塊。為滿足系統(tǒng)的使用需要，在進行功能模塊的設(shè)計環(huán)節(jié)，開發(fā)了以下模塊：1.用戶管理模塊。該模塊主要針對系統(tǒng)用戶的使用權(quán)限進行設(shè)置，可劃分為系統(tǒng)管理員、檔案管理員、高級用戶、普通用戶四大類型用戶。系統(tǒng)管理員是該模塊操作的主要負責(zé)人，可根據(jù)人事部門提供的信息，對用戶等級進行配置，完成所有用戶的密碼初始化工作。用戶有權(quán)在首次登錄系統(tǒng)后修改初始密碼，由自己保管密碼，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)管理人員均不知道該密碼。為加強用戶登錄管理，系統(tǒng)可采用MD5加密算法，實施用戶身份登錄驗證，避免未授權(quán)用戶登錄系統(tǒng)。若用戶忘記密碼，也可申請系統(tǒng)管理人員重置密碼。2.文件管理模塊。該模塊主要用于錄入和查詢文件。在文件系統(tǒng)中，電子檔案的存儲形式為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)形式，并且存儲信息為有關(guān)電子檔案文件屬性的信息，這些信息必須依靠存儲規(guī)則進行編排。文件管理模塊在錄入電子檔案文件時，既可以采取直接導(dǎo)入的方式，將郵件系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)中的文件處理后導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，也可以采取上傳的方式，由檔案管理人員登錄系統(tǒng)上傳檔案資料。直接導(dǎo)入方式需要系統(tǒng)技術(shù)人員配合工作，而上傳導(dǎo)入方式則由檔案管理人員獨立完成即可。3.檔案管理模塊。該模塊是電子檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵模塊，其主要功能包括檔案管理權(quán)限配置、資料歸檔、檔案整理、檔案銷毀、檔案目錄打印。在檔案管理權(quán)限配置中，可自定義檔案管理系統(tǒng)，使其滿足不同用戶的使用需求，具體包括檔號設(shè)置、保管期限設(shè)置、文件類別設(shè)置等方面。當某些檔案到期之后，需要對其進行銷毀，但由于受到一些因素的影響，會導(dǎo)致檔案保管期限的劃分不準確，為此，在銷毀檔案前，需要對其進行重新鑒定，確認到期，則可由檔案管理人員刪除該檔案在數(shù)據(jù)庫表中的相關(guān)信息。4.借閱管理模塊。在檔案查閱中，由檔案管理人員對查閱規(guī)則進行設(shè)定，一旦用戶無權(quán)限閱讀電子檔案時，需要向檔案管理人員申請查閱權(quán)限。檔案管理人員在收到查閱申請時，若有權(quán)進行審批，則決定是否臨時授予用戶查閱權(quán)限。若無權(quán)進行審批，則將查閱申請轉(zhuǎn)移到上級主管部門，由上級主管部門決定是否授予權(quán)限。由此可以看出，借閱申請是自下而上的形式，授權(quán)審批是自上而下的形式。5.系統(tǒng)管理模塊。在對該模塊進行設(shè)計時，需要考慮系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的備份和日志管理兩個方面。在備份策略的設(shè)計上，每次操作都應(yīng)當能夠?qū)⒄麄€電子檔案系統(tǒng)中的所有數(shù)據(jù)進行備份。為實現(xiàn)這一目標，可以采取冷備份與熱備份相結(jié)合的方法。同時，為使備份更加靈活，在設(shè)計時，加入了手動備份和自動備份兩種途徑，系統(tǒng)的管理人員可以根據(jù)實際情況進行選擇，自動備份的時間和頻率均具有可選性。系統(tǒng)的操作日志中記錄著用戶對系統(tǒng)的使用情況，檔案的管理人員可以通過對日志的查看，了解用戶都進行了哪些操作，在日志中，主要包括以下內(nèi)容：登錄、查詢、搜索、銷毀等。6.智能檔案庫房管理模塊。庫房管理可實現(xiàn)檔案庫房信息化，并搭建了虛擬檔案庫房管理平臺，解決實體檔案的物理位置與電子數(shù)據(jù)一一對應(yīng)查找的問題。在對紙質(zhì)檔案整理時為每份檔案編制條形碼或二維碼管理，條形碼或二維碼的內(nèi)容涵蓋該卷檔案的年度、類別、標號等重要內(nèi)容。此管理模式均對紙質(zhì)檔案管理的位置精確到了密集架的每一層，極大地提高了調(diào)閱紙質(zhì)檔案的效率，也使歸還檔案錯誤率大大降低。

三、結(jié)論

綜上所述，在信息時代到來的今天，國土資源電子檔案正逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，為提升對此類檔案的管理水平，本文設(shè)計了一款電子檔案管理系統(tǒng)。目前，該系統(tǒng)已在某單位進行了試用，擬通過該系統(tǒng)的運用，使單位電子檔案獲得了有效的管理，檔案的價值得到充分發(fā)揮，由此可見，該系統(tǒng)具有一定的推廣使用價值。

[1]陳永生,楊茜茜,侯衡,蘇煥寧.電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理:問題與思考[J].檔案學(xué)研究,2015(4):39-42.

[2]梅凡.檔案電子化關(guān)鍵技術(shù)在貴州省征管檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用[D].湖北大學(xué),2014.

[3]郭曉飛.基于ExtJS和SSH框架的電子征管檔案管理系統(tǒng)[D].西安電子科技大學(xué),2015.