辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理研究

文/新疆維吾爾自治區(qū)福海監(jiān)獄 王慧

辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理研究

文/新疆維吾爾自治區(qū)福海監(jiān)獄 王慧

文書檔案的歸檔與收集工作是辦公室實行檔案管理的重要環(huán)節(jié)，也是基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，更是檔案管理工作提供更多樣服務(wù)的先決條件，決定著辦公室檔案管理的水平。隨著社會經(jīng)濟的不斷進步與發(fā)展，使得辦公室的文書檔案收集與歸檔的工作越來越復(fù)雜，也在整個辦公室檔案管理占據(jù)著越來越重要的地位。本文將對監(jiān)獄辦公室文書檔案收集與歸檔工作存在的問題進行論述與分析，進而提出提高辦公室文書檔案收集與歸檔的效率與準確性的對策，以供參考。

辦公室；文書檔案；檔案管理；收集；歸檔

文書檔案是單位進行重要決策的科學(xué)參考依據(jù)，它包括了請示、會議記錄、談話、審批情況、決議等文檔資料。文書檔案的收集與歸檔是一種高技術(shù)性與服務(wù)型有機結(jié)合的工作，我們應(yīng)盡可能確保文書檔案的收集與歸檔工作的真實性與完整性，提高檔案管理質(zhì)量，有效開發(fā)與利用檔案信息資源。

一、辦公室文書檔案進行收集與歸檔工作存在的問題

（一）管理人員重視程度不夠，管理意識淡薄。現(xiàn)階段管理人員對于文書檔案的收集與歸檔的重視程度不夠，使得工作態(tài)度不積極，工作落實不到位。很多文書檔案管理人員的管理意識淡薄，事業(yè)單位的管理人員只重視一些紅頭文件，對于一些普通編號文件不夠重視，容易忽略對于普通編號文件的收集與歸檔的工作，使得文書檔案管理工作的效率與質(zhì)量持續(xù)下滑，經(jīng)常出現(xiàn)檔案失真、檔案缺損、歸檔檔案時間不能連貫等情況。管理人員的管理意識淡薄，同樣也加大了查閱與管理的難度，無法切實發(fā)揮出文書檔案的積極作用。

（二）收集與歸檔文書檔案的力度不強。首先，歸檔的方式不合理。從現(xiàn)階段監(jiān)獄歸檔的文書檔案情況來看，依然有用文字形式歸檔的，對于無紙化與自動化辦公的情況來說，這種方式無疑跟不上監(jiān)獄發(fā)展的步伐，使得歸檔的效率與質(zhì)量下降。其次，收集與歸檔文書的流程不夠規(guī)范。很多文書資料雖然分類但歸檔不及時，沒有及時地擺放在柜文件中，導(dǎo)致查閱不方便。最后，文書檔案欠缺完整性與連續(xù)性。由于文書檔案收集與歸檔工作不夠規(guī)范，造成文書檔案資料出現(xiàn)斷頁、斷章、缺乏有效的單位落款的時間與蓋章等，都是比較常見的現(xiàn)象。

（三）收集與歸檔文書檔案工作不全面。因為監(jiān)獄文書檔案資料的內(nèi)容繁雜，且涉及較多領(lǐng)域，并且一旦被遺留到其他部門或其他人員的手中，則無形之中加大了收集與歸檔文書檔案的工作難度。與此同時，很多文書檔案管理人員都是身兼數(shù)職很容易在工作中分心，不能支配更多的時間投身于收集與歸檔文書檔案的工作之中，因此也就無法有效全面地完成收集與歸檔的工作。

二、提高辦公室文書檔案收集與歸檔工作水平的策略

（一）加強對文書檔案管理人員的培訓(xùn)，增強管理意識。一名優(yōu)秀的文書檔案管理人員，不僅要具備較強的檔案管理意識，更重要的是要具備專業(yè)的文書檔案管理的基本知識與技能，從而能切實提高文書檔案管理工作的效率。上級單位要加強對文書檔案管理人員的培訓(xùn)，增強文書檔案管理人員對收集與歸檔的敏感程度與重視程度，熟悉并牢固掌握收集與歸檔的規(guī)范化流程與科學(xué)的方式方法，積極學(xué)習(xí)新的文書檔案管理方式，比如說電子檔案的建立、操作等，以此來避免人為的失誤。通過培訓(xùn)，使檔案管理人員認識到自己的不足，改善工作方法，強化管理意識，提高工作能力，從而積極投身到收集與歸檔的工作中，提高文書檔案管理的質(zhì)量與效率。

（二）建立健全文書檔案收集與歸檔的相關(guān)制度。關(guān)于制度的建立，首先要注意明確收集與歸檔文書檔案的時間、范圍、保管期限、注意事項以及規(guī)范化流程，這樣才能讓單位檔案管理人員做到有章可依，有例可尋。其次要結(jié)合單位工作的實際情況，積極遵守相關(guān)的法律法規(guī)，建立明確的職責(zé)分工制度，明確歸檔的范圍。再次對于歸檔的期限，要出于集中保管，以免留作私用，減少文書檔案信息資料失真、丟失與不完整的情況發(fā)生。

（三）創(chuàng)新文書檔案收集與歸檔的方式。在傳統(tǒng)管理模式下，收集與歸檔文書檔案的過程中容易出現(xiàn)資源嚴重遺漏的現(xiàn)象，因此我們要加強創(chuàng)新文書檔案收集與歸檔的方式。首先，文書檔案管理人員要加強與事業(yè)單位相關(guān)部門的聯(lián)系，依照相關(guān)的規(guī)章制度定期對文書檔案進行收集與歸檔的工作，保證文書檔案資料的歷史性與連貫性，避免出現(xiàn)文書檔案資料不真實或不完整的情況。其次，要及時處理收集與歸檔過程中遇到的問題，避免問題越來越大，失誤也越來越多。最后，要積極引入先進的檔案管理方式、經(jīng)驗、管理設(shè)備與管理軟件，來提高收集與歸檔文書檔案資料的效率與質(zhì)量，減少人為的失誤，讓文書檔案為研究單位工作的規(guī)律提供有力依據(jù)，從而繼承和借鑒單位的歷史經(jīng)驗，開創(chuàng)單位發(fā)展的新局面，面向社會提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

三、總結(jié)

總之，辦公室文書檔案的收集與歸檔是一種高技術(shù)性與服務(wù)型有機結(jié)合的工作，它在辦公室檔案管理中所發(fā)揮的作用受到了各單位的一致認可，我們應(yīng)盡可能確保監(jiān)獄文書檔案的收集與歸檔工作的真實性與完整性，提高檔案管理質(zhì)量，有效開發(fā)與利用檔案信息資源，提升監(jiān)獄文書檔案服務(wù)社會的作用，實現(xiàn)檔案信息資源的最大共享。

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