電子檔案與紙質檔案的關系及發展趨勢

文/寶雞文理學院 朱偉

電子檔案與紙質檔案的關系及發展趨勢

文/寶雞文理學院 朱偉

電子信息技術在這幾年得到了蓬勃的發展，使我們的生活和工作都發生的巨大的改變，特別是電子存儲器的使用，為我們辦公文件的生產、歸檔、儲存、管理都帶來了全新的工作體驗，由于電子檔案的快捷便利已經成為全球檔案管理的主要手段，在未來的科技發展過程中電子檔案必將更加重要。雖然電子檔案的使用在不斷普及，但是傳統的紙質檔案依然有著它不可替代的作用，所以在未來的檔案管理中紙質檔案和電子檔案會有機地結合起來，為我國的檔案管理發展作貢獻。

電子檔案；紙質檔案；關系與發展

在電子信息技術大力發展的今天，人們的生活和工作都十分依賴于電子信息技術，而檔案管理方面也在進入電子檔案的時代，但由于紙質檔案具有某些優勢，所以各地檔案管理方面都使用電子檔案與紙質檔案共同管理的現象。現代的檔案管理中，電子檔案在生產、歸檔、存儲、管理上都有著明顯的優勢，但是紙質檔案也有著不可替代的優勢，所以電子檔案和紙質檔案將會長期處于一個協作共存的階段，作為檔案管理者需要合理利用兩者的優勢，加強對檔案的管理力度。

一、電子檔案對比紙質檔案的優勢

（一）存儲載體的多樣性，信息的高密度性。電子檔案是建立在計算機和電子信息基礎上的，運用計算機程序在存儲器上讀寫存儲的內容，計算機存儲的內容除了傳統的數據和圖片以外，還可以保存大量的聲色影像等紙質檔案無法保存的資料。在電子檔案的存儲載體上也有著多種選擇，主要使用的有磁性、光學、磁光幾種，隨著計算機技術的發展，存儲載體的存儲量也得到了巨大的提高，通過一個小小的硬盤就可以存儲過去幾百平方米的紙質檔案資料，大大節省了檔案存儲的空間。

（二）檔案信息的可重復利用性、共享性高。電子檔案另一個重大優勢就是可以反復利用和便捷的共享功能，通過互聯網技術和存儲器技術可以使電子存儲的檔案隨時進行修改和使用，互聯網技術還為電子檔案的傳輸創造便利的條件。在檔案的使用過程中紙質檔案就沒有這么多便利的條件，而且由于紙質檔案的存儲載體是紙張，在頻繁使用后會對紙張造成嚴重的破壞，造成檔案數據丟失和模糊不清的情況。如果對較為重要的紙質檔案使用復印手段進行分享和使用，那也會大量增加檔案的使用成本。電子檔案依附于計算機和互聯網技術，所以它的存儲、使用、共享上都有著較大的優勢。

（三）電子檔案信息利用頻率高，利用條件便捷。傳統的紙質檔案在使用上由于空間的限制，只能在規定的時間和地點進行查看和使用，在文件的借取和使用上嚴重受到了時間與空間的限制。但是電子檔案不管在存儲媒介和傳授媒介上都有著巨大的優勢，小巧的存儲載體十分利于攜帶，而且通過互聯技術可以把電子檔案進行遠距離傳輸，并且可以利用密碼設置，提高檔案管理的保密性。

二、紙質檔案與電子檔案的區別

（一）電子檔案與紙質檔案管理方式不同。在紙質檔案與電子檔案的管理模式上存在著較大的差異，主要體現在如下幾點：第一，兩種檔案管理在檔案資料歸檔方式上有著較大的差別，紙質檔案管理的歸檔工作是對已經處理過的檔案進行分類處理，把檔案里面有價值的資料進行整理歸類后統一交由檔案管理部門。而電子檔案的歸檔就無須這么麻煩了，通過計算機軟件系統就可以對檔案的來源、內容、實踐、形式、關聯等情況進行有效的整理和組合，不需要單獨進行分類、匯總、關聯等操作。第二，檔案的移交方式存在的差別，作為傳統的紙質檔案移交檔案只能使用紙質材料進行移交，而電子檔案的移交模式上有著較多的選擇，可以通過實物移交、網絡移交、復制移交等多種方式，更加便利和多元化。第三，在檔案整理上也有著不同，首先在紙質檔案上需要花費大量的時間對檔案進行排列、編號、整理等，還需要編寫檔案目錄，并且一旦完成整理就無法再次進行修改。而電子檔案就沒有這個問題，可以隨時修改讀寫格式，轉換排列順序，隨時根據需要直接搜索到需要的檔案資料。

（二）電子檔案與紙質檔案鑒定方式不同。電子檔案與制造檔案的鑒定方式不同，檔案需要在歸檔前對檔案的資料進行嚴格的審查和鑒定，明確好檔案的價值、級別、期限等，紙質檔案的鑒定過程十分繁瑣，需要對所有需要歸檔的檔案進行逐頁鑒定，十分消耗時間和精力。而電子檔案的鑒定沒有那么麻煩，只需要通過技術手段，對歸檔的數據進行審查，就算在鑒定出現錯誤也可以隨時進行修改。電子檔案在鑒定的時候比紙質檔案多幾個環節，還需要對檔案文件的真實性、可讀性、安全性、應用范圍等進行技術鑒定。

（三）電子檔案與紙質檔案的發展趨勢。電子檔案和紙質檔案在未來的社會使用過程中，會逐漸融合互補，通過合理地利用兩個檔案管理模式的優點形成新的檔案管理模式。雖然電子檔案管理比紙質檔案管理上有著巨大的優勢，但是筆者認為在未來的較長時間內，電子檔案還是不能完全取代紙質檔案。所以我們在管理檔案過程中紙質檔案和電子檔案建立相對獨立又彼此聯系的兩套管理系統，分別操作、分別保管、分別利用并在兩個系統之間建立必要的通道，以便在有關業務處理上協調一致，方便利用。

三、結語

總之，電子檔案和紙質檔案的協作共存是未來檔案管理的必然趨勢，所以我們需要合理利用它們的優點選擇最好的檔案管理模式。

[1]孫淑云.論電子檔案與紙質檔案的關系及發展趨勢[J].山東省農業管理干部學院學報,2015.

[2]郭金光,唐偉.紙質檔案與電子檔案互動發展的探討[J].陜西檔案,2017.

[3]同素莉.論電子檔案與紙質檔案的關系及發展趨勢[J].才智,2015.