試析如何做好新形勢下的檔案管理工作

文/黑龍江省海員總醫(yī)院 徐艷軍

試析如何做好新形勢下的檔案管理工作

文/黑龍江省海員總醫(yī)院 徐艷軍

檔案管理工作是企事業(yè)單位發(fā)展中重要組成部分，隨著社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作的管理理念和管理技術(shù)也需要進(jìn)行不斷創(chuàng)新。檔案管理記錄了一個企業(yè)的發(fā)展歷史，能夠?yàn)槠髽I(yè)未來的發(fā)展提供有利的決策依據(jù)。因此，新形勢下，企事業(yè)單位必須提高對檔案管理工作的重視程度，改變檔案管理方法，不斷融入科學(xué)管理設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。本文通過對當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出了加強(qiáng)檔案管理的具體措施。

新形勢；檔案管理；現(xiàn)狀；措施

一、現(xiàn)階段檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理體制不完善。現(xiàn)階段，我國企事業(yè)單位仍沿用計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時期的檔案管理體制，雖然得到了一定的成效，但是隨著經(jīng)濟(jì)體制的不斷改革，無論在理念上，還是管理模式上都呈現(xiàn)落后的態(tài)勢，已經(jīng)與當(dāng)前社會發(fā)展要求不相適應(yīng)，使得企事業(yè)單位檔案管理中出現(xiàn)了一些問題。第一，在此種管理體制下，很多資源都不能發(fā)揮其價值，導(dǎo)致了嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。特別在事業(yè)機(jī)關(guān)單位中，檔案管理中配備的管理設(shè)施落后，資金投入有限，導(dǎo)致辦公用地資源缺失。同時還存在辦公設(shè)備重復(fù)購買的現(xiàn)象，不能對檔案資料進(jìn)行有效收集，導(dǎo)致檔案資料缺乏完整性。第二，檔案管理工作中缺乏專業(yè)管理人員。在很多單位中，沒有配備專業(yè)的人員進(jìn)行檔案管理，一般都是由其他崗位工作者進(jìn)行兼顧。這種情況下，很多工作者由于大部分精力用在本職工作中，不能全身心地進(jìn)行檔案管理，使得檔案管理工作質(zhì)量大大降低。

（二）檔案信息沒有實(shí)現(xiàn)共享共用。檔案管理信息化是其未來的發(fā)展趨勢，這也是檔案管理中的關(guān)鍵問題，必須受到各部門的重視。但是，在實(shí)際管理中，每個單位或者部門都有自己的檔案管理體制和管理方法，在運(yùn)作方式和信息化程度上都有很大的不同，不能實(shí)現(xiàn)企業(yè)之間、部門之間的信息互通和共享，在很大程度上限制了檔案信息作用的發(fā)揮和實(shí)現(xiàn)。正常來說，檔案信息具有保密性，每個單位都存在自己單位內(nèi)部，不對外提供信息資源借閱，使得檔案信息的應(yīng)用受到局限，使用效率低下。

二、加強(qiáng)新形勢下的檔案管理工作的具體措施

（一）建立健全的檔案管理制度，完善檔案管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。建立健全的檔案管理制度，完善檔案管理機(jī)制，是提高檔案管理質(zhì)量和水平的重要保障。企事業(yè)單位必須根據(jù)自身發(fā)展的特點(diǎn)和實(shí)際情況，制定出科學(xué)合理的、可行的檔案管理制度，使檔案管理工作有章可循、有法可依。對單位內(nèi)部已存在的檔案管理制度進(jìn)行不斷的完善，對檔案信息的收集、整體、歸檔、查詢、借閱等建立統(tǒng)一系統(tǒng)，規(guī)定工作人員的具體檔案管理流程和行為規(guī)范準(zhǔn)則，逐漸融入先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。同時，將檔案管理工作納入各個部門目標(biāo)管理責(zé)任制范圍，以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)，由專職人員進(jìn)行統(tǒng)一立卷、整理、歸檔和保存，創(chuàng)立統(tǒng)抓統(tǒng)管的工作格局，做到工作嚴(yán)密，組織保證，責(zé)任落實(shí)，提高檔案管理的整體質(zhì)量和水平。

（二）轉(zhuǎn)變檔案管理理念。在新形勢背景下，管理理念的創(chuàng)新是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求，更新檔案管理工作理念勢在必行。在資源理念方面，不僅重視檔案信息的文化性，還要提高檔案信息的經(jīng)濟(jì)性。在發(fā)揮檔案憑證價值的同時，也要注重它的特殊情報價值。在開放理念方面，檔案信息的開放和共享將是檔案管理未來發(fā)展趨勢，對于不可開放的文件采用現(xiàn)代加密技術(shù)進(jìn)行安全保障，對于現(xiàn)行和半現(xiàn)行的文件，也要做到開放管理，實(shí)現(xiàn)其價值。要樹立終身學(xué)習(xí)的理念。檔案管理人員要跟上時代發(fā)展的需要，在信息化推進(jìn)過程中，不斷學(xué)習(xí)檔案管理和與之相關(guān)的新知識和新技能，提高自己的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，從而滿足現(xiàn)代化檔案管理的需要。

（三）加強(qiáng)檔案信息的科學(xué)化管理。在科學(xué)技術(shù)的推動下，檔案管理中也融入了先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)的電子信息檔案的建立，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，建立了統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，對檔案進(jìn)行了科學(xué)的分類、科目編排，使得檔案信息更加完整和清晰，為檔案的查詢和閱覽提供了良好的條件。

三、結(jié)束語

綜上所述，在我國社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的前提下，檔案管理的數(shù)字化、信息化是其發(fā)展的必然趨勢，也是企事業(yè)單位現(xiàn)代化發(fā)展的重要內(nèi)容。所以，企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者必須提高對檔案管理工作的重視程度，不斷完善檔案管理制度，使用有針對性的、科學(xué)的管理方法和手段進(jìn)行檔案管理，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化。

[1]白宇楠.如何做好新形勢下的檔案提供利用工作[A].中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會.科學(xué)時代——2014科技創(chuàng)新與企業(yè)管理研討會論文集下(企業(yè)管理)[C].中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會,2015(5):12-13.

[2]王述寅,張良.淺談如何做好新形勢下的檔案管理工作[J].中國管理信息化,2014(24):98-99.