檔案標準化工作中存在的若干問題及對策研究

文/中國民用航空局檔案館 孟祥喜

檔案標準化工作中存在的若干問題及對策研究

文/中國民用航空局檔案館 孟祥喜

本文通過對部分現行檔案行業標準進行比較分析，指出目前檔案行業部分標準之間、標準與法規之間存在相互沖突，編寫不規范等問題。結合我國檔案標準化工作現狀，建議通過加強協調溝通，組織標準化知識培訓，制定標準編制規范等措施加以規范和改進。

檔案標準；標準化工作；標準編寫

一、引言

檔案標準化工作是指在檔案工作領域內，由檔案事業主管機關對檔案工作的管理、方法、概念、原則、質量、設施等制定出科學的統一規劃和技術規范，克服各自為政、各行其是的局面，以獲得最佳的工作秩序和社會效益。結合工作中遇到的問題，發現目前依然存在著標準之間、標準與法規之間規定沖突以及不熟悉標準編制方法等問題。筆者試以若干現行標準為例逐一論述。

二、檔案標準化工作中存在的若干問題分析

（一）標準與標準之間的沖突問題。行業內標準之間存在沖突。主要是指針對同一規范對象的不同標準要求不一致的情況。以文書檔案管理標準為例，2001年《歸檔文件整理規則》DA/T22-2000（下文僅顯示標準號，其他標準表述方式同此）下發實施，改變了過去立卷的整理方式，但《文書檔案案卷格式》GB/T9705卻未被廢止。按照《中華人民共和國標準化法》（以下簡稱《標準化法》）第六條以及《中華人民共和國標準化法實施條例》（以下簡稱《實施條例》）第十四條的相關規定，在規范對象相同的情況下，有國家標準的，行業標準應予廢止。然而DA/T22作為行業標準不但未被廢止，且其“范圍”中明確規定本標準適用于作為文書檔案保存的歸檔文件的整理，與GB/T9705產生沖突。導致以“件”為單位的整理方式大行其道，卻實質上處于不合法狀態。檔案行業與其他行業標準之間存在沖突。這一沖突是指針對同一規范對象的不同行政主管部門或標準化主管部門間要求不一致。如《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）的6.1.1中規定頁碼采取按件編頁的方式。與住建部的《建設工程文件歸檔規范》5.3.1.1中規定編頁方式依然采取每卷檔案編一個流水號的方式產生了沖突。導致有些工程項目無法確定應該按照哪個標準整理建設項目檔案，造成人財物的浪費。

（二）標準與法規之間的沖突問題。法規與標準的主要區別在于法規是由國家立法機構發布的規范性文件，在其轄區內具有強制性。標準是由公認機構發布的規范性文件，供有關人員自愿采用。法規與標準又是有聯系的。為了保護人類健康、安全等目的，法規中常常涉及技術問題，通常這類法規叫技術法規。技術法規常常引用標準。標準與法規之間的沖突主要是指針對同一規范對象，檔案標準與法規在要求上、適用條件上呈現的對立、矛盾的現象。二者的沖突大致有兩種情況，一是出臺了新的法規，與該法規規范內容沖突的相關標準卻未被廢止或修訂。如《企業檔案工作規范》與《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》規范對象有重合的部分，但迄今DA/T 42依然存在并未修訂。二是相關標準已更新，但引用該標準的法規未同步修訂。如《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》第十三、十五條中引用的《建設工程監理規范》《歸檔文件整理規則》等標準均已更新，該規章卻未同步更新。這些標準之間、標準與法規之間的沖突必然帶來重復勞動、成果認定不一等問題，造成上述問題的直接原因是制定標準的行政主管部門之間，行政主管部門與標準化部門之間協調機制缺失導致的，根本上則是由于標準化法規建設實踐滯后造成的。

（三）標準編修規范化問題。由于標準編修人員對標準編寫要求不熟悉導致部分現行的標準中存有一些錯誤，大概有以下幾種表現形式：一是在標準中引用法規。這種錯誤不在少數，如DA/T42的5.2.4中引用了《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》（檔發字〔1998〕6號）等法規。《標準化工作指南第3部分：引用文件》GB/T20000.3-2014中明確指出標準中不宜再引用法律、行政法規、規章和其他政策性文件。二是編寫標準要素時出現的一些細節問題。標準是由各種要素構成的，如前言、引言、規范性引用文件等稱之為標準的要素，每個要素的編寫均有相關要求，不注意則易出現錯誤。如《全宗卷規范》DA/T12-2012的“規范性引用文件”中個別被引用標準排序錯誤。

三、相關建議

（一）加強協調溝通，編制完善標準化法規。針對行業內不同標準間的沖突問題，筆者認為檔標會每年制定新標準編修計劃的同時，可對現行標準的修訂、廢止審查也做一計劃，并向各級國家機構、社會組織及個人就標準的存廢改征求意見。針對檔案行業與其他行業標準間存在的問題，檔標會可與其他標準化工作管理委員會協商后報標準化主管部門處理。針對標準與法規之間存在的沖突，檔案行政管理部門應經常關注相關法規的變化情況，并與檔標會建立專門的協調機制。但根本上還是有賴于相關法規的完善。目前《標準化法》《檔案法》均已公布征求意見稿，政策法規部門可以此為契機，制定本行業標準化工作規定，補齊檔案行業標準化工作長期無行業法規的短板。

（二）組織標準化知識培訓，制定標準編制規范。不熟悉標準編寫要求一方面是檔案標準宣貫及培訓中缺少對標準編寫規則內容的培訓。在對檔案工作標準宣貫、培訓的同時，增加對標準適用范圍、條件、效力，檔案標準化工作內容、支撐標準編修的基礎性系列國家標準的介紹，能夠較好地改變這一現狀。

[1]蔣華.檔案工作標準化現狀分析及對策[J].淮海工學院學報(人文社會科學版),2005(4):98.

[2]什么是法規[EB/OL].http://www.sac.gov.cn/bzhzs/201108/ t20110829_96211.html,2016-12-18.