對生態環保數碼照片檔案管理工作的思考

文/海口市環境信息和宣教管理中心 吳健

對生態環保數碼照片檔案管理工作的思考

文/海口市環境信息和宣教管理中心 吳健

生態環境保護數碼相片檔案是環境保護管理工作的重要組成部分。隨著國家對生態環境保護的重視，形成的生態環保數碼照片日益增多，本文通過對海口市生態環保數碼相片檔案管理工作的現狀調查、分析，找出存在問題，提出了對策和建議。

生態環境保護；數碼照片；檔案；管理

一、做好生態環境保護數碼照片檔案管理工作的意義

數碼照片檔案形象真實地記錄了生態環境保護、執法檢查、污染防治工作過程等活動中的真實面貌，是環境保護檔案的一個重要組成部分。數碼照片作為一種檔案信息資源，以生動、鮮活的畫面承載著生態環境保護的歷史記錄，反映生態環保重大活動的真實寫照，數碼照片檔案具有十分重要的意義。

隨著國家對環境保護事業越來越重視，海口市形成的生態環境保護數碼照片檔案的數量越來越多，為環境保護各項工作提供了珍貴的參考資料。因此，本文從數碼照片檔案管理的觀點出發，結合海口市生態環保的實際情況，對海口市生態環保數碼相片檔案管理工作的現狀進行調查、分析和思考，找出存在問題，并提出對策和建議，這對進一步加強和規范海口市生態環保數碼相片檔案管理工作有著重要的意義。

二、海口市生態環境保護數碼照片檔案管理的現狀和問題

（一）重常規文書檔案管理，輕數碼照片檔案管理。海口市環境信息和宣教管理中心為海口市生態環境保護局檔案管理部門，具體負責生態環境保護數碼檔案資料的收集、整理、分類、著錄、存檔、保護、利用等工作。對常規的生態環保文書檔案比較重視，管理比較規范，但對生態環保數碼照片檔案還不夠重視，管理制度不夠健全。沒有照片管理的約束機制，缺乏生態環保數碼相片檔案管理的保障措施。

（二）數碼照片的拍照工作分散，照片收集難度大。近兩年來，數碼照片拍攝工作沒有指定專人負責，同時由于智能手機拍照性能的不斷提高，拍照效果相當于普通數碼相機，且攜帶方便，隨時隨地都可以進行拍照。雖然單位各個部門都配備了數碼相機，個人也經常使用自己數碼產品為本處室、單位的活動進行拍照。但是各處室、各單位及大部分拍攝人員缺乏歸檔意識，沒有及時歸檔，造成了每個處室、單位都保存著大量數碼照片資料，如果數碼照片檔案管理人員不及時溝通協調保存這些資料照片，很可能造成數碼照片檔案的遺失。數碼照片檔案人員要想收集齊全各部門甚至個人保存的單位數碼照片，是相當有困難的。

（三）數碼照片采集的數量不少，但質量不夠高。在近五年的時間里，所收集的數碼照片檔案已有300G，照片文件量已達5萬余張。里面存在重復拍照的及分辨率低、畫面不夠清晰的照片。在整理數碼照片時，既要鑒定篩選，又要對原數碼照片文件重新命名，還要進行刻錄光盤、編寫、粘貼文字說明等一系列大量、繁瑣的整理工作，工作量大。

（四）數碼照片文字說明缺失。數碼照片檔案具有較強的時效性和特殊歸檔要求，個別單位拍攝者直接將一次活動的所有照片不加篩選地打包移交。如不及時進行文字標注，寫明時間、地點、人物、事由、背景、拍攝者六要素信息，那么日后就算是拍攝者本人也很難回想齊全。更有個別單位拍攝者意識薄弱，認為照片拍完就算完成任務了，不需要整理、分類、排列，導致原本珍貴的照片失去了應有的價值。另外，大批量的數碼照片被移交歸檔后，大多因為照片的拍攝人、拍攝時間、拍攝內容不詳等原因而無從下手整理。

（五）數碼照片開發利用率不高。在數碼照片檔案管理過程中，出現了重收藏輕利用的局面，重視數碼照片檔案的歸類，但對于檔案的開發利用價值沒有很好地宣傳。大多數生態環保數碼照片檔案被收集、整理后就封存起來，只是滿足接收次數的檔案管理和查詢。限制了數碼照相檔案的開發和利用。

三、解決海口市生態環境保護數碼照片檔案管理問題的對策與建議

（一）加強對數碼照片檔案管理工作重要性的認識。大力宣傳《中華人民共和國檔案法》《照片檔案管理規范》和《海南省數碼照片檔案管理暫行規定》等法律法規，使更多處室、單位領導、照片拍攝者和檔案工作人員摒棄陳舊觀念，不能只重視文書檔案而忽視照片檔案，徹底改變檔案管理工作中重文書檔案管理、輕照片檔案管理的現狀，從思想上高度重視、切實做好數碼照片檔案管理工作。

（二）建立健全數碼相片檔案管理制度。建立健全數碼照片檔案管理制度，規范照片檔案管理工作，是做好照片檔案工作的前提和保證。要改變現狀，要指定專人負責，對歸檔照片進行全方位的收集與整理，保證工作的可能性與連續性。要嚴格執行的管理制度，強化規范管理，明確各單位照片檔案的收集范圍、歸檔時間和歸檔要求，對產生的數碼照片從收集、歸檔到移交統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有，適時出臺《海口市生態環境保護局數碼照片檔案管理制度》。對數碼照片檔案的日常保管、整理、借閱、利用等作出明確規定并狠抓落實，確保有關法規和制度落到實處。

（三）規范數碼照片的收集、加強照片的篩選。規范數碼照片檔案的收集。1.對于歸檔的數碼照片應按規范要求編寫相應的文字說明，照片和文字說明二者應齊全。2.數碼照片收集時應轉換為統一格式，并對最低像素及掃描線數做出要求。3.重要的數碼照片應同時沖洗紙質照片歸檔，歸檔時應標明互見號。目前，面對需要收集的大量數碼照片，就必須明確歸檔范圍，加強照片篩選，做到擇優入檔。在實際工作中，可以依據以下原則對照片進行篩選：反映同一內容、同一場景的若干張數碼照片，應選擇其中最具代表性和典型性的數碼照片歸檔，所選數碼照片應能反映該項活動的全貌，且主題鮮明，影像清晰、完整。

（四）開發數碼照片檔案管理系統，提高數碼相片檔案的安全管理和有效利用。為更好地保存數碼照片以及提高利用效率，建立一個環保數碼照片檔案管理系統，有利于海口市生態環保的檔案管理進一步發展，提高檔案管理的信息化水平。推進網上查詢和異地查閱利用方式的普及，從而可以使數碼照片使用者不受時間控制，隨時隨地檢索和獲取信息資源，不斷提高生態環保數碼照片檔案的利用率和共享性，實現收集管理、數據存儲、檢索瀏覽等功能。保護環境是全社會共同的責任，數碼照片檔案工作應該通過自身的優勢，增強公眾對生態環境保護意識。在保護環境過程中主動積極地將歷史資料、環境圖片、污染防治工作過程等等檔案數碼照片資料進行宣傳展覽，讓公眾了解環境保護工作的內容，進一步提升檔案工作的利用率促進檔案資源的開發與利用。

（五）加強數碼照片檔案整理業務培訓。加強數碼照片檔案工作人員的專業技能培訓。不斷提高自身的業務素質，熟練掌握專業基本技能，最大限度地將照片檔案拍攝好、整理好，發揮照片檔案的作用。同時人員要相對穩定，保持檔案管理的長期專業性。另一方面要對相關拍攝人員進行檔案學相關知識的業務培訓，增強檔案意識，提高工作效率，積極配合數碼照片檔案管理工作。

[1]伍恒犁.淺談基層單位檔案室數碼照片檔案的管理工作[J].科教導刊(上旬刊),2013(04).

[2]呂鳳.新時期高校數碼照片檔案管理探討[J].科技與企業,2012(14).

[3]周心宇.淺議衛生事業單位數碼照片檔案管理的難點與對策[J].科技風,2015(20).