“互聯網+”背景下高校學生檔案信息化管理途徑解析

文/長春師范大學 劉巖

“互聯網+”背景下高校學生檔案信息化管理途徑解析

文/長春師范大學 劉巖

在現代科技發展的影響下，互聯網技術在人們生活和工作中的應用越來越普遍。在高校學生檔案信息管理工作中，加強互聯網信息技術的應用，能夠有效提升高校學生檔案管理水平。為此，文章對高校學生檔案信息化管理展開了研究，了解“互聯網+”背景下高校學生檔案信息化管理的特點和現狀，提出有效的改進措施，促進高校學生檔案信息化管理水平的提升。

學生檔案；信息化管理；分析

檔案工作在“互聯網+”時代顯得尤為重要，而高校學生檔案管理工作的創新也在積極推進檔案工作朝著更加完善的方向發展。2015年召開的第十二次全國人大第三次會議上，李克強總理就明確地指出了要施行“互聯網+”計劃。隨著網絡時代的發展，“互聯網+”也積極地推進著高校檔案管理的創新，可以實時地解決過程中出現的一系列問題，而且借助大數據的管理工作給高校學生檔案的管理創新工作帶來了廣闊的發展前景。但是在創新管理和網絡化的發展之下，高校的檔案信息化管理也出現了諸多問題。

一、“互聯網+”時代大學生檔案管理工作主要的特點以及現狀分析

（一）高校的學生檔案管理意識較為薄弱。雖然在相關的管理辦法中明確提出高校的檔案管理工作應該由學校的校長帶頭，檔案工作應該是學校整體發展的重要一部分，校長的職責就應該是推進檔案的信息化建設和學校的其他工作共同發展。但是實際的情況卻是，檔案的信息化建設并沒有和學校的其他工作齊頭并進，老師在教學過程中還是注重教學忽視了管理，這種錯誤的觀念也極大地限制了檔案管理工作的開展。比如說，學生的檔案管理并沒有配置專職人員，還是由授課老師兼職管理。高校在評估時，重心還是在教學質量上，沒有對學生的檔案管理工作給予應有的重視，這些造成了學校領導忽視了學生的檔案管理工作。

（二）高校學生檔案管理體制未形成規范。通常情況下，高校學生的檔案管理工作是由學生處負責的，但是牽涉到學生的信息卻是多層面、多個部門匯集的評價結果。比如說就業部、財務部、教務處、后勤部、學生所在的學院或年級、團委和黨委都會產生相應的評價。部門和部門之間的獨立性也使得學生信息的收集不夠全面。這種粗放型的管理機制也造成了高校學生的檔案管理存在有體制性的障礙。學生檔案的建立、收集和存檔工作沒有統一的標準，檔案的填寫不全面、材料收不齊、審核寬松、接收的隨意性，學生的檔案丟失頻繁出現。

（三）高校學生的檔案管理信息化尚待提升。高校學生的檔案管理通常是選用紙質的方式，這種手工整理出現偏差是難以避免的，沒有辦法保證檔案原有的面貌，再加上存檔紙質版是有條件限制的，很多高校都沒有專門保存檔案的條件，使得檔案在傳遞過程出現問題，一旦沒有加以管制，后果極其嚴重，就算是網絡比較發達的今天，一部分高校仍然采取單機歸檔的方式，學生的檔案資源無法實現共享，用人單位很難全面了解學生的實際情況。

二、分析“互聯網+”時代高校學生檔案管理效率提升的辦法

（一）深化檔案管理體制改革，實現檔案管理標準的統一。第一，需要設置專門的機構來負責學生檔案的管理工作，這其中包括了學生檔案的收集、整理以及歸檔等工作，同時還需要其他部門能夠積極配合，加強學生檔案管理制度和流程的制定，只有這樣才能夠使得學生的檔案管理工作朝著規范化的方向發展。學生的檔案管理不是全部內容都要保存，而是有選擇地進行，這就需要檔案管理人員正確選擇保管的內容，通過分門別類的方式實現檔案信息的有效管理。第二，需要設置專門的管理人員和網絡維護人員，最重要的是能夠熟練操作電子數據管理系統，符合規范化的要求，將授權范圍進行明確化，實現學生個人隱私的保密。此外，作為網絡維護人員，需要秉著認真負責的態度，確保系統運行的穩定性，學生的個人信息需要及時更新，實現學生個人信息的動態管理，方便用人單位隨時查看。

（二）健全重視檔案信息化管理系統。在高校檔案管理工作中，為了有效實現信息化管理技術的應用，需要加強檔案信息化管理系統的建立，同時還需要加強高校現代化理念的建立。對于現代高校學生而言，需要打破系統的思維模式，摒棄粗獷的管理方法，高校檔案管理的質量直接反映著學生的能力問題，因此，加強高校檔案管理方式的先進化發展，能夠有效反映出學校的管理理念和水平。學生成績的高低不是反映學校發展的唯一內容，學校的招生情況以及學校學生的考研情況等都能夠反映學校的整體水平。此外，社會對學生的要求在不斷提高，各企業判斷學生能力的標準往往是學生的在校表現，學生檔案管理的越規范、越安全、越便捷，能夠幫助學生給企業留下好的印象。重視學生檔案信息化管理系統的建立，是滿足社會發展以及學校發展的重要內容，同時也是提升學生綜合能力的有力措施。

三、總結

總的來說，加強高校學生檔案管理的信息化發展是現代科技發展的必然趨勢，只有加強信息化技術的應用，才能夠跟得上時代發展的步伐，此外，還能夠實現工作效率的提升，高校為領導提供更周全的服務，為用人單位提供準確詳細的信息，為學生的發展提供條件。

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吉林省教育廳“十三五”社會科學項目：《基于“互聯網+”思維的高校學生檔案建設策略研究》(JJKH20170670SK)；吉林省教育科學規劃課題《“互聯網+”背景下高校學生檔案管理平臺建設研究》（GH170668）】