食藥局機關檔案管理信息化水平的提升

文/山東省青島市城陽區食品藥品監督管理局 徐洪欣

食藥局機關檔案管理信息化水平的提升

文/山東省青島市城陽區食品藥品監督管理局 徐洪欣

隨著互聯網技術的不斷發展，信息化已經成為檔案管理工作的發展趨勢。檔案管理作為一個系統性、長期性的工作，對工作人員的綜合素質具有較高的要求，食藥局機關的檔案管理人員應當樹立檔案管理信息化意識，提高檔案管理信息化水平，以適應經濟社會發展的需要。基于此，本文就食藥局機關檔案管理信息化水平的提升提出幾點建議，以期能促進檔案管理工作的有效開展。

食藥局機關；檔案管理；信息化水平；信息查詢；高效性

食藥局機關檔案管理工作的信息化建設是指工作人員借助于電子信息技術和互聯網技術，通過建立檔案信息管理系統，對檔案進行細致的分類和整理，從而實現檔案信息的存儲和共享。檔案管理信息化建設不但能夠使繁瑣、復雜的檔案管理工作變得簡單，在一定程度上提高檔案管理工作的效率，而且能使檔案管理的成本實現較大程度的降低。

一、食藥局機關檔案管理工作的重要性

近年來，隨著食品藥品安全監管工作的深入開展，檔案的數量迅速增加，其中不但包括檢測報告等專業性比較強的檔案，還包括執法文書等公安機關立案審查的檔案，也包括經營許可證等相關申請材料，此類檔案的保密程度較高，與一般檔案相比具有一定的特殊性，因此食藥局機關檔案管理工作具有更加嚴格的要求。

食品安全檢查報告、醫療器械檢測報告等檔案能夠對食品藥品安全問題提供預警，因此具有較高的社會價值，而且此類檔案能夠為各地區和各部門所共享，從而為人民群眾的身體健康提供堅實的保障。因此，食藥局機關開展機關檔案管理工作具有重要的現實意義。

二、食藥局機關檔案管理工作信息化的優勢

隨著食藥安全監管檔案數量的逐漸增加，以傳統的檔案管理方式進行檔案管理需要較大的檔案存放場地。而信息化檔案管理模式通過計算機存儲技術對檔案進行管理，不但能夠節約檔案存放場地，而且能夠實現檔案的快速傳輸和數據的共享。此外，信息化管理模式通過硬盤等途徑進行檔案存儲，不但符合我國的低碳環保要求，而且可以實現檔案存儲時間的延長，真正實現高效存儲。

傳統的檔案管理模式不利于數據查詢和分析，而信息化檔案管理模式不但有利于數據的查詢，而且便于數據的整理和分析，確保食藥監管工作能夠科學、有效地開展。在信息時代，工作人員按照操作流程只需很短時間就可以獲取需要的信息，而在傳統的檔案管理模式下則需要較長的時間。

三、食藥局機關檔案管理工作信息化建設對策

（一）樹立檔案管理信息化意識。檔案管理工作人員應當不斷地提升對管理信息化的認知程度，正確認識信息化檔案管理的重要意義，將檔案管理過程中的問題與信息化發展趨勢相統一。檔案管理人員應不斷學習先進的理論與方法，全面提升自身的業務能力和水平，緊跟時代發展的步伐。檔案管理人員應當增強對設計步驟的重視程度，通過構建科學、系統的檔案管理體系，實現數據的共享，為其他部門的工作提供數據方面的支撐。

（二）增加檔案信息化硬件投入。食藥局機關檔案管理部門應當加強對檔案信息化管理的硬件投入，采購一批有助于單位檔案管理的計算機、掃描儀、濕度計、文件柜等硬件設施。為了提高檔案管理的規范化程度，單位應當安裝檔案管理系統軟件，提升數據的檢索速度和檔案的管理質量。此外，檔案管理部門應當設計系統化的管理模塊，確保所有電子文檔都能夠完整歸檔。

（三）加強電子文檔規范化管理。檔案管理部門應當通過局域網的快速傳輸功能，第一時間將歸檔后的電子信息在單位內部進行歸檔，并通過電子文件的查詢檢索系統，為本單位其他部門提供數據查詢方面的便利。檔案管理部門應當增強電子檔案管理的規范化程度，依據我國《檔案法》的相關規定，根據本部門的實際情況開展檔案管理工作，通過紙質檔案和電子檔案的雙重管理，確保電子文件的安全有效。

（四）提高檔案人員信息化素質。基于檔案信息化管理的需要，檔案管理人員不但應當具備扎實的檔案管理知識，而且必須牢固掌握計算機操作技能，因此，食藥局機關應當努力提升檔案管理人員的綜合素質和業務水平。首先，單位可以通過定期和不定期地舉辦教育和培訓活動，增強工作人員的綜合素質。其次，單位可以通過職業道德教育和規章制度建設，促進檔案管理工作的有效開展。再次，單位可以建立考核機制，通過評估考核和獎懲機制提高檔案管理工作人員的積極性。

四、結語

食藥局機關檔案信息化管理工作的高效性給檔案管理工作帶來了較大的便利。在這一背景下，檔案管理人員不但應當掌握原有的檔案管理知識，還要努力學習現代化管理技術，從而使檔案管理工作更加有效地開展，為檔案管理提供更加堅實的保障。

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