新形勢下的檔案信息安全建設

文/國網新源控股有限公司北京十三陵蓄能電廠 韓中輝

新形勢下的檔案信息安全建設

文/國網新源控股有限公司北京十三陵蓄能電廠 韓中輝

隨著網絡深入到社會的各個領域，檔案工作也逐漸邁入了網絡化、智能化的發展軌道，由此引發的數字檔案信息安全問題也越來越突出。本文通過分析檔案保存中存在的問題，闡述如何在增強安全管理意識、加強館庫和設施建設、加大技術投入力度和建立檔案安全管理機制等方面采取切實有效的措施，解決檔案工作中的安全保障問題。

檔案信息安全；檔案安全管理意識；電子檔案；檔案安全管理機制

檔案安全是檔案服務社會和大眾的基本保證，檔案作為歷史的記憶，無論是信息內容還是物質載體，隨著時間的流逝都存在丟失或損毀的風險，當今社會的飛速發展，檔案安全更是面臨多重挑戰，這就迫切需要檔案工作者采取切實有效的管理和技術措施，解決檔案工作中的安全保障問題。

一、增強檔案安全管理意識

信息時代背景下，檔案呈現形式復雜、發展變化較快的特點，必須緊密結合工作實際，采取切實有效措施，提高全社會的檔案法制意識。個別單位未移交的資料可能非常重要甚至需要保密，但因重視度不夠反而造成泄密，近年泄密事件大多發生在個人手中也正是如此。所以增強檔案安全管理意識，是抓好檔案管理的前提。檔案工作者應牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決杜絕僥幸心理，定期開展檔案安全檢查，及時發現問題，填補漏洞，杜絕安全隱患。

二、加強檔案館庫和設施建設

檔案庫房是檔案安全防護的基礎設施，建立一個保管條件良好的檔案庫房是檔案安全得到保障的根本。任何形式不期而至的自然災難和人為災害對檔案文獻資料都可能造成部分損害或永久性無法彌補的破壞。1966年意大利國家中心圖書館200萬卷文件資料被佛羅倫薩的洪水沖毀，1976年唐山市檔案館被唐山大地震摧毀，2008年北川檔案館所有檔案被汶川大地震吞噬，以上種種事例表明，對于保護和保存檔案文獻資料來說，災難的預防至關重要。

影響檔案館庫的最不安全因素是火災、水災、偷竊及惡意損壞。對于文獻資料來說，火災被認為是最具有威脅的不安全因素之一。火災造成的損失非常嚴重，大多數情況下，火災中的紙張文獻都蕩然無存或面目全非。檔案館內的供電系統、取暖設備、空調、吸煙等都是造成火災的潛在因素。因此，建立火災早期檢測或預警機制顯得尤其重要。此外，水災對檔案資料的危害也不容樂觀。檔案館的建筑應盡量建在地勢較高處，以免遭受洪澇威脅，同時室內安裝水感應報警器。為避免地震、洪澇等自然災害，在地質較好、保管條件完備的地區建設較大的檔案館庫不失為可行之舉。大的檔案館庫不僅可以容納本地區的檔案，還可以保存地質災害多發區的重要檔案，還可以建立國家或地區間備份中心，存儲檔案數據并維護其安全。

三、加大檔案技術投入力度

檔案如何合理使用關系到珍貴歷史檔案能否長久永續的提供利用，檔案產生時間越早，保留下來的就越少，載體丟失或破損現象就越嚴重。瀕危檔案的搶救是一項成本投入較高、技術含量較高的重要工程，因此需要國家加大投入力度為檔案部門技術攻關提供保障。

現代的高科技——全息技術現在可以為檔案利用，對于特別重要的實物檔案可以把它保存在安全的地方，展出或查閱觀看時運用全息技術即可。采用全息技術的景物立體感強，形象逼真，可以在各種展覽會上展示，觀察者可以通過上下、左右、前后移動觀察圖像的不同照片，不用展出原件，大大加強了對珍貴檔案的保護，有利于對珍貴的藝術品資料進行保存和展示。

當前紙質檔案和數字形式檔案并存，既要保證檔案的原始記錄屬性不被破壞，又要努力爭取更高的效率。如何保證檔案的信息安全和系統安全，是檔案信息化建設過程中極其關鍵的問題，也是整個檔案信息系統安全的前提。可以通過內外網物理隔離、應用系統用戶權限管理、防火墻技術、設置跟蹤機制和遠程異地備份等方式規避風險，確保檔案安全。

四、建立有效的檔案安全管理機制

（一）成立安全管理領導小組。明確各檔案管理崗位的職責任務及獎懲辦法，形成一級抓一級、層層負責的管理機制，做到檔案管理責任明確、程序規范、保管科學，嚴格按制度管理。

（二）健全檔案安全工作責任制。落實工作職責和任務，明確檔案安全工作第一責任人、直接責任人和具體經辦人員，強化相關部室和人員的安全責任。

（三）認真做好檔案安全檢查工作。定期對檔案庫房的防火、防盜報警系統、監控系統等安全設施進行檢查，做到安全隱患及時發現、及時消除，保證檔案處于安全保管環境。

（四）做好檔案安全應急處置預案。結合本地區實際建立本單位檔案安全保管突發事件應急預案，明確安排部署與搶險步驟，并嚴格進行督促檢查，確保各項措施落實到位。

五、建立健全檔案安全保管法規制度

針對檔案需求日益增大和檔案載體多元化的特點，積極爭取國家相關部門的政策支持，根據檔案管理的實際情況，參考《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》等法律、法規，制定完備的檔案保管保密、鑒定銷毀、借閱利用等規章制度，以此約束檔案管理用戶和使用人員，保證檔案的安全、可靠，為檔案安全工作提供強有力的組織保障。

檔案是人類寶貴的財富，如何將前人的檔案保存下去，將現在的檔案收集完整，給未來提供永久的利用是檔案工作者永遠的責任。