人事檔案信息化管理面臨的挑戰及對策

文/大慶師范學院檔案室 宋云麗

人事檔案信息化管理面臨的挑戰及對策

文/大慶師范學院檔案室 宋云麗

信息化時代的到來，是順應社會發展的必然結果。越來越多的高科技產品開始走入人們的生活，并改變了人們以往的生活方式。同樣的，信息化也開始滲入各個企業之中，并有效推動了事業單位檔案信息化管理的進程。而本篇文章，主要從人事檔案信息化管理的意義出發，闡述信息化管理中所要面臨的挑戰，并對其進行分析、探討，從而找到有效的應對手段，確保企業自身的發展。

人事檔案信息化管理；作用；挑戰；應對策略

一、人事檔案信息化管理的現實意義

第一，眾所周知，人事檔案管理工作的內容，不論是資料的收集、整理，還是檔案的編排、管理，都需要管理人員親自來完成，其任務十分繁瑣復雜，同時也給管理人員帶來了較大的工作壓力，而信息技術的融入，大大改變了這一狀況。相關管理人員，只需要將數據與資料及時錄入計算機之中，計算機便可以自動進行歸檔、管理，在減輕管理人員負擔的同時，還能有效提高企業人事檔案管理工作的效率。

第二，人事檔案信息化管理，還可以對員工起到約束、監督的作用。在當前的信息化時代下，人們可以足不出戶，僅僅是使用計算機便可以實現自己所想。企業也不例外，在人才的選拔上，企業可以利用互聯網來發現可塑之才；在員工的考核上，企業也可以通過互聯網來了解每名員工的工作情況。企業內部的管理工作，因為有了信息技術的加入，而變得更加即時、高效，對于員工的監管力度也因此得到提高。

第三，過去傳統的檔案記錄，往往是限制于紙張之上。在對人事進行調整、員工進行考核的時候，管理人員往往要對紙質文檔進行高頻率的翻閱、查找，因此，檔案也十分容易受到損壞甚至丟失，從而對管理工作帶來影響。而如今，信息化的管理，大大減少了此類事件的發生概率。員工的檔案資料，都被錄入計算機之中，管理人員只需要在數據庫中進行檢索，便可以很快地對檔案進行調動，在避免檔案受損遺失的同時，也讓檔案的資源價值被充分利用，管理工作也能更為高效地開展。

二、人事檔案信息化管理中所面臨的挑戰

（一）設施的不完善。企業想要確保人事檔案信息化管理的順利開展，就必須對其相關管理設備進行完善，同時還要有較高的網絡技術作為基礎，另外還需要確保硬件設施到位，企業應配備最基本的計算機、掃描儀等。而當前，大多數企業不愿在設備購置這一板塊投入大量的資金，導致設備配置不夠完善，從而限制了人事檔案管理工作水平的提高。

（二）監管力度不夠。現如今，大多數企業對于人事檔案管理工作的重視力度還不夠，監管工作也沒有落實到位，除此之外，一些管理人員也沒有意識到自身的工作對于企業發展的重要性、必要性，對管理工作存在著懈怠、消極等負面情緒，這也導致了人事檔案管理工作無法得到高效的開展，企業自身發展也處于停滯不前的狀態。

（三）管理能力的不足。雖然說，信息化的管理方式，大大降低了人員的參與性，讓管理更為自動化，但是仍需要相關人員對計算機進行操作。而目前，多數企業內部的管理人員，多為有著豐富經驗的老員工，而這些員工往往對互聯網以及計算機的掌握不那么透徹，操作技術也不那么熟練，從而導致信息化管理效率降低。

三、推進人事檔案信息化管理的具體對策

（一）對于基礎設施進行相應完善。各企業應深刻意識到完善的設備對于管理工作的重要性，并且加大投資力度，要讓硬件設施能夠緊跟企業發展的步伐，畢竟，設施的建設與使用，是保證信息資料能夠快速傳遞、有效保存的基礎。同時，企業還需要定期對設施進行檢查、維修，一旦發現問題，要及時進行彌補，從而延長設備機械的使用壽命，實現信息化管理的目標。

（二）對于數據管理體系的完善。高效性、即時性，是現代計算機技術最明顯的特征。企業應充分利用信息技術的特點，對信息化的管理體系進行不斷的改進完善，同時，還可以通過互聯網等手段，讓資源得到共享，并實現信息的維護更新。完善的數據管理體系，可以保證企業人事部門在對員工檔案進行有效記錄、儲存的同時，信息堵塞等風險也得到有效地降低。從而讓相關管理人員在查找、調動檔案時，能夠更加精準、快捷。

（三）提高管理人員的綜合素質。即使是信息化管理，也同樣離不開人這一主體。各個企業想要推進信息化管理進程，就必須對人員進行合理選拔。并且要重視計算機人才的培養，在提高他們計算機操作水平的同時，還要加強他們的保密以及安全意識，避免企業內部資料遭到泄露，一旦有這類惡性事件發生，公司一定要拿起法律武器，保護自身的權益。

四、結束語

信息化管理，是企業發展的必然趨勢。各個企業應清楚意識到，當前人事檔案信息化管理所面臨的挑戰，并及時采取有效措施，應對挑戰，從而提高企業內部的管理得到水平，企業也能獲得更為穩定的發展。

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