規范學校檔案管理，提高學校管理層次

潘榮菊

規范學校檔案管理，提高學校管理層次

潘榮菊

學校檔案不僅記錄著它發展的歷程，還有全校師生工作以及學習情況的記載。對過去，它具有歷史意義，對現在，它體現管理現狀，對未來，它指明發展方向。無論是上級或社會的要求還是自我發展的需要，學校的檔案管理必須完整無缺，客觀真實，具有價值。本文通過對學校檔案管理現狀存在的問題進行分析，提出以下幾點建議，盡些綿薄之力。

學校 檔案管理 措施 層次

一、對學校管理工作中存在的問題分析

從根源上，學校領導和管理檔案工作人員在管理意識上雖有一定的提高，但依然出于較薄弱層面，雖然管理工作在社會和制度的影響下有一定的進步，但在主觀能動性上依然欠缺，心理上沒有認可檔案管理的重要性，這和學校以往發展管理問題有關。從及時上，檔案管理不能及時歸類整檔，存在有一定的延時性。從技術上，工作管理人員依然較習慣從傳統的文字記載入手，較少甚至不選擇信息化管理，這在一定程度上影響整檔速度。從水平上，學校檔案管理人員部分水平較低，存在過于‘年輕化’或者‘老齡化’，有些甚至只處于收集資料的層面，影響管理工作的進展。從價值上，學校檔案的整理存在籠統性、片面性，缺少針對性和指向性。從利用上，學校檔案主體依然處于被動備查局面，無法起到對檔案的歸檔研究，挖掘檔案的作用。

二、學校檔案管理工作問題對策分析

（一）選拔招聘合格管理人員，并對其進行培訓

若要提高檔案管理水平，就必須根源入手。首先在對人員進行選拔上，一定要慎重，需對其文化水平、工作能力以及道德素質進行考察，招聘真正有能力、有道德修養和良好習慣的人才對檔案資料進行管理。在工作之余，學校要對工作人員進行定期的座談，以便加強和鞏固對工作的認識，讓其不生絲毫懈怠之心。學校還要對工作人員的薄弱之處，進行有針對性的培訓，制定學習進度，并于與關注和檢測，達到提高工作人員工作水平能力的效果。開展校校聯合，學校領導交流管理心得，工作人員互相學習技術，拓展工作人員的眼界，增強工作信心。

（二）優化學校檔案管理人員結構，保持管理層面良好發展

學校要優化管理人員的結構，定期開展一帶多，點帶面的幫扶，有意識的培養年輕管理人員，讓年輕的工作人員盡快成為學校可以放心的管理者，防止人員過于“年輕化”和“老齡化”，讓管理人員工作能力銜接有序，避免出現經驗和精力不足的問題，從結構上保證檔案管理工作的順利進行，讓檔案管理層面良好發展。

（三）提高管理人員技術應用能力，與時俱進

傳統管理模式在現如今時代發展下，已經呈現落后疲憊之勢。因而，學校要鼓勵和支持管理工作人員進行現代化管理模式培訓，學校可以利用網絡資源，進行遠程培訓學習，提升工作人員計算機應用能力。學校聘請專業網絡人員對檔案管理系統進行架構，使學校檔案管理網絡化。讓傳統與現代相結合，優化管理模式，提升管理效率。

（四）整合檔案，讓檔案簡而有質

隨著教育事業的改革和社會的發展，學校檔案包含的內容也隨之趨于復雜化和多樣化，讓檔案在數量上直線上升，加大了檔案的查詢和利用難度。這就需要我們管理人員從繁多的檔案中篩選出有價值的進行整檔保留，首先，需要工作人員對檔案進行基本的區分，區分出檔案的性質。學校文書類檔案按照相關章程進行收集和放置，類似教學檔案，工作人員可以從重復性，針對性入手，利用現代化技術進行整理歸檔，在減少不必要的工作量的同時，也可以減小學校檔案保存難度。這樣，取其精華去其糟粕，從而讓檔案簡而有質。工作人員還要對年代久遠的檔案進行歸置和妥善保存，以備不時之需。

（五）充分利用檔案資源，提高教學質量

學校檔案的建立不是永久性的封存，也不僅僅只是進行檔案資料查詢。要定期開展教育教學會議，提高學校所有教師對檔案的全面認識。學校開放信息化檔案，讓教師在遇到工作或者學生問題時，可以選擇從檔案入手，查找問題的根源，結合其它資源，進行分析，進而及時找到或者制定有效解決方法，這讓學校的檔案資源得以充分利用，提高學校教學質量。在教師充分利用檔案資源的同時，發現檔案工作中的問題，也會讓檔案的管理工作更加完善。

（六）制定完善工作和管理機制

檔案管理工作的順利開展，離不開與之相匹配的完善管理機制。學校需要統籌管理，結合所有情況制定一個完善的檔案管理制度，建立一個使工作制度到有效發揮的機構。首先，學校領導需要將涉及到檔案資料整理的各個方面匯總起來，然后針對這些方面篩選出有意義、有價值的部分，分門別類的建立一些檔案收集和開發的專欄。然后從相關部門選拔有能力的管理人員，從宏觀和微觀上實現對檔案資料的全面有效管理。最后，學校需要制定完善的檔案管理工作制度規范，使工作人員有條可依，有度可循。制定嚴格獎懲制度，讓工作人員規范的進行有效率的管理。同時，學校領導應時刻關注檔案管理工作的進度，并適時調度檔案管理各個環節的工作機構，使之有效的結合起來，形成良好的協調配合，從而確保檔案管理工作機制的運轉。

三、結語

學校檔案不僅是學校 財富的所在，還彰顯學校文化品位，對學校各方面工作和所有工作人員都具有重要的意義。所以，規范學校檔案管理，充分利用學校檔案的管理作用，提高學校管理層次，成為讓社會認可的學校。

[1]王建萍.高校檔案管理規范的探索與實踐[J].常州工程職業技術學院學報,2007(04).

[2]周穎.新時期學校檔案工作所面臨的問題及解決辦法[J].蘭臺世界,2011(S1).

（作者單位：百色市民族衛生學校）