現(xiàn)代檔案管理人員群體結(jié)構(gòu)模式及優(yōu)化策略探討

李彩霞

現(xiàn)代檔案管理人員群體結(jié)構(gòu)模式及優(yōu)化策略探討

李彩霞

檔案管理人員群體結(jié)構(gòu)模式的科學合理化制定，可以使我國檔案管理的環(huán)境創(chuàng)造得到完善，通過合理分配使整體和個體的工作效率得以有效提升。本文簡要分析現(xiàn)代管理人員群體結(jié)構(gòu)模式的重要性以及其優(yōu)化策略，從而提升現(xiàn)代管理工作效率水平。

現(xiàn)代檔案管理人員 群體結(jié)構(gòu)模式 優(yōu)化策略

隨著我國信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案事業(yè)也發(fā)生了質(zhì)的變化。完善檔案管理機制可以滿足新時期社會對檔案管理工作的需求，以及使檔案管理工作中電子信息技術(shù)得到普及和應(yīng)用，成為現(xiàn)今檔案管理工作最主要的工作內(nèi)容。本文對現(xiàn)代檔案管理人員群體結(jié)構(gòu)模式進行分析，從而對優(yōu)化策略進行簡要探討。

一、檔案部門的合理化群體結(jié)構(gòu)模式

（一）結(jié)構(gòu)模式具有專業(yè)性、合理性

具有專業(yè)性、合理性的結(jié)構(gòu)模式在檔案工作中是指綜合性的專業(yè)工作。綜合性的專業(yè)工作需要對多種專業(yè)學科知識進行掌握，對于人才的選拔也需要掌握多種專業(yè)理論知識為基礎(chǔ)。檔案部門內(nèi)部的分配模式是決定檔案結(jié)構(gòu)合理性的重要標志，因此，只有多種專業(yè)人才共同努力才能實現(xiàn)我國檔案管理工作的現(xiàn)代化[1]。于此同時，兼?zhèn)錂n案知識與管理能力的符合型人才可以使檔案工作順利高效的開展。

（二）年齡結(jié)構(gòu)模式的合理制定

實現(xiàn)檔案事業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展，就必須對管理人員的年齡結(jié)構(gòu)進行合理設(shè)計。合理的檔案管理體系中，需要各方面專業(yè)人才的同時也要具備不同年齡段段的專業(yè)人才，只有使檔案管理事業(yè)的年齡結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)老、中、青三者協(xié)調(diào)的年齡模式，才能使員工群體在工作中發(fā)揮最大的效果[2]。于此同時，年齡結(jié)構(gòu)模式中不僅要以“老中青”為基礎(chǔ)原則，還要保證檔案全體的年輕化，根據(jù)科學研究表明，人腦力和活力最強的時期就是中年時期，也是最具創(chuàng)造力的年齡，因此檔案管理部門人員的年齡最好是在四十歲左右，同時每位員工之間的年齡歲數(shù)差距也要在一定范圍內(nèi)，從而使我國檔案管理部門部門具有最好的創(chuàng)造力和活力，使我國檔案管理創(chuàng)新工作可以穩(wěn)定發(fā)展。

（三）層次結(jié)構(gòu)模式的合理性

以檔案管理輔助人員、檔案管理專業(yè)人員以及高級檔案管理專業(yè)人才組成的現(xiàn)代管理人員層次結(jié)構(gòu)模型是最合理的模式。檔案管理輔助人員的主要工作內(nèi)容是對檔案的接收、整理、利用等基礎(chǔ)功作；檔案管理專業(yè)人員的主要工作內(nèi)容是對設(shè)計檔案業(yè)務(wù)程序、管理監(jiān)督、對外聯(lián)系等組織管理工作；高級檔案管理專業(yè)人才的主要工作內(nèi)容是制定檔案管理政策、制定檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃。三個等級的管理人員呈金字塔式的檔案層次結(jié)構(gòu)是最為合理的結(jié)構(gòu)模型。合理的層次結(jié)構(gòu)模式可以使檔案管理人才各司其職的同時相互配合提高我國檔案事業(yè)。

二、我國檔案部門管理人員群體結(jié)構(gòu)的現(xiàn)狀

（一）人才的流失

由于我國社會檔案沒有得到重視，大多數(shù)領(lǐng)導對于檔案管理工作缺乏正確認識，導致出現(xiàn)配置檔案管理人員的群體結(jié)構(gòu)時存在不合性。在檔案管理工作中一些專業(yè)能力較強的人才經(jīng)常會被調(diào)往其他部門進行工作，同時在編制崗位人員時，對于檔案管理人員只是安排人員進行兼職，從而對檔案定期管理而已。與此同時，檔案工作內(nèi)容繁瑣復(fù)雜，但是收入?yún)s很低，工作條件差，缺乏晉升機會，也導致我國檔案管理人才的流失。檔案管理人員的引進難和流失快，使得我國現(xiàn)有的檔案管理群體結(jié)構(gòu)不穩(wěn)定，對我國檔案科研和管理水平的提升造成嚴重的阻礙。

（二）素質(zhì)水平較低

隨著我國檔案管理現(xiàn)代化進程的加快對于人才的要求越來越高，而現(xiàn)有的檔案管理人員普遍學歷偏低，專業(yè)能力較弱，對現(xiàn)代管理技術(shù)缺乏了解。懂得檔案管理和現(xiàn)代化技術(shù)的同時又了解經(jīng)濟管理及社會科學的復(fù)合型人才更是稀少。檔案管理人員綜合能力偏低，導致檔案管理工作中無法有效推廣使用新技術(shù)、方法，使得部分檔案管理人員對于工作中出現(xiàn)一些較為困難的情況問題，無法及時有效的解決。

三、檔案群體結(jié)構(gòu)的優(yōu)化策略

優(yōu)化檔案群體結(jié)構(gòu)，首先需要檔案部門的領(lǐng)導人對本部門、單位的實際運營情況，以及人員情況進行了解掌握，然后根據(jù)實際情況提出相應(yīng)的優(yōu)化檔案群體結(jié)構(gòu)，使檔案管理工作可以順利有效開展。于此同時，檔案部門的領(lǐng)導也要多與上級領(lǐng)導層進行溝通交流，使檔案管理工作得到領(lǐng)導層重視，取得建設(shè)資金，建立一個專業(yè)化、現(xiàn)代化的檔案室。一個現(xiàn)代化、專業(yè)化的檔案室不僅需要一個較大的環(huán)境、先進的設(shè)備，還需要引進專業(yè)的檔案管理人才建立合理的群體結(jié)構(gòu)。領(lǐng)導層需要把人才隊伍的建設(shè)工作融入到日常的工作管理及規(guī)劃的制定，同時對采用的優(yōu)化檔案室內(nèi)群體結(jié)構(gòu)的有效措施進行支持，從而使我國檔案管理工作可以穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

四、結(jié)語

檔案管理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化可以使檔案隊伍的現(xiàn)代化進程有所提升，同時大幅度對檔案工作效率進行提高。檔案管理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化需要企業(yè)的高度重視，同時采用有效的優(yōu)化措施，使我國檔案管理人才得到合理的培養(yǎng)和運用，是我國檔案管理工作人員可以滿足新時期我國檔案建設(shè)工作的需求，從而加快我國檔案現(xiàn)代化得以完善。

[1]周琰,梁時榮.醫(yī)院檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)模型研究[J].中國病案,2015(9):56～58.

[2]鐘冬梅.論現(xiàn)代檔案管理人員的素質(zhì)與能力結(jié)構(gòu)[J].淮北師范大學學報（哲學社會科學版),2016(2):160～162.

（作者單位：濰坊學院）