大數據時代下檔案管理的價值提升

閆 偉

大數據時代下檔案管理的價值提升

閆 偉

對于檔案管理來說，不論在哪個企業或者是事業單位中都有著非常重要的作用，是一項不可或缺的工作。隨著信息化和網絡化的不斷發展，大數據時代的到來使得檔案管理擺脫了以往管理模式的束縛，向信息化、數據化和電子化方向發展，不但提高了檔案管理工作的價值，而且也為其進一步的發展奠定了堅實的基礎。本文就對在大數據環境中檔案管理工作價值的提升進行了分析，并針對其日后發展提出了幾點建議，希望可以更好的促其發展。

大數據時代 檔案管理 價值提升 分析

大數據的來臨雖然在一定程度上為多種行業創造了良好的發展空間，但相對應的也帶來了挑戰。以檔案管理來說，大數據的到來會使需要管理的數據、信息會越來越多，管理方面也逐漸擴大，更加需要科學化和高效化的管理，因此就應善于利大數據所帶來的益處，對檔案管理進行完善和優化，努力實現其價值的提升。從而使其可以與大數據時代相適應，創造其自身更大的價值。

一、大數據時代下檔案管理工作價值提升的體現

（一）工作效率得到了顯著提升

在以往的當官管理工作中，其管理模式大多都是人工化管理，采用紙質、圖片或者視頻的方式進行管理，因此很容易出現差錯，而且紙質版檔案易損壞，所以就給管理造成了一定的困擾，管理效率也得不到提升。但大數據的出現，將檔案管理向信息化管理方向推進，充分利用計算機技術以及網絡等對數據進行有效統一的管理，建立數據庫進行分類、整合等等，不但縮減了人員減輕了工作力度，還大大提高了工作效率和質量。

（二）拓寬了檔案的搜集途徑

在大數據環境中，檔案管理工作的主要發展方向是數據庫和文本，以保證可以及時的對檔案信息進行收集和搜索，對與檔案管理相關的一些內容也要進行搜集，并對其進行全面的監控。所以，檔案管理人員在對檔案進行收集和儲存時并沒有只是關注文本檔案，而是進行了全面的收集，這在一定程度上拓寬了檔案的搜集途徑，創新了管理形式，增添了檔案的資源。

（三）實現了檔案信息的實時共享

因大數據背景下網絡技術以及信息技術等都在飛速的發展，所以檔案管理也應充分利用這些技術來管理檔案，這些技術的引入不但提高了檔案查看和管理的效率，而且也節省了相互傳送的時間，讓用戶可以隨時隨地的了解到自己所關注的信息，滿足了用戶的多種需求。另外，利用網絡技術建立信息共享平臺，通過它來對檔案進行管理，既可以便于儲存和調看，也可以及時了解其內容，使數據信息傳遞的準確性得到了保障。

（四）完善了檔案服務

在大數據背景下，檔案管理的服務工作越來越貼切于客戶，相比與傳統的管理服務來說，其更具有針對性，全面展現了大數據環境下的服務特點，不但可以隨時保證與客戶的需求相適應，而且也可以根據不同用戶的需求進行深入的分析，了解客戶所需，在數據庫中找到更加詳細、豐富的信息，以此來滿足客戶對資源的需求。

二、大數據環境中檔案管理工作進一步發展的有效意見

（一）注重管理人員綜合素養的提升

檔案管理人員綜合素養的高低與否與其發展有著非常重要的聯系，所以，就要求檔案管理人員在落實工作的同時也應注重提升自身的專業知識和信息化的操作。在大數據環境中，對于檔案管理人員來說工作角色和形式都發生了較大的改變，其工作也不只是對原有的檔案信息進行分類、調整等，也不是專注數據的傳遞，所以就要求檔案管理人員要適應此工作狀態和形式，將自己在短時間內融入到其中，學習先進的管理思想和技術，健全和完善檔案管理人員，學習相應的軟件升級和系統維護技術，從而促進檔案管理更好的發展。

（二）數據整合進行全面統一的管理

現階段，雖然在檔案管理方面已經在利用大數據，但其數據信息分散的仍是較為散漫，且各個數據信息之間缺乏嚴密的連接性，使得在管理方面還沒有真正實現便捷化和統一化。所以，在科技日益飛速的發展下，檔案管理系統應引入云端技術，將我國的全部檔案信息進行整合，以此來改善數據過于分散的問題，從而為進一步的實現資源共享創造條件，這樣既可以提高檔案的有效利用率，又可以充分發揮其作用。另外，現階段，主要負責檔案管理的機構仍然較為缺乏，所以，也要注重數據途徑協作能力的強化，與多個領域行業相結合，從而推動檔案管理的可持續發展。

（三）注重數據信息的安全性

在利用網絡和計算機技術對檔案進行管理的過程中，盡管可以大大的提高工作效率和質量，但依然有不足之處，就是管理系統的安全會存在問題。所以，在工作時一定要注重對安全問題的管理和監控，強化系統的安全性，提高防范性能，通過使用多中監測和防護軟件來保證系統的安全，以此來保證管理工作的穩定性，以免因存在安全問題而導致信息缺失的現象發生。

三、結語

總的來說，在大數據環境下，多種技術都得到相應的發展，尤其是網絡和信息化技術，這也促使了檔案管理工作形式的轉變，從而也進一步的將檔案管理的價值充分的體現出來，并且得到了提升。盡管如此，還需對檔案管理工作的人員、體制等進行完善和優化，為促進檔案管理工作進一步價值的提升和發展奠定良好的基礎。

[1]周姝莉．大數據時代下檔案管理的應對策略分析[J]．才智,2015(24):341．

（作者單位：保德神東發電有限責任公司）