如何將知識管理引入高校辦公室管理體現探索

朱偉+牛忠國+劉曉云

摘要：高校辦公室作為學校的綜合性管理機構，肩負著協調、服務、監督和管理等多種基本職能，其工作管理水平的高低對全校各項工作的運轉起著至關重要的作用。本文就是在這樣一個基礎上，先對高校辦公室實施知識管理的必要性進行分析，接著闡述高校辦公室知識管理的內涵，最后分析高校辦公室知識管理的實施策略。

關鍵詞：知識管理 高校 辦公室管理 實施策略

在以知識經濟為主流的時代，辦公室管理以其獨特性引導著管理改革的實施。將知識管理引入高校辦公室管理不僅體現了高校管理的質量，還實現了高校辦公室管理的創新和突破。本文在知識管理理念的指導下，探討辦公室管理工作的知識管理措施。從而提高管理工作效率。

一、高校辦公室實施知識管理的必要性

高校辦公室實行知識管理是將物質經濟向知識經濟的過度和轉變，在知識管理理念的引導下，能夠將高校辦公室組織的知識信息轉化為具有能動性的生產力、創新力、競爭力和價值比的知識管理，能夠實現高校辦公室的可持續發展目標和辦公室職能的創新改革，具有傳統信息管理無法比擬的優勢。其次是其自身對知識管理的需求，高校辦公室承擔了學校各項公共管理的職責，肩負著決策和實施的重大職能，這就需要準確而有價值的信息作為參考，需要以知識管理的理念促進學校各項管理職能的發揮，提升學校整體的管理競爭力和創新性。最后是知識管理作為新型的管理手段為廣大群體所青睞，是當今世界的潮流，再加上如今信息技術的普及和和高新科技的飛速發展為高校實現知識管理提供了發展前景和環境，既能夠實現知識的增值服務又能滿足高校的管理需求。

二、高校辦公室知識管理的內涵

實施知識管理的目的是實現顯性知識和隱性知識的共享，利用辦公室組織的知識信息即無形資產創造具有創新能力的價值藝術，為此，知識管理的定義可以概括為：“對組織知識的識別、獲取、開發、分解、使用和存儲”。高校辦公室實施知識管理是在充分肯定并支持知識對于高校辦公室職能的發揮以及價值的確定的基礎上，通過創新管理方式、更新基本理念、改革技術手段，營造舒適的環境氛圍來讓高校辦公室的每一個人員都能感受到知識管理的重要性和必要性以及每個人員都能獲取組織內部以及外部的相關知識信息，并且能夠相互間進行共享和交流、使用。高校辦公室知識管理是在順應知識經濟潮流下形成的一次管理改革，是積極應對知識經濟挑戰的必要舉措。高校根據人們對知識管理的理解和定義的差異性，考慮到高校辦公室的性質和本質區別，實現以人為中心的能動性管理，并鼓勵個人將知識管理中的共享信息進行整合、加工以形成個人的知識并能夠運用到知識管理和服務中去，以實現高校培養專業人才，傳播專業知識、服務社會大眾的職能。

三、高校辦公室知識管理實施策略

（一）構建知識共享機制

高校辦公室知識管理的關鍵在于構建知識共享機制，打造知識共享平臺，讓高校教職員工能夠積極地參與到辦公室知識管理的建設中去。為此，應當構建有利于知識共享的網絡環境，努力打造暢通的基礎信息交流網絡，實現校園網站網點的完善和安全保障，從而為知識信息的交流提供溝通和共享的橋梁，有利于營造知識共享的寬松環境，形成以知識共享為導向，以知識管理為手段的知識共享機制。此外，還要擯棄傳統的競爭理念，樹立以人為本的價值觀，實現知識的平等共享，使知識的轉化得到更深層次的提高，在知識共享的平臺上實現合作競爭。

（二）構建知識創新激勵機制

高校辦公室知識管理中的知識創新是對傳統知識的再加工和重新組合，是在結合知識經濟要求的前提下對傳統理念的更新換代，也是對繼承的發揚和升華。高校辦公室構建知識創新鼓勵機制是以探索和發現新規律，新知識的積累、整合為師生的教學及科學研究提供有效的知識信息服務，并成分實現知識信息的價值和知識管理的必要性。而知識管理的重要方面在于知識的創新和開發，為此，要發揚人文關懷，充分發掘個人潛力鼓勵知識創新實施知識信息的開發利用。并通過將知識的綜合分析和價值的重新整合產生新的知識和價值，將離散的知識信息得到新的加工和有效利用。

（三）構建知識管理的評估系統

知識管理評估作為知識管理的基本組成部分，是評價知識管理成果的重要手段。高校辦公室知識管理評估系統首先應當適應高校自身的特點，要能夠促進知識信息的共享與交流，合理把握知識管理的形成機制，更好地推動知識管理的評估系統更新，以不斷實現高校辦公室的知識管理創新。為此，高校辦公室的評估應當從實際出發、實事求是，評估指標的分配應當按照根據不同的崗位、目標和任務進行設置，使得評估指標切實可行、評估系統合理完善。并且能夠做到評估的客觀性和知識信息的主觀能動性相結合，實現知識管理的有效實施。

（四）構建學習型組織

學習型組織是在學習環境的不斷變化中實現對知識的不斷學習和轉化，以此來促使高校辦公室知識管理的進一步實施。學習型組織是對傳統管理模式的突破，是一種對知識不斷學習的過程，能夠實現高校辦公室職能的有效發揮，使人在自覺、主動的前提下，在沒有限制的環境中賦予人創新精神，為其實現內在價值創造機會，通過構建學習型組織，不僅實效了高校知識管理的運作，還有利于知識信息的互通交流，通過對知識的不斷學習和轉化形成新的知識信息從而進一步拓寬了高校辦公室知識管理的空間和新的創新生長點，為高校辦公室知識管理提供了新的途徑和方式。

綜上所述，高校辦公室應當建立新型的交流機制和創新評價機制，選擇有效的知識管理方式和優化辦公室的資源配置，這樣才能進行高效率的信息傳遞與知識服務，才能為高校辦公室知識管理提供機制和指導措施。

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