淺析如何對人事檔案進行科學規范的管理

胡冬巖

（鶴崗市衛生監督局 黑龍江 鶴崗 154100）

淺析如何對人事檔案進行科學規范的管理

胡冬巖

（鶴崗市衛生監督局 黑龍江 鶴崗 154100）

人事檔案管理工作對我國現代單位制度的健康發展起著舉足輕重的作用。但長期以來，也有部分單位存在人事檔案內容失真、材料不全、管理方式落后、利用范圍狹窄等問題，隨著社會的發展，為使人事檔案的管理更加完善，這就要求通過改善人事檔案管理制度、采用現代化管理手段、提高檔案管理人員素質等措施使人事檔案管理更科學、更實用。本文研究如何做好人事檔案的科學管理工作，其目的是立足于我國現代各單位管理的現狀，吸收和借鑒優秀的人事檔案管理工作研究成果，不斷適應人事檔案管理工作的新形勢，達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。本文采用例證分析的方法，對人事檔案管理工作的意義、策略等方面進行了深入細致的研究。

人事檔案管理；科學規范；淺析

人事檔案制度自20世紀50年代產生以來，對我國的各項建設、干部管理、國家安全等方面作出了重要貢獻。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，事業單位的人事檔案管理存在著諸多問題，有待加以改善，這就把科學規范的檔案管理提上了日程，要做好人事檔案管理工作，就必須立足于我國目前事業單位管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，逐步完善檔案管理工作，培養檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情。使檔案管理工作走上科學化、規范化和法制化的道路。

一、人事檔案管理存在的問題

（一）檔案材料內容不準確

檔案存在內容前后不符及內容失真的現象。如:“三齡一歷”記載多樣；甚至更有個別干部的出生年月前后相差較大；參加工作時間、入黨入團時間前后不一致，基礎學歷越來越高等問題。

（二）檔案材料不齊全

一些年度考核表、履歷表短缺或雖有表但未蓋公章。一些單位分管人事檔案工作的人員并非專職人員，往往是身兼數職，有時只是將檔案材料作為要保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，也是導致個人檔案中材料不齊全的一個重要因素。

（三）人事檔案管理方式和手段相對落后，運行效率較低

管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案管理需要專人管理，單獨存放。但現在大多數事業單位從事人事檔案管理的人員往往身兼數職，且大部分靠手工操作，未使用干部人事檔案電子信息化管理系統，費時、費力，效率低。

（四）人事檔案利用范圍狹窄

提供利用是檔案工作的目的之所在。從我國人事工作的現狀及傳統的人事檔案管理制度來看，現有的人事檔案利用范圍小，頻率低。這就要求人事檔案要更加符合社會需求，擴大利用范圍，提高利用頻率。

二、人事檔案科學規范管理的建議

（一）完善人事檔案管理制度，提高人事檔案管理的制度化建設水平

人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。這就需要建立人事檔案計算機輔助管理制度，對檔案材料收集歸檔和轉進轉出檔案的管理制度要進一步嚴格要求，更好地阻止虛假材料進檔，從而完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息。

（二）注重人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質量

收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革、考察、考核、學歷、培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及時收集，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。

（三）采用現代化管理手段，加強人事檔案管理現代化和信息化建設

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發揮作用，必須把先進的科學技術手段應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。實現人事檔案管理現代化手段如：利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變成數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存；充分利用計算機網絡技術來進行人事檔案管理創新，通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質量，并大大提高檔案的利用效率。

（四）提高人事檔案管理人員的素質

人事檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為人事檔案工作人員要不斷提高自身政治素質和專業素質。提高自身的政治素質，加強責任感，把人事檔案工作看做是一項政治工作，在平常的管理中體現它的嚴肅性，能堅持原則、嚴守紀律、遵守制度、保守秘密。在繁雜瑣碎、枯燥單調的工作中保持高度的責任心，減少工作中的失誤和差錯。將人事檔案材料當作一種資源，積極探索新的管理模式，使之更科學、更實用。

三、堅持依法治檔是做好檔案管理工作的必由之路

（一）立足于法，搞好建章立制工作

法制化是做好人事檔案管理工作的基礎，要做好人事檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。隨著計算機網絡技術的進一步發展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰，只有正視這個挑戰，實現檔案管理同現代技術的有機結合，人事檔案管理工作才能走上良性發展的軌道。

（二）人事檔案管理的根本目的在于檔案利用

全面加強人事檔案管理工作的根本目的在于充分發揮檔案的作用，為實現建設小康社會的目標服務。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現的直接手段，做好檔案的開發和利用是檔案管理自身價值的重要體現，檔案開發利用已經成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強檔案的開發利用，實現信息資源的共享。就必須加強檔案基礎管理。只有全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經濟又好又快地發展提供優質、高效的檔案服務。

綜上所述，科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。展望未來，機遇和挑戰共存，機遇大于挑戰，只要我們搶抓機遇，避免消極因素帶來的不利影響，充分發揮我國特有的管理優勢，堅持走中國特色社會主義檔案管理道路，一定會實現檔案管理工作的規范化、科學化、法制化。