新形勢下石油企業辦公室工作的科學管理

【摘 要】目前，石油企業辦公室作為一個擁有重要職能作用的運轉和指揮中心，其在單位中可以對機關各部門進行有效上下協調，同時它也是一個集服務、參謀、信息為一體的中心部門，是基層單位的“中樞神經”，在任何環節上它都不能出現漏洞，不然將會給企業帶來巨大影響，可能還會給起來造成損失或被動局面。因此，辦公室工作應當怎樣做好科學管理工作十分重要，就此問題，本文將根據實際情況，提出一些個人見解，僅供參考。

【關鍵詞】新形勢：石油企業：科學管理

一、辦公室科學管理的重要性

石油企業的單位內部，辦公室通常是用來“辦事、辦文、辦會”以及進行各項活動的溝通聯系的一個場所，其職能作用還體現在監督指導與協調服務等內容上，總體來說，辦公室工作的目的就是為了對機關部門、領導、群眾員工及基層單位等進行服務的。因此，石油企業辦公室工作能夠科學進行，科學化又達到怎樣的程度，可以說是和單位的管理效能高低與單位形象直接掛鉤的。

（一）石油的產業特點

1，面廣線長站點多。石油和其他礦業有所不同，海底、荒漠或黃體高原的深厚地層的不同地質層系大都是原油的分布地帶，而站點和井位布展并不是在一個固定區域內進行分布，而開采都是根據不同的沙體和地址構造來進行，因此，才造成了石油的生產具有面廣，線長，點多的行業特征，石油的行業特征對企業管理來說，是一種挑戰。

2，管理體制幾經易更。中國石油工業的管理體制所經過的變革和調整已經不止一次，總的來說，其經歷過四個階段，即“集權管理”“專業化分工”“集團化重組”“公司制改造”四個階段。

3，生產環境復雜。石油生產是一個特殊行業，其一般在十分艱苦及惡劣的環境下進行，在“非自然環境”也是需要其面對的，例如，安全環保、屬地居民協調、土地征借使用、稅費機制及內部管理等，這些看似細小的環節，在處理上一個也不能馬虎，這些都是對石油企業來說，具有巨大影響的阻撓性事物。

（二）企業賦予辦公室的管理職能

對于石油企業來說，其主要職能部分之一即辦公室，辦公室作為企業的行政指揮中心，主要工作即“參與政務、搞好服務及管理日常事務”。其具有的作用非常重要，是企業的橋梁。根據企業特點，在領導的組織安排下，按照工作及事物發展的客觀規律進行科學調研，總結出工作經驗和方法，并準確的進行信息的采集整理，同時制定合理的工作計劃，進行各方部門關系的綜合性協調，對設備設施及人力物力進行調度，幫助企業解決在管理中所出現的實際問題，為企業可持續發展添加推動力，這些都是辦公室的職責重點。綜上所述，辦公室對于石油企業來說，就像一處“決策參謀部”和“后勤服務部”，個、辦公室職能發揮的好壞，直觀和企業工作的開展落實息息相關，因此，是否可以進行科學化管理，將直接影響著企業的整體管理水平。

二、辦公室目前工作管理中出現的問題

與以往傳統的辦公室管理不同，石油企業現代化辦公室管理，在協調運轉、服務保障及作用發揮方面都已經較為科學合理，但盡管如此，依舊擺脫不了管理方法受工作屬性、機制體制及內外部關系的影響作用，其存在幾個方面的問題，詳細如下：

（一）制度在執行力度上剛性不夠

雖然辦公室一直用制度的約束力，來規定辦公室工作的行為規范。甚至為了可以推進工作，相繼出臺了許多的規章制度，例如，公文處理、公文接待、會務組織、安全保密等，但是，辦公室人員在執行公務的過程中，不可避免的會考慮到上下，左右之間的關系，對于一些追究問責類的問題都采取輕描淡寫的形式略過，有一有二便有三，有一人二人，就會有第三人，久而久之，制度便失去了它原有的約束力，失去了人們對其的遵從度，同時這也代表著，辦公室人員失去了努力做事的壓力基礎與工作責任。

（二）管理程序依舊繁瑣

辦事的先后次序為程序，程序在辦公室管理中必不可少，即使現在的每一項工作都在力求“簡約”，然而在實際操作過程中，按照一定秩序有步驟有準備的開展工作仍然不可避免，有時甚至會使事物在循序漸進的過程中顯的過于耗時耗力。

（三）人員素養尚未達標

辦公室工作的性質本身就是覆蓋面款而廣，其工作涉及的業務面一般較多，也非常復雜，因此，辦公室工作對人員的要求并非想象那么簡單，所以辦公室人員的專業技能與知識面應該較為寬廣，但目前很多辦公室人員都不夠專業。

（四）工作措施創新不夠

只有不斷進行思維觀念的更新解放，才能夠發展良好的創造性，部分人員對自身定位不準確，造成其不明確工作目標，有時會循規蹈矩或墨守成規。處理每項工作時不能做到擁有良好的開放性思維，對于現在每天都有新生事物的時代而言，難免會產生應接不暇的感覺，在這種客觀環境中仍然用傳統思維方式處理工作，無異于刻舟求劍。

三、科學管理工作解決策略

辦公室工作想要達到科學化管理，要滿足多方面的要求，就最低要求來說，主要滿足的內容有：主觀的員工隊伍建設，客觀的機制建設，及不斷探索的新工作方法，強化辦公室使用，對其職責加以明確，才能讓辦公室職能得到全面性發揮。

（一）將事前控制憂于一切的工作理念培養起來

辦公室工作無分輕重，任何細節都要重視，在管理上，應該養成事前控制憂于一切的良好工作理念，方能掌控萬事。每一位人員都應該盡心盡力完成每一份文稿的起草工作，給決策者在評判上留有充足的寬裕實踐，在論證和考究制度上，形成一定的剛性政策，方便人員意見的部署工作。對于辦公室事務的接待問題，更要重視看待，如果不趁早予以周全考慮，在制定方案的時候，難免會出現紕漏，出現方案不全，操作性不強的缺陷。這些都會造成各種問題的出現，對于這些小問題、小失誤有時甚至會產生束手無策的結果，最終影響到全局。因此培養工作理念是關鍵。

（二）“嚴管”與“厚愛”并存的規范管理措施

無規矩不成方圓，但在實際管理中，可嘗試運用“柔性管理”法。在充分重視人員情感因素及情緒的基礎上，以關愛、尊重、引導、理解、認同等柔化方式充分調動人員積極性，與此同時，建立良好的辦公室用人、選人機制，將競爭機制引入其中，便于選出那些群眾信任及業務精湛的滿意度高的人員到崗位中來，最后，幫助干部員工進行生活工作中的難題解決也很重要，這樣無形中就可以做到“三留”。即待遇留人、事業留人、感情留人。

（三）想要打造復合型辦公室人才就要進行相關培訓

辦公室工作的特點是綜合性強，且復雜多變。其上下左右聯系甚廣，辦公室的工作性質猶如人體的“外腦”，如果不及時進行充電，就會失去服務全局的思考基礎，和決策者失去“同頻共振”的感應。因而提高人員的專業技能和水平，擴展他們“胸懷全局”的思維力，才能更好的把企業的立足點找出來，從而把握全局工作，挖掘出企業的閃亮點，最終以點帶動面的發展，促進各項工作的順利完成。

（四）創新性工作的開展需要轉變服務理念

改革活動的不斷深入，讓辦公室自動化的觀念已經普及人心，辦公室發展面臨著新的高挑戰。服務工作是否合格，能否讓領導、基層及群眾都滿意，才是衡量辦公室工作好壞的最終標桿，所以對于凡是，不能只依靠領導去想，工作人員應當想領導之未想，主動承擔任務大梁，所以，培養人員先進的思維理念，變服務之被動為主動，是當前工作的重點。

四、總結

以上是對辦公室工作科學管理的一些具體看法和措施，希望可以幫助我國石油企業提供借鑒作用，使辦公室工作的管理更加科學有效，企業是經濟發展的命脈，是我們需要共同建設的主題，希望每個人都報以積極態度，投身到企業建設中來。

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