基于協同機制的大型公關活動平臺的研究

文｜寧潔

基于協同機制的大型公關活動平臺的研究

文｜寧潔

隨著各行各業不斷發展和壯大，企業的能量不斷聚集，為了持續提高企業品牌的知名度、認知度、美譽度，改變公眾對組織的看法，累積無形資產，通常企業都通過策劃、實施大型的公關活動來塑造企業品牌、擴大市場影響力。大型公關活動是展示企業形象的平臺，往往涉及人力、物力、財力、信息等多種資源，并且伴隨著一定的不確定性，為了合理有效地對資源進行整合與配置，充分預測到可能發生的各種風險并制定對策，從計劃、組織、籌備到實施、反饋和評價的全過程對大型公關活動進行管理，不僅需要企業參與大型公關活動組織的各個部門協同工作，而且需要充分利用信息化技術手段支撐作用，從而達到事半功倍的效果。

如何構建一套高效協同的大型公關活動平臺，支撐大型活動實施的整個過程，成為一個當務之急的研究課題。通過對課題的研究配套構建一個高效的管理平臺顯得越來越重要。

一、研究目標

通過對大型公關活動的組織過程的充分理解和分析，大型公關活動協同管理的開發建設總體目標是：在組織大型活動或會議過程中，引進先進的管理理念，建立一個信息共享、有序高效的管理平臺，實現組織活動或會議過程中的信息化、數字化、網絡化，以及強大的信息處理功能，幫助企業加強過程管控、提供決策支持、優化工作效率、提升服務品質，在組織各類活動或會議過程中，最終實現全程信息化管理，有效提高人員效率及優化資源使用率。

通過大型公關活動平臺的研究與應用，實現如下目標：

1）實時、動態掌控活動籌劃、報名、簽到、資源以及活動過程中的變更等信息，加強活動期間各類信息的發布、交互與溝通。

2）實現餐飲、住宿、車輛、子活動、票證、交通等資源的綜合管理，合理調動人員和協調分配資源。

3）及時處理各種突發狀況，為集團公司的大型公關活動組織過程提供信息化支撐與保障服務。

4）實時統計各種活動相關信息，為決策層分析決策時及時提供依據。

二、設計模型

通過大型公關活動平臺的建設，建立互聯互通、信息共享、安全可靠的“信息網”，建設統一的“協同辦公平臺”，實現協同的辦公自動化，使企業能夠快速的、高可靠的實現信息化的建設。

大型公關活動協同平臺主要支持活動中人員、資源、過程的管理，幾個方面通過信息流進行協同工作，對整個活動全生命周期給予保障。

三、關鍵算法

（一）運力不足情況下車輛分派策略的設計

大型公關活動中，車輛是保障活動順利完成的重要有限資源。即使在充分規劃的情況下，也可能出現意外而導致運力的緊張。本文針對大型公關活動中這種情況，建立資源有限的車輛分配模型，并應用匈牙利算法和相似度計算思想進行求解，簡化車輛分派調度算法，并應用到實際的應用系統開發中。

首先，構建問題中的車型、任務矩陣，其次，建立車輛使用人員與車型等級對應關系，應用數學描述構建單目標優化模型，然后利用對應矩陣和優先級表設計調度算法，解決多人、多任務、多車型所引起的沖突問題。

匈牙利算法

1955年，庫恩(W. W. Kuhn)利用匈牙利數學家狄 ? 考尼格(D ? Konig)的關于矩陣中獨立零元素的定理，提出了解指派問題的一種算法，習慣上稱為匈牙利解法。

對應給定的初始系數矩陣，運用匈牙利法求最優分派的步驟如下：

1）建立效率方陣(當出車任務數和車輛的數量不同時，通過補足“0”的方法建立效率方陣)；

2）從C的各行(列)減去該行(列)的最小元素；

3）找出能夠覆蓋所有“0”元素的最小直線數，若該值與方陣階數相等，則此時已得出最優解，最優解為不同行不同列“0”元素所對應的出車任務及車輛；若該數值小于方陣階數，轉入步驟（4）；

4）從方陣未被直線覆蓋的元素中找出一個最小值，并將未被直線覆蓋的元素分別減去該值，直線相交處元素加上該值，其余元素值不變，得到新的方陣，并繼續利用步驟（3）的方法進行判斷，直至求得最優解。

車輛分派數學模型

假設：每一個具體任務只需分派一輛車，每輛車一次只能完成一項出車任務，則專車分派數學模型的目標函數可以描述如下：

其中A為系數矩陣，滿足上述條件的 為一個可行解，它的每一行有且只有一個元素為1，每一列也有且只有一個元素為1。模型目標函數中第一項C矩陣稱為效率矩陣，cij=pj?di表示把車輛j 分派給任務i的總成本。此時的車輛分派問題既是0-1規劃問題，又是產銷量均為1的運輸問題，可以運用匈牙利算法進行求解。

算法求解步驟

1）建立現有車輛情況表，將車輛服務的任務級別與車輛型號對應起來，明確每種型號車輛可供分配的數量；

2）根據用車申請，建立用車申請表，包括用車單位、用車人員、任務描述、出發地點、到達地點、開始時間等；

3）根據用車人員的級別和任務的重要性，確定任務級別，建立任務級別表；

4）將較低級別的任務合并，使每個任務級別的任務數量和對應的車輛數量一致；

5）應用匈牙利算法，為合并后的任務指派對應級別的車輛，目標使用車成本最小化，得到車輛的最終分配方案。

（二）基于貪婪算法的雙隊列座位排序的設計

在大型公關活動中，各種會議以及宴會是其重要的組成部分，為參與活動的嘉賓分配座位是一項費時費力的工作。傳統的人工分配排序方法，當人數較多以及人員臨時變動時，分配座位的時間成本將大幅增加。如何提高座位的分配效率，減少時間成本，同時使座位的分配更加合理和符合實際，是本文研究的一個重要組成部分。

貪婪算法

貪婪算法（greedy algorithm）是對某些求最優解問題采用逐步構造最優解的一種方法。貪婪算法采用自上向下、逐步迭代的方法做出系列的貪婪選擇。做出貪婪決策的依據稱為貪婪準則（greedy criterion）。

雙隊列排序算法的提出

雙隊列排序算法，是本文提出的一種比較實際可行的方法。考慮到在大型公關活動中，座位的分配，一般根據參與者的級別，可能來自不同的組織，如政府，企業，軍隊等等，活動的組織方，總會根據一定的對應規則，來劃分相應的級別。同樣，對于活動的座位，也應根據位置規則，劃分不同的等級，典型的就是中心級別高，邊緣級別低，前排級別高，后排級別低。這樣，可以有效地解決滿意度cij不易于量化的問題，只要級別高的人，分配的座位位置級別優于級別低的人分配的座位級別，便認為分配座位是合理的。

假設在某項需要分配座位的公關活動中，總的參與人數為N，依次隨機編號為i(i=1,2,3...N)，,而總共有M張桌子,編號為j(j=1,2,3...M)，每張桌子有W個座位，按照級別從高到低，與會人員有n個級別，但人員分組為 m個,每個組里人數為mi,同樣座位區域劃分為m個，每個區域的座位總數是mi。模型描述為:

其中，Xij表示編號為第i 個人與編號為第j個人的座位的級別衡量，如果第i個人的級別比第j個人的高，而且座位級別也高，Xij=1；如果第i 個人與第j個人同級別，而且座位級別不低于第j個人的座位級別，Xij=0；如果第i 個人的級別比第j 個人的高，但座位級別低于第j 個人的座位級別Xij=-1。

雙隊列座位分配算法如下：

1）配座位布局，先按照區域劃分為n部分，按照區域位置的重要程度，如中心輻射型、前重后輕型等等，或者幾種類型結合分割區域。

2）對與會人員進行分類，按照黨、政、軍進行第一次劃分，再按照每個團體中的級別，進行團體劃分。

3）按規則將n個區域中的座位進行排序，即對每個區域中的座位，按照位置重要性進行排序，排序繼續遵循模糊原則，不具體確定每個座位的順序，而進行按組劃分。

4）根據上述分組，進行人員小組與座位小組的匹配。人員的每個小組只確定在那個區域，具體的座位與人的一一映射先不進行。

5）根據會議的形式不同，如果需要各個組之間交叉結合，在分配區域的過程中注意，不同團體之間的排序和相互穿插。如各個人員m個組之間需要有一定的明顯區別，則需要在人員大團體座位區域分配在一起。

6）匹配座位排序和人員排序，即將m組座位和m組人員實現一一映射。完成第一次座位分配。在此過程中，遵循級別原則。

7）根據步驟5和步驟6，將新排序的人員順序表和座位排序表匹配映射，完成座位第二次分配。

8）根據其他個性化規則，或者人為原因進行微調，進行第三次座位分配。

9）重復步驟5、步驟6和步驟7，直至座位分配不再變動，滿意度達到要求為止。

四、實施效果

大型公關活動平臺集活動流程、先進管理思想、協同辦公、資源保障為一體；統籌安排各類資源，提高資源的有效使用率；增強信息的處理能力，更進一步提高大型活動組織的效率和質量。

（一）掌控信息，準確進行決策支持

大型公關活動平臺的數據庫完整地記錄了整個活動所有日程安排、活動手冊、應急預案、常見問答及其嘉賓的基本信息、參會信息、交通信息，住宿安排信息、車輛安排信息、餐飲安排信息、票證分配及制作信息等，系統能快捷、方便地獲取各種統計分析結果，為活動組織者提供各類活動要素的決策支持。

（二）優化資源配置，節約成本

大型公關活動平臺是管理技術與信息技術的完美融合，在消化吸收先進的組織活動過程管理理念的基礎上，能夠為企業帶來先進的活動過程管理思想及方法，使其成為組織活動過程信息化、職業化的管理平臺。

（三）全面實現信息化，改善管理方式

大型公關活動平臺是基于先進管理理念的協同解決方案的實現，這套解決方案的實施和應用將徹底改變原有的“純手工管理公關活動或會議”的格局。

（四）提升公關活動管理的專業程度

大型公關活動中需要專業的組織管理團隊。在管理過程中，大型公關活動平臺為核心，明確各部門、小組和個人的崗位與職責，實現高效順暢的協作。

五、研究創新

（一）轉變工作方式提升大型活動組織效果

組織大型公關活動，短時間內組織大量的人員參與大量的活動，需要使用和消耗大量的資源，同時產生大量的信息。以協同管理平臺為核心，能夠真正實現大型活動協同工作無邊界信息流，并提高了業務處理能力，實現了公關活動組織過程的高效化和智能化，最大限度的提升客戶價值和企業核心競爭力。

（二）基于協同平臺提升信息交流機制

在大型公關活動中，信息的交流溝通是十分關鍵的。本系統基于協同平臺的信息交流機制，充分利用移動通信、移動互聯網技術，由數據庫和網絡支持實現的即時通信，不僅實現了數據交流的標準化，而且簡化了信息交流的機制，能支持更多的人員同時進行信息交互。

（三）基于協同管理機制優化工作流程

大型公關活動中的每項工作都存在既定的流程，需要多人的參與和配合，需要按照流程進行協同。這種協同應面向整個活動過程進行管理，提供對活動的各個業務環節進行工作流整合的方案。利用信息流將企業的人、財、物與業務流程進行充分的協同集成，當企業由于某個目標觸發一個應用的時候，相關的資源可以隨之被調動并被自動加入統一管理和協同工作的環境中，從而進行緊密的協調和運作。

（四）基于先進算法提高資源利用率

通過對大型公關活動中車輛分派策略和算法的分析和設計，建立了運力不足情況下大型公關活動車輛分派模型，針對這個模型，采用改進的匈牙利算法進行求解，通過對有限資源的最大化開發利用，提高了組織的工作效率與滿意度。

基于貪婪算法，用優化的算法來解決大型公關活動中的座位分配問題，能夠獲得座位排序問題最優解的很好近似，得出了大型公關活動中座位分配問題的一個很好的解決方案。

作者單位：金航數碼科技有限責任公司綜合管理業務部