基層單位干部人事檔案管理現狀分析

摘 要：本文以江蘇省泰興市干部人事檔案管理工作為例探討基層單位在干部人事檔案管理中存在的問題、分析其成因以及如何改進并合理管理使用干部人事檔案，力求更好地為干部工作提供更為全面、準確的服務。

關鍵詞：基層單位、干部人事檔案；存在問題；對策

干部人事檔案管理工作是一項政策性、專業性、服務性很強的工作，是組織人事工作的重要組成部分。是組織對個人培養、使用、提升、晉級的重要依據。加強干部人事檔案管理，提高利用率，對加強單位人才隊伍建設，促進各項工作的順利開展有著重要意義。筆者經過近年來開展的干部人事檔案達標升級和干部人事檔案專項審核工作發現基層單位的干部人事檔案工作存一些比較突出的問題，應當引起足夠重視。

1 干部人事檔案管理存在的問題

1.檔案管理人員配備不足，人員素質參差不齊。基層單位受人員編制影響，很少有專職的干部人事檔案管理人員，都是“半路出家”、“現學現賣”的兼職檔案管理員。只能依靠上級業務部門的簡短培訓和自己在檔案管理工作中的摸索來慢慢積累檔案管理工作的專業知識。同時他們往往身兼數職，工作任務較重，無法一門心思搞好檔案管理工作。江蘇省泰興市擔負干部人事檔案管理任務的單位有70多家，除組織部、人社局、公安局和教育局及部分鄉鎮外極少有單位配備了專職的干部人事檔案管理員，干部人事檔案管理工作普遍由組織人事干部兼任，檔案管理的專業化程度不足，管理規范程度較低。

2.干部人事檔案的管理手段落后，檔案管理效率低下。基層單位人事檔案的管理手段較為原始粗放，以傳統介質、手工勞動為主，重復性勞動較多。極少數部門已在探索使用人事檔案管理軟件，但由于管理人員變動大，要求錄入內容多，且操作復雜，導致檔案管理信息化嚴重滯后，影響檔案管理工作效率的提高。從泰興市來看，除組織部和人社局在日常工作中采用了干部人事檔案信息管理系統基本實現了信息化外，其他單位基本上還處于手工操作，有的單位雖然購買了軟件但是使用率極低，這既不利于檔案的保管，又降低了工作效率。

3.檔案材料收集不全，真實性存疑。一方面，以前基層干部人事檔案材料收集中涉及的個人的思想品質、家庭背景、社會關系等方面的內容較多。涉及工作能力、專業特長的方面較少。重學歷、輕能力，重歷史、輕現實現象嚴重。導致檔案材料收集不全、新材料補充不及時的問題十分突出。另一方面部分基層單位檔案材料缺乏真實性。由于歷史原因，部分干部的人事檔案殘缺不全，往往在出生年月、參加工作時間、入黨時間、歷史結論上存在差錯，甚至于出現了嚴重的干部人事檔案造假現象。由于管理原因，私自更改出生年月、參加工作時間；編造假學歷、購買假文憑等等在之前管理松散時經常發生。 泰興市2013年開始開展干部人事檔案達標升級和專項審核工作，在組織人事部門的努力下，基本堵住了漏洞，大部分錯誤得到了糾正，但仍然有遺漏之處。

4.對干部人事檔案的管理不規范。雖然各基層單位都制定了《干部人事檔案管理工作制度》，但是由于管理水平及工作監督方面做的不到位導致無論是在干部人事檔案材料收集，材料鑒別、歸檔，還是在干部人事檔案查（借）閱，轉遞制度、保管、保密等方面執行的不夠嚴格，存在許多漏洞。

2 造成這些問題的原因分析

1.單位對檔案管理的重視程度不夠。部分單位領導對檔案工作的理解還停留在安全、保密、會分類、會鑒別即可的認識，使之處于說起來重要，用起來需要，忙起來不要的地位。

2.單位檔案管理人員專業素質有待加強。由于種種原因，檔案人員有“三多”：一是不是專業檔案管理出生的多，專業知識不夠扎實；二是兼職的多，有的兼的職還很多，無形中分散了精力；三是沒有參加過專業培訓的多，業務上往往是師傅帶徒弟，難以發展與創新。

3.單位檔案管理制度的執行有待進一步提升。從收集制度看，渠道不夠暢通，材料歸檔時有拖沓，有些甚至無法彌補；從鑒別制度看，內容不夠細致，有些材料如文憑有效性的認定，制度往往滯后于現實或者問題不突出就沒有專門制度；從管理制度上看，要求與實際情況有一定脫節。這些都需要在今后檔案管理上認真研究并切實加以解決。

3 解決問題的對策

1. 加強隊伍建設，提高人員素質。一是把好入口關。選配那些黨性強、作風正、有強烈的事業心和責任心，忠于職守、嚴守機密、甘于寂寞、不計名利、勤懇工作的同志從事人事檔案工作。二是定期進行業務培訓。上級業務主管部門應定期舉辦相關知識培訓班，組織檔案管理人員學習上級文件，了解業務知識，交流工作經驗和心得，以適應形勢發展的要求。三是鼓勵檔案管理人員加強進修學習，提高專業素質，解決“半路出家”、專業性不強的問題。四是可以適當傾斜政策，保證檔案管理人員合理的待遇，以吸引人才、留住人才、用好人才，使干部人事檔案管理工作更加科學、規范，最大限度地發揮干部人事檔案在黨的建設、發展經濟和干部管理工作中的作用。

2.加強對人事檔案工作的督查指導。各單位分管領導要加強對人事檔案工作的領導，切實把它列入議事日程，擺上重要位置，經常檢查人事檔案管理人員的工作，根據其工作實績及時提出表揚、批評與建議，反饋群眾的意見和要求。上級業務部門要因地制宜地對檔案管理人員加強培訓，采取“走出去、請進來”的方式，組織他們到檔案管理先進單位參觀學習，采取集中授課、座談交流、一對一輔導等方式，手把手地進行傳、幫、帶，幫助他們提高業務水平。

3.加強干部人事檔案材料的收集、審查鑒別，確保干部人事檔案的完整、真實。一方面要完善各種規章制度。讓操作人員有章可循規范操作，按制度辦事。 建立檔案管理簿冊，及接收干部人事檔案材料登記簿、轉出干部人事檔案材料登記簿、銷毀干部人事檔案材料登記簿、復制干部檔案材料登記簿、缺少干部人事檔案材料登記簿。進一步完善干部人事檔案材料收集的各項規章制度。另一方面要廣泛收集材料。屬于干部檔案的材料必須及時送交檔案室。對干部工資改革、職稱評定、干部任免、離退休、干部獎懲、組織考核、民主評議等工作中形成的材料，要求及時遞送檔案室，做到全面、具體、及時、完整無誤。同時要加強干部人事檔案材料的審查鑒別，確保干部人事檔案的真實性。檔案人員平時要多注意業務學習，不斷提高自己的鑒別能力對收集來的材料要認真校對、審核，把真實可靠的材料收入干部檔案。要有高度的事業心，強烈的責任感，嚴肅工作紀律，在鑒別過程中要能明辨是非，要善于通過對比、分析、校對、核實，去偽存真、去粗存精，堅決把那些虛假的材料拒之門外，努力維護干部人事檔案的真實性、完整性。

4.逐步實現干部人事檔案管理信息化，提高干部人事檔案管理工作效率。社會不斷進步，人事檔案管理工作也要與時俱進、實現科學發展。這需要基層檔案管理部門不斷學習掌握現代檔案管理理論，對人事檔案實行動態化管理和維護，建立數字檔案和多媒體檔案，通過現代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統，大大提高檔案管理工作的效率。

新時期加強干部人事檔案的管理與利用是一項長期、復雜而重要的基礎性工作，它是一項老課題但是需要新方法，所以就更需要創新工作思路，不斷提高檔案工作的質量，從而推進基層干部人事檔案管理改革，管理好、利用好干部人事檔案，不斷開創人事檔案管理工作的新局面，促進人才資源開發和促進和諧社會建設的全面發展。

作者簡介

黃威（1988-），男，漢族，湖北安陸，本科，助理館員，泰興市衛生人才服務中心。endprint