高校畢業生檔案轉遞工作探析

摘 要：高校畢業生檔案轉遞方式由原來的機要轉遞改變為EMS標準快遞，EMS標準快遞給高校畢業生檔案管理工作帶來了豐富的變化，同時也提出了許多新的挑戰，高校檔案管理部門應積極應對這一轉變過程，不斷提升畢業生檔案管理服務水平。

關鍵詞：畢業生檔案；檔案轉遞；檔案寄送；轉遞方式

高校畢業生檔案轉遞方式自2015年開始由中國郵政機要通信機構轉變為經EMS標準快遞的方式進行轉遞。經過三年的高校畢業生檔案轉遞實踐，從變化最初帶來的緊張忙碌，到現在的平和穩定，EMS標準快遞給高校畢業生檔案轉遞工作帶來了豐富的變格與影響。

1 EMS給高校畢業生檔案轉遞工作帶來的積極變化

原來通過機要局轉遞畢業生檔案的程序復雜，速度慢，耗費時間長，一般需要兩周左右，畢業寄送高峰期有時超過一個月，畢業生普遍反映檔案寄送效率低，有時候甚至會影響學生去單位正常報到注冊。改用EMS標準快遞寄送高校畢業生檔案后，這一情況大有改觀。對于寄送方，工作方式由機要寄送時的在固定時間專人去機要局寄送，改變為郵政快遞員根據高校需求提供上門取件服務。對于學生，原來的機要寄送方式無法查詢寄送進度；如今，可以根據快遞單號在線查詢物流信息，隨時掌握檔案的在途信息和派送進度。對于接收方，也不需要再像過去一樣去層層簽領機要檔案了，派件員直接會把檔案派送至檔案的接收單位，工作人員直接辦理快件簽收手續即可。由此可見，通過EMS標準快遞轉遞檔案的方式，使得整個檔案轉遞工作流程變得更加方便、快捷、透明，極大地提高了畢業生檔案轉遞工作效率。

2 通過EMS寄送高校畢業生檔案存在的問題

1.需要全面適應新的轉遞方式。高校畢業生檔案轉遞工作一直以機要轉遞的方式進行，無論從規章制度，還是工作流程，過去的老的方法已經不再適合新的工作方式了，都需要全面向EMS寄送的方式轉變。兩種不同的寄送方式轉換的過程中，必然存在著老規矩不能適用于新事物的問題。工作人員在處理業務過程中，工作經驗明顯不足，需要時間去適應EMS寄送的流程，需要不斷完善EMS寄送的規章制度。

2.EMS有著傳統快遞業的弊病。盡管EMS有著服務范圍廣、寄送速度快等優點，但是其同樣有著整個快遞行業的弊病。一些快遞員沒能按照公司的規范化流程操作，分揀、運輸過程中簡單粗暴，造成快件的損壞；防火防盜等安全措施不完善，導致快件發生意外或丟失；代簽、代放、簽收不規范等現象時有發生，導致各種各樣的扯皮問題突出。而高校畢業生檔案不同于普通的快遞物品，一旦造成檔案的損壞或者丟失，檔案的內容是無法完全復制和恢復的，也是無法具體預估其價值的，將會對學生的未來產生巨大的影響。而EMS按照普通快件丟失賠償標準，最高不超過郵費價格的三倍。因此，傳統快遞業運營過程中的一些弊病嚴重影響了高校畢業生檔案寄送工作的質量。

3.社會整體檔案意識薄弱。無論是畢業生還是檔案接收單位，在處理畢業生檔案工作過程中都存在著檔案意識薄弱的問題。由于檔案意識的欠缺，畢業生在離校時沒有意識到檔案對其自身發展的重要性，填寫檔案寄送信息不完整，導致檔案無法送達被退回；不了解就業單位是否有接收檔案權限，以為找到就業單位就可以把檔案寄送至就業單位；也不關心檔案是否確認被單位接收；還有選擇自帶檔案的，單位不接收檔案，也沒有存放在人才服務中心，最終導致需要檔案時卻發現檔案不知所蹤。用人單位檔案管理制度缺失，導致在接收、管理檔案過程中操作不規范。EMS在投遞檔案過程中，他人代簽、門衛代收、放置在傳達室等現象普遍存在。甚至有用人單位在收到快件后直接拆封，結果開封發現是畢業生檔案后，才意識到自身并無檔案保管權限的越權拆封現象。社會整體檔案意識薄弱不僅給畢業生和用人單位帶來許多不便，同時也給高校畢業生檔案轉遞工作帶來諸多問題。

3 提升高校畢業生檔案轉遞工作水平的建議

1.及時調整管理辦法，完善畢業生檔案管理制度。

合適的管理制度和管理辦法，是保障工作順利開展的重要依據。高校應根據畢業生檔案轉遞實際情況，制定利用EMS進行學生檔案轉遞工作的規章制度，明確EMS轉遞檔案的工作細則、流程、責任，如明確與郵局的移交手續、學生自取的手續、轉遞適用范圍等。細化的、完善的畢業生檔案轉遞制度是檔案員開展工作的準則，可以更好地保障該工作的順利開展。

2.做好檔案的宣傳教育工作，提高畢業生檔案意識。

目前，大學生在校時對檔案的認知始終停留在“不了解、不關心、不在意”的狀態；離校時，部分畢業生對自己的檔案的去向也顯現出毫不關心的狀態，給高校畢業生檔案轉遞工作帶來了諸多的困難。高校應充分利用學生在校期間的各個時間段，通過新生入學教育、課堂教學、就業指導等環節，向學生介紹檔案的基本知識，包括學生檔案材料內容、學生檔案材料填寫要求、學生檔案價值、學 生檔案轉遞流程、學生檔案轉遞注意事項等內容，以增進學生對檔案知識的了解。可以在6.9國際檔案日期間，通過體驗檔案工作、組織廣場活動、發放宣傳資料、張貼宣傳海報、舉辦檔案展覽和講座等多種形式，充分發揮大眾傳媒特別是網絡、微博、微信等新媒體的優勢，提升宣傳活動的針對性和實效性，吸引更多學生關注檔案、走近檔案，幫助學生認識檔案價值、增強檔案意識，關心自身檔案的良好氛圍。只有讓學生能夠充分認識到檔案對其未來人生旅程的重要性，不斷提高學生的檔案意識，才能有效地促進高校畢業生檔案管理工作，給高校畢業生檔案轉遞工作帶來便利。

3.規范畢業生檔案轉遞過程，確保畢業生檔案安全。

畢業學生檔案整理完畢后，應及時與EMS工作人員取得聯系，約定時間，現場交接。必須經過登記備案，規范密封，雙方審核無誤后簽訂檔案交接單。嚴格落實“責任到人”的管理制度，確保畢業生檔案在交接過程中不出現紕漏，爭取做到萬無一失。同時，還要要不斷加強與EMS方面的溝通，督促對方不斷提高服務水平，能夠通過專用信封、郵袋和交接袋等提高大學生檔案的辨識度，最好用寄高考錄取通知書的方式專人投遞，嚴格執行收件人本人簽收的規定，確保畢業生檔案寄送安全。建立完善的畢業生檔案查詢系統，及時上傳檔案快件單號，方便畢業生查詢寄送進度。做好檔案接收回執管理工作，及時更新畢業生檔案接收情況統計，能夠為畢業生提供方便、快捷的查詢服務。

4 結語

提高高校畢業生檔案轉遞水平需要根據社會經濟的發展變化，結合高校檔案管理的實際情況，同時考慮學生就業工作的需要，通過不斷加強管理，改進工作流程，創新服務，從而促進高校畢業生檔案轉遞工作不斷向前發展。

參考文獻

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作者簡介

胡沈，男，漢族，西安交通大學城市學院。endprint