醫院檔案管理工作規范化管理路徑的實踐探索

李金波+郭棟

摘 要：隨醫療事業的不斷發展和醫療改革的不斷推進，醫院檔案作為一種較為特殊的信息資源，其不僅記錄了醫院的重大事件，還存儲了醫院的醫療科技成果。與此同時，現代醫院在與多類型單位合作的過程中，還會形成不同類別的檔案，如與法律部門合作開展醫療法檢活動時產生案件檔案、訴訟檔案，與防疫部門合作會產生病歷檔案、防疫檔案等等。然而，目前我國醫院檔案管理工作卻一直處于被忽視的地位?；诖耍疚脑诟攀鲠t院檔案管理工作的基礎上，從醫院檔案管理制度、信息化建設、管理人員專業素質以及檔案管理方式四個方面著手，研究其中存在的問題，并提出了與之相應的對策，以希望為最大限度提升我國醫院檔案管理工作的服務效能，更好地促進醫院的建設和發展提供規范化管理新思路。

關鍵詞：醫院檔案管理；規范化；管理路徑

醫院檔案作為我國信息資源和各醫院整個醫院管理的重要組成部分，隸屬于比較特殊的信息資源，主要包括文件、音像、圖表、以及磁盤等等，其不僅具有憑證作用，為臨床研究提供線索和依據，還具有參考價值，為提高醫療科技，推進教學改革，以及促進醫學可持續發展提供重要的參考價值[1]。然而，在新醫改政策背景下，我國的醫療衛生事業雖然取得了不斷的進步和發展，但在檔案管理方面還處于初級階段。與此同時，我國醫院檔案的種類也是非常繁雜的，不僅包括與不同單位合作而產生的醫院檔案，還包括本身所應具有的檔案。由此可見，建立并健全一套行之有效且較為科學和規范的醫院檔案管理體系的重要性。鑒于此，本文主要從以下三方面展開了論述。

1 醫院檔案管理概述

檔案工作以延長檔案使用壽命為基本內容，以最大限度開發檔案信息資源為關鍵，以服務社會現代化為根本目的。由此可見，檔案工作的重要使命和價值。胡錦濤同志更是從黨和國家事業發展的高度對其給予了高度的肯定。檔案工作可以真實記錄人類的實際活動，還可以為人們認識規律、把我規律提供依據，是黨和國家事業發展的重要組成部分[2]。醫院檔案管理作為檔案工作的一部分，其價值和意義更是不言而喻的。目前，我國醫院檔案主要包括人事檔案、病歷檔案、以及文書檔案[3]。在實際的醫院檔案管理工作中，各醫院所采用的管理方式主要是分而治之，多部門管理模式，即人事檔案由人力資源管理部門負責，病歷檔案由醫務處病案室負責，影像圖文檔案由各醫技科室負責，而文書檔案由檔案室負責[4]。然而，現今醫院由于與社會各部門多方合作，醫院檔案就不僅僅限于這三類，還存在與法律部門合作開展醫療法檢活動時產生案件檔案和訴訟檔案，以及與防疫部門合作產生的病歷檔案、防疫檔案等等[5]。由此可見，采用傳統的醫院檔案管理方式已經無法適應時代的發展，滿足醫院的實際需求。因此，針對目前我國醫院檔案管理的現狀，基于問題的角度，探討醫院檔案管理工作規范化的管理路徑具有非常重要的實踐價值和意義。

2 醫院檔案管理工作規范化管理存在的問題

2.1 醫院檔案管理體制不健全

現階段，我國醫院管理制度還存在一定的問題，主要變現為醫院檔案管理制度不完善，管理人員的責權不明確，以及管理結構設置雜亂等等。例如，在實際的醫院檔案管理工作中，檔案管理所涉及的使用科室、職能科室、以及檔案室在責權和分工方面沒有清晰的劃分。同時，各部門在協調檔案管理工作的過程中，其工作協調性差，進而導致各部門、各科室的只能沒有得到有效的發揮。另外，由于工作模式以及管理缺乏統一的標準，進而導致管理混亂。與此同時，在管理的過程中，各部門僅對自己部門的檔案進行管理，且僅對一些重要的檔案進行管理，進而導致各部門缺乏有效的溝通和協調，導致檔案信息資源浪費，阻礙醫院發展。

2.2 檔案管理信息化建設不完善

醫院檔案管理信息化主要是指在醫院檔案管理工作中，以計算機技術、信息技術、以及網絡技術為基礎，對檔案信息資源進行處理、管理以及開發等，進而促進其服務社會，實現社會價值的目的[6]。然而，鑒于目前我國醫院檔案管理內容繁雜，且權責不明，進而增加了我國醫院檔案管理信息化建設的難度。其中，信息化建設的標準體系滯后就是最重要的一個原因。各醫院在推進檔案管理工作的進程中，由于所應用的檔案管理軟件和管理信息的多樣化，導致各軟件系統之間兼容性較低，進而各醫院的內部，在管理檔案時，較為獨立，進而導致檔案資源不具有共享的功用。例如，人事檔案的管理主要應用的是人事檔案管理系統，而醫療業務檔案的管理又有獨立的醫療業務系統。這就導致信息查詢和使用的不方便。

2.3 檔案管理人員專業素質較低

一直以來，各醫院主要是以醫療技術人員為主，所以其在數量上和質量上均具有較高的水平和專業素質。然而，醫院檔案管理人員卻恰好相反，不僅數量上缺少，在專業素質上更是欠缺。目前，各醫院檔案管理人員主要是以邊學邊用的方式展開工作的。與此同時，鑒于醫院各項工作的繁重，所以，導致現有的檔案管理人員更是缺乏機會和時間來提高自身的檔案管理專業素質。另外，醫院對于檔案管理工作缺乏重視也是導致相關管理人員忽視該項工作的一個重要原因。例如，忽視對檔案管理人員檔案知識的培訓，也不注重檔案管理人員的進修學習等等。

2.4 醫院檔案管理方式不恰當

目前，我國醫院檔案管理方式主要采用的是分而治之，多部門管理模式，這在一定程度就導致醫院檔案管理工作的完整性和連貫性欠缺，進而無法進一步挖掘檔案管理工作中的有效信息，無法促進其為社會服務，更無法實現其社會價值。另外，在醫院檔案管理方面，各醫院更多地是將主要關注點放在了“管”上面，進而導致醫院檔案管理的 “用”無法得到有效的挖掘和開發。也就是說，醫院檔案管理工作近注重檔案的收集、整理、以及保管，而并不注重檔案信息資源的開發和利用，尤其是一些對于科研、教學等具有重要影響的檔案并沒有發揮其所應具有的價值。

3 醫院檔案管理工作規范化管理的幾點思路

3.1 健全醫院檔案管理體制endprint

醫院檔案管理體制作為開展檔案管理工作的重要保障之一，其對于檔案管理工作規范化具有重要的影響。因此，為健全醫院檔案管理體制，應從以下幾點著手：第一，各醫院從自身的實際情況出發，以檔案法等相關文件中的規定為依據，制定適合的檔案管理制度，并對其具體細節、責權以及分工等進行明文的規定，以為實際開展檔案管理工作規范化提供參考標準；例如，各醫院成立專門的檔案管理小組，負責收集各科室在檔案管理方面存在的問題以及建議，然后檔案管理小組根據實際情況進行總結和歸納，進而制定適合自己醫院的管理制度。第二，建立檔案管理監督制度，確保檔案管理制度的落實；第三，建立檔案保管、利用等制度，對檔案的保管和使用期限進行規定。

3.2 完善檔案管理信息化建設

隨著醫療技術和醫療水平的不斷發展，醫院檔案信息化也逐漸成為必然的發展趨勢。由此可見，醫院檔案管理工作規范化增強檔案信息化建設必將是關鍵的一環。因此，完善醫院檔案管理信息化建設，具體來說，應做到以下兩點：第一，實現醫院檔案管理網絡化，如文書檔案管理網絡化等。例如，病歷檔案網絡化的建立，應以借助電子化檔案管理平臺，建立“一站式”服務體系，不僅實現了檢索的快捷和方便，還實現了檔案資源的共享。第二，引進現代化的管理技術，增強其信息化管理的水平和質量。例如，醫院檔案管理部門從實際情況出發，建立局域網。進而將文書、人事、以及設備等等，將其擴展為整個醫院的檔案信息中心，并在中心網絡平臺上編制與其相配套的自動化辦公軟件，且從實際出發，減少冗余系統，增加需要構建的系統，以實現檔案管理信息化。

3.3 提高檔案管理人員的專業素質

醫院檔案管理人員的專業素質對于檔案管理工作規范化具有至關重要的影響。因此，為進一步提高我國醫院檔案管理人員的專業素質，應主要從以下幾方面著手：第一，增強醫院領導及相關人員的檔案管理意識。例如，各醫院檔案管理主要負責部門和負責人將檔案管理的重要性進行大力的宣傳，以促使其將檔案管理工作提升議事日程。第二，醫院內部展開培訓或邀請轉接進行講座及現場指導，以提高檔案管理人員的專業水平和素質；第三，引進專業的檔案管理人才，作為兼職檔案管理人員，以充實現有的檔案信息管理隊伍；最后，個醫院應將檔案管理人才培養納入醫院人才培養計劃之中，通過進修學習等方式，建立醫院檔案管理人才梯隊，從整體上提高醫院檔案管理人才隊伍的專業素質。

3.4 創新醫院檔案管理方式

檔案管理方式的創新和完善對于規范醫院檔案管理工作具有重要的意義，因而應主要從以下幾方面進行：第一，創新管理模式，形成統一管理、分級負責的管理方式，即形成由分管領導監督，院辦主任負責，各科室負責人組成的三級管理模式，以為實現檔案管理的社會價值提供管理保障；第二，醫院檔案管理部門從思想上樹立服務意識，進而將關注點更多滴放在醫院檔案管理工作的開發和利用上。例如，積極參與各種編研活動，進而促使檔案管理與教學以及科研等部門的結合，如大事記匯編、醫療信息匯編、以及基礎數字匯編等等。

結束語：綜上所述，醫院檔案作為醫院的重要財富，在新醫改政策背景下，加強醫院檔案管理工作規范化管理已經成為時代發展的必然需求和趨勢。通過本文的研究發現，醫院檔案管理工作規范化管理應健全醫院檔案管理體制，完善檔案管理信息化建設，提高檔案管理人員的專業素質，并創新醫院檔案管理方式，才能促使醫院檔案管理規范化。盡管目前我國醫院檔案管理工作在開展的過程中，仍舊存在檔案管理意識薄弱，管理制度不健全、管理方式重管輕用等問題，因此，未來還需從這幾方面加大醫院檔案管理的力度和強度，進而促進醫院檔案管理進一步規范化，提升醫院檔案管理信息利用率。

參考文獻

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[2]張明章，張凡，劉浩然.醫院檔案管理中信息保密技術初探[J].辦公室業務，2017，34（05）：62.

[3]張喜英.信息化背景下醫院檔案管理的現狀與對策探究[J].辦公室業務，2017，23（11）：64.

[4]葉敬連.關于信息化建設下醫院檔案管理的幾點思考[J].科技經濟導刊，2017，19（08）：223+222.

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[6]官瑞霞，李冬盎.新醫改下醫院檔案管理存在的問題和解決方法[J].中國衛生產業，2017，14（05）：132-133.endprint