史志檔案信息管理系統建設淺談

周磊

摘 要：在信息技術逐漸應用和發展下，史志檔案信息資料的科學管理，能保證其使用效率的提升。所以，為其構建管理系統，能保證史志檔案信息的充分發揮，也能增強其整體價值。

關鍵詞：史志；檔案信息；管理系統；建設

在我國社會不斷進步和發展下，史志檔案更為重要。由于史志檔案數量逐漸增多，所以，要對其積極管理，促使其價值的實現。管理工作中，相關部門不僅要更為重視，還要加強工作建設，保證在對史志檔案進行保護的同時，實現充分利用。

1 史志檔案信息檢索系統

在對史志檔案的目錄信息檢測系統進行建設期間，能對數據庫存儲以及各個數據進行整理，也能保證檢索速度的穩定提升。在系統中，可以為其提供一些內容，保證在查詢和檢索史志檔案的時候，能為其提供方便，提升整體的發展速度。

第一，保證數據庫和數據管理工作具備更強的開放性特征。在信息檢索系統中，可以為其增加、刪除或者修改數據，保證其存在的所有檔案類型都能滿足一定需求，這樣在整體上才能對史志檔案信息實現更為有效地管理工作。同時，在進行數據刪除、增加以及修改等工作中，所有的操作工作也更簡單，在多個發展功能上，能促使信息數據的有效輸入[1]。比如：在系統中進行重復、編碼、通改等工作。

第二，在對檔案進行查詢期間，能促進準確性和全面性的優化獲取。基于目錄信息檢索系統的利用，能將一些關鍵詞匯充分應用其中，也能得到更為有效、更合理的查詢結果。同時，在實際查詢期間，基于拼音首字的查詢，也能對重音字問題進行有效解決。該系統的使用，也能發揮良好的樹型查詢服務工作，基于自上而下的工作原則，對各個層次進行劃分，不僅能更準確的對檔案信息進行識別，也能滿足檔案人員的實際檢索需要。不僅如此，系統的使用，還能促進自動漫游檢索功能的充分發揮，在數據庫中，不僅能對其自動查找，也能將其產生的查找結果充分顯示出來，從而在最大程度上達到查詢時間的節約目的。

第三，系統還具備一定的系統編目能力。在對系統進行使用期間，能自動生成，也能手工對報表進行設計，保證所有報表，各個類型的檔案都能滿足一定要求。在對系統實際使用期間，檔案人員可以根據檔案目錄表格，對其進行設計與修改，促進檔案目錄結構的完善性，這樣不僅能確保系統的靈活使用，也能在最大程度上提升整體的工作效率[2]。

第四，保證系統使用期間，能對檔案進行合理統計。基于對計算機技術的使用，能更快速、更方便的對檔案實際使用情況進行分析和統計。在對檔案信息進行統計期間，能在整體上針對所有檔案的類別，分析其中的具體情況，保證能為其做出報表，以使檔案管理人員在實際工作中，能根據這些情況對其做出更為合理的決策。同時，在實際工作中，還需要基于對軟件的應用，對其統計，促使其使用期間更靈活、更方便。針對軟件的應用，也能將統計項目進行記錄，通過計算機進行操作與統計，以維護報表信息的完整性。

第五，系統在使用期間，也能將其存在的關鍵詞自動標引。在文件標題內，能自動將關鍵詞進行提取，也能針對這些關鍵詞實現更為有效的檢索工作，促使其各個詞組在計算機中充分展現出來，這樣不僅降低人工標引行為，也能達到節約時間的作用[3]。

2 史志檔案信息全文數字化發展

為了實現史志檔案管理工作的數字化發展，主要是在全部儲存的檔案資料中，將其滲透到史志檔案信息管理工作中，保證能基于目錄實現更為有效的管理。在所有目錄中，其存在的信息表現為多個方面，如：全文信息、圖形信息等。在對其積極管理過程中，其中的目錄可以為檢索窗口，以實現所有史志檔案信息的檢索工作。

第一，能實現檔案的數字化發展。當史志檔案載體為紙張的時候，需要對其載體進行轉換，并使用硬盤、光盤對其儲存，實現數字化發展。數字化一般都是基于鍵盤對其錄入，但也面對較大限制，不僅無法保證錄入效率，也無法將原始信息充分保存。所以，可以滲透掃描儀，保證在提升輸入效率基礎上，維護史志檔案信息的完整性[4]。

第二，圖像壓縮。在計算機內，基于標準碼形成文字，能降低儲存空間。但是，圖像文件具備較大儲存空間。所以，要對其進行壓縮。當將圖像壓縮后，基于一定比例對其瀏覽，也能對其進行放大、縮小等。基于使用者的自身需求，保證信息使用的更靈活。

第三，圖像管理。一般情況下，對圖像學進行儲存，是對其進行壓縮，保證能形成文件，基于對文件名字的查詢來獲取。在以后使用期間，只有在光盤或者硬盤中對其檢索就能得到。但是，該方法需要對所有圖像文件名字進行編輯，在整體上面對較大復雜性，無法保證查詢速度。所以，可以為其構建一個文件，保證能確定出每個文件的具體位置[5]。

第四，實現史志檔案的數據庫管理，當史志檔案數字化發展后，如果使用光盤、硬盤分開儲存，將無法保證利用效率的提升。所以，要對數據庫進行管理，保證能促進后期的瀏覽和統計工作。

第五，光盤刻錄。因為在光盤中，圖像文件將占有較大空間。在計算機中，將儲存數據庫、程序等各個文件，當對其進行輸出和查詢的時候，會使用到計算機、光盤等。當使用史志檔案信息管理系統期間，能將所有的圖像文件刻錄在一個光盤上，也能實現數據文件、檢索程序等各個工作。在該方式下，盡管計算機系統產生故障，使用光盤也能實現更為有效的檢索工作，從而為其發展提供更大方便。

3 總結

總而言之，在信息化發展社會中，史志檔案管理工作實現數字化發展已經成為必要趨勢。所以，各個部門要引起更多重視，促進檔案管理信息系統的形成。基于信息技術手段的應用，不僅能在管理工作中滿足當前的發展需求，提升史志檔案的應用效率，也能促使其價值的穩定提升。

參考文獻

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[5]周永喜.對建立史志檔案信息管理系統的幾點認識[J].新教育時代電子雜志（教師版），2014（14）：293.endprint