企業檔案管理工作當中問題及策略探究

摘 要：企業當中的檔案管理工作是企業工作的重要組成部分，然而，企業的檔案管理人員經常會發生人事上的調動，在進行交接工作的同時容易引發工作上的漏洞，影響檔案管理工作的質量。本文針對企業檔案管理工作當中存在的問題展開細致的分析，對檔案管理工作當中的不足提出解決策略。

關鍵詞：企業；檔案管理；問題；策略

1 前言

企業的檔案作為記錄考察、調配、培訓、獎懲和任用員工的重要依據，同時也是國家檔案管理工作的重要組成部分。尤其是在經濟發展的新時期大背景之下，檔案管理工作者想要有條不紊的完善自身的工作，那么就應當實現檔案管理工作的規范化發展，實現科學管理。

2 企業檔案管理工作存在的現實問題及解決措施

2.1 企業制度不規范

（1）現實問題

隨著我國市場經濟策略的深入發展，企業和員工之間建立起勞動合同制度，但是一些檔案管理工作者缺忽視了檔案管理工作的重要性，當一部分企業員工解除與公司的勞動合同之后，對這部分員工的檔案不知道進行如何管理，因此會造成檔案的流失，給企業和個人造成不必要的損失。甚至在一些民營企業當中并沒有給員工制定合法的勞動合同，因此也就不存在檔案管理，大部分員工只是臨時工、進城農民工等，這部分員工的維權意識薄弱，或者只是為了獲取工作機會而不主動去維權。長此以往就會造成企業自身建立檔案理念的淡薄。

（2）解決措施

針對民營企業和中小型企業對檔案管理意識淡薄的現實問題，筆者認為應當由相關部門加強監督管理力度，政府部門應當專門成立相應的檔案監督管理小組，對上述問題進行專門的監督管理，以便增強企業和個人的檔案管理意識。

企業的檔案管理部門應當注重與員工簽訂勞動保障合同，如果發生員工流動現象，對于員工的檔案可以再辦完正常的解除合同之后交由人事資源單位或者移交員工個人管理。員工在新單位任職之后，原單位有責任協助員工辦理正常的移交檔案管理手續。如果員工的新單位沒有管理檔案條件的，原單位還應當將檔案移交到當地的勞動保障部門，對檔案進行托付管理。

2.2 檔案資料不完善

（1）現實問題

一些企業在招聘完員工之后，對員工的檔案資料完善工作落實的不到位，不能夠及時的為其建立新檔案，或者一些企業雖然建立了新檔案，但是沒有將員工的鑒定表、定級表等整理到檔案當中，導致之后由于時間原因，遺漏相關資料。隨著社會經濟的快速發展，一些企業可能會面臨著企業轉型或者改制，在轉型之后不能夠與員工簽訂新的勞動合同，或者對一些離職或退休的員工不能夠進行及時的解除合同，從而導致檔案管理的混亂。

（2）解決措施

企業在招聘完員工之后，應當對員工的檔案進行系統的整理，在檔案整理工作的進行過程當中，應當秉持著完整、精煉、實用和真實的原則，以此來實現檔案管理工作的制度化、科學化和規范化管理。

企業對于新晉員工的檔案管理工作進行整檔時，必須包含以下幾方面的內容：員工的履歷材料、員工的鑒定表、評定崗位技能定級表、畢業證書、政審材料、獎勵材料、勞動合同、再就業情況記錄等。

企業員工在離職或退休之后，都應當及時辦理解除勞動合同，并對這部分員工的檔案移交人才市場部門托管。

2.3 管理方法落后

（1）現實問題

在一些中小型企業當中，還延續著較為落后的檔案管理方式和理念，這些檔案管理部門還是由傳統的手工管理為主，不能夠順應信息化發展的熱潮，致使檔案管理工作的速度慢、質量差、效率低。中小型企業的高層管理工作者不能夠對檔案管理工作予以充分的重視，對于檔案管理的資金保障不到位，致使檔案管理服務與現實存在脫節現象，影響檔案管理工作的系統性與完整性。

（2）解決措施

在信息化高度發展的當今時代，檔案管理工作也應當順應時代潮流的發展，改變傳統落后的檔案管理模式。首先需要檔案管理工作者能夠提高對于現代化媒體技術的掌控能力，對現代化的管理手段進行充分學習與研讀，致力于提高自己的職業技能。企業當中的中高層管理者應當對檔案管理工作予以充分的重視，注重對檔案管理工作的資金投入，以此來完善檔案管理工作當中的現代化管理工具投入，以此來確保檔案管理工作的系統化完善化與效率化。檔案管理工作應當變被動服務為主動服務，實現檔案管理工作的超前發展。

3 結語

企業的檔案管理工作，關系到企業員工的切身利益，而企業的員工也關系到企業的長久發展，因此，做好企業的檔案管理工作是推動企業可持續發展的重要一環，因此，從企業的管理工作者到企業的檔案管理人員都應當對檔案管理工作予以充分的重視，切身做好檔案管理工作的每一個環節，保障檔案管理工作能夠有條不紊的展開。面對檔案管理工作當中的諸多問題提出切實可行的解決措施，保障檔案管理工作能夠順應時代發展的大潮流。

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作者簡介

王志芳（1973-），女，漢，青海平安，學士，研究方向：檔案信息化。endprint