“互聯網+”時代檔案服務外包存在的問題與對策

羅定良

摘 要：隨著科技的發展，互聯網已經深入到人們的生活中，“互聯網+”時代下的檔案服務外包行業也在我國悄然興起，本文通過對我國檔案服務外包市場進行分析，得出了檔案服務外包安全風險高，檔案服務外包行業缺乏統一管理，檔案服務外包公司工作質量差等諸多問題，針對這些問題，提出了相應的整改意見，采取有效的措施防范安全風險，確保信息的不外漏，強化檔案服務外包行業管理，為檔案服務外包行業營造良好的環境，優化檔案服務外包過程，有助于提高外包公司質量，促進“互聯網+”時代檔案服務外包事業的不斷發展。

關鍵字：“互聯網+”時代；檔案服務外包；問題；對策

隨著社會的發展，科技的進步，網絡已經深入人們的生活，“互聯網+”的提出更是將人們的生活緊密聯系在了一起，“互聯網+”是在互聯網的基礎上，將工業、商業等行業融合在一起，快速滲透到各個領域。檔案作為各個行業不可缺少的一部分，在“互聯網+”時代，通過建立數字化檔案館將檔案轉型，將互聯網與檔案館有機的結合在一起。為了節約成本，增加檔案服務的專業化，將檔案服務外包，加快數字化建設。

1 “互聯網+”時代檔案服務外包存在的問題

（一）檔案服務外包安全風險高

在檔案服務與互聯網有機結合的過程中，工程量巨大，由于人力、物力的限制，出于經濟和專業化的考慮，檔案服務外包成為了一種新的趨勢，但是服務外包目前還不成熟，存在諸多問題，檔案服務外包中的安全風險就是其中一項，檔案外包公司條件并不能保證紙質檔案長時間存放不受潮，不能保證檔案不發霉，檔案不損壞。同時，檔案外包的過程中，必然會進行檔案的多次搬用、運輸，并不能保證在這過程中檔案不損壞、不丟失，檔案在拆裝掃描的過程中，稍微一不小心也會造成對檔案實體的破壞。同時，檔案是私密東西，對于一個人很重要，一旦泄露后果不堪設想，然而，外包公司的工作人員，可以之間接觸到個人檔案，對檔案進行錄入時，必然會知道很多檔案內容，這就給不法分子留下了很多可乘之機，檔案外包公司人員經不住金錢利益的誘惑，與不法分子聯合，轉賣他人信息，這將給他人帶來困擾，后果將不堪設想，同時，也會對檔案部門造成惡劣影響，造成檔案部門失信。

（二）檔案服務外包行業缺乏統一管理

我國檔案外包服務行業興起時間不長，仍處于初級階段，在不同地區，呈現出不同大狀態，在發達地區，外包公司比較正規，規模較大，技術較為成熟，在內陸地區，設備簡陋，資金短缺，員工素質較低，檔案外包風險大，缺少技術支持，我國外包行業整體發展水平較低，有很大的發展空間。此外，我國檔案服務外包行業缺乏統一管理，檔案服務外包市場還不規范，政府部門沒有機構對其進行統一管理，我國檔案服務外包處于初級階段，發展時間短，好多地方還不完善，還沒有統一的機構對其進行約束，現在檔案外包公司數量多，為了追求更大的利益，公司之間惡意競爭，壓低價格，不能保證質量，難以形成良好的發展環境。同時，檔案服務外包公司工作人員素質較差，檔案保護意識淡薄，缺乏專門的認證機構對工作人員能力進行認證。

（三）檔案服務外包公司工作質量差

檔案服務外包，本來是想節省成本，提高服務質量，提高工作效率，但是事與愿違。主要是因為，給予了外包公司太大的自由權，在中間實施環節幾乎沒有進行干涉，檔案部門很少與檔案外包公司進行溝通，最后驗收時，發現工作質量不達標，但是這時候讓其進行返工，往往時間又來不及，最后只能不了了之。如果多安排幾次中期驗收工作，那么久不會出現最后這種情況，在中間過程中就會對其進行糾正，這些管理上的欠缺必然會影響到工作質量。

2 “互聯網+”時代檔案服務外包的應對措施

（一）采取有效的措施防范安全風險

檔案外包服務必須加強監管力度，在工作區域安裝監控，全局域，沒死角，每天不定時對視頻進行檢查，時刻關注工作人員動向，加大監管力度。提高工作環境，提高檔案存放的環境，保持存放環境的干燥、通風，將檔案進行分類，方便查找。電子檔案的保存什么重要，網絡科技提供便捷的同時，也帶來了一定的風險，比如說，經常出現黑客盜取東西的情況，所以，對于涉密電腦要加強管理，盡量不要聯網，要對涉密電腦進行加密處理，專人保管。為了確保工作人員不利用職務之便出賣信息，要保證不將個人物品帶入涉密場所，不對涉密場所進行拍照，不將自己U盤插入電腦，不將內部資料帶出，確保信息的不外漏。

（二）強化檔案服務外包行業管理

政府部門要成立專門的機構，對檔案外包公司制定統一的標準，對其進行約束，對檔案外包部門進行不定期，不定時突擊檢查，對存在問題的單位令其進行整改，對檢查不合格嚴重的單位取消其職業資格，對屢次違反的單位也要取消職業資格，加大處罰力度，從根本上對其進行約束，為檔案服務外包行業營造良好的環境。

（三）優化檔案服務外包過程

檔案部門可以根據自己情況制定適合自己的評估系統，對服務外包過程進行干涉，設立中間檢查環節，在中期檢查過程中不達標的要及時整改，不斷糾正外包實施過程，提供工作目標，為外包公司提供了工作依據，有助于提高外包公司質量，促進檔案服務外包事業的不斷發展。

3 小結

綜上所述，本文通過對“互聯網+”時代檔案服務外包存在的問題進行分析，針對我國檔案服務外包市場出現的問題提出了相應的整改意見，但是由于本人知識水平的限制，工作環境的局限性等多方面的因素，并不能做到面面俱到，但還是希望可以對慧信企業檔案管理咨詢有限公司的工作順利開展提供強有力的依據。

參考文獻

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