做好兒童福利院孤殘兒童檔案工作的措施分析

彭純玲

摘 要：孤殘兒童是兒童福利院的主要組成部分，對(duì)他們的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的登記與管理至關(guān)重要。加強(qiáng)對(duì)孤殘兒童檔案的規(guī)范化管理，可以在一定程度上展開(kāi)援助與幫扶。隨著科技的高速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到工作與生活的方方面面，孤殘兒童檔案管理可以借助新的信息技術(shù)來(lái)進(jìn)一步提升工作效率，更好地為兒童福利院孤殘兒童提供服務(wù)。

關(guān)鍵字：兒童福利院；孤殘兒童；檔案管理

兒童福利院是由國(guó)家民政部門(mén)舉辦的，國(guó)家給予經(jīng)費(fèi)，兒童的公民權(quán)利、生存、生活和受教育的權(quán)利受到法律保護(hù)的兒童福利機(jī)構(gòu)，主要收養(yǎng)的是無(wú)人撫養(yǎng)的孤兒、棄嬰和殘疾兒童。孤殘兒童是社會(huì)救助的重點(diǎn)對(duì)象，對(duì)他們?cè)诟＠旱臋n案進(jìn)行嚴(yán)格登記與管理可以有效保障他們的合法權(quán)益不受侵害，讓他們更加快樂(lè)的成長(zhǎng)。

1 兒童福利院孤殘兒童檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理工作者整體工作水平不高，對(duì)工作不重視

由于兒童福利院的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于孤殘兒童檔案建立工作的不重視，才導(dǎo)致檔案工作人員工作懈怠情況的出現(xiàn)，在一定程度上制約了孤殘兒童檔案工作的發(fā)展。福利院孤殘兒童的信息資料登記一般是由相關(guān)的業(yè)務(wù)部門(mén)的人員進(jìn)行簡(jiǎn)單的登記，在收集整理完后交給福利院檔案室進(jìn)行保管，沒(méi)有設(shè)立一個(gè)專(zhuān)業(yè)的檔案管理部門(mén)進(jìn)行登記與保管。負(fù)責(zé)檔案登記的人員有的是單位其它部門(mén)的職工或是兼職人員，由于他們的不專(zhuān)業(yè)，對(duì)于檔案資料的整理與登記不能抱有謹(jǐn)慎、細(xì)致的態(tài)度，存在對(duì)孤兒與殘疾兒童的概念進(jìn)行疊加記錄的現(xiàn)象，書(shū)寫(xiě)不規(guī)范，字跡不清晰，證明材料不齊全等問(wèn)題頻頻出現(xiàn)。從孤殘兒童的入院到出院，都沒(méi)能及時(shí)將這個(gè)過(guò)程中孤殘兒童病史、體檢、心理障礙、被收養(yǎng)信息和原始憑證進(jìn)行及時(shí)建檔入檔。

1.2 檔案管理部門(mén)與其他各部門(mén)的聯(lián)動(dòng)性較差

由于檔案室與各職能管理部門(mén)之間信息的不對(duì)稱(chēng)，在福利院孤殘兒童的姓名、收養(yǎng)、病史治療等信息改變之后不能在第一時(shí)間進(jìn)行資料的更新，這就會(huì)給福利院后續(xù)的管理工作帶來(lái)阻礙。檔案管理部門(mén)被看成是一個(gè)形式化的部門(mén)，不能夠發(fā)揮其真正的效用。檔案管理人員缺乏與其他部門(mén)，如醫(yī)務(wù)部門(mén)、康復(fù)部門(mén)等之間的交流，而這些其他部門(mén)有這些孤殘兒童有價(jià)值的原始信息。加之，沒(méi)有運(yùn)用到電腦的辦公軟件對(duì)兒童資料進(jìn)行匯總更新，所以對(duì)孤殘兒童信息的保存在各個(gè)部門(mén)零散地進(jìn)行堆砌，長(zhǎng)此以往就會(huì)造成孤殘兒童材料的丟失。

1.3 孤殘兒童檔案建檔、更新速度緩慢

很多的福利院對(duì)檔案的登記工作還是運(yùn)用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，這種過(guò)時(shí)的紙質(zhì)檔案登記薄一方面會(huì)造成大量紙的消耗，另一方面由于檔案室的空間小、濕度大、光照少等原因都會(huì)給檔案的保管產(chǎn)生較大的問(wèn)題。孤殘兒童的信息是不斷進(jìn)行變動(dòng)的，比如說(shuō)：心理疾病治愈情況、尋親父母的結(jié)果、收養(yǎng)情況等，在紙質(zhì)檔案上對(duì)孤殘兒童的信息進(jìn)行涂改是非常不規(guī)范的做法。同時(shí)，由于檔案的數(shù)量多，在對(duì)某些孤殘兒童的檔案進(jìn)行登記、查閱時(shí)也需要花費(fèi)大量的時(shí)間與精力。如果不能夠順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展建立孤殘兒童檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，那么就無(wú)法實(shí)現(xiàn)與同級(jí)部門(mén)之間、上級(jí)部門(mén)之間的信息共享。

2 如何做好兒童福利院孤殘兒童的檔案管理工作

2.1 出臺(tái)嚴(yán)格的檔案管理機(jī)制，增強(qiáng)檔案意識(shí)

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展，我國(guó)社會(huì)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)制度已經(jīng)得到了進(jìn)一步的完善與改進(jìn)，但是社會(huì)福利制度方面還是存在很多的問(wèn)題，與發(fā)達(dá)國(guó)家的發(fā)展水平還存在一定的差距。福利院等相關(guān)的慈善部門(mén)還要結(jié)合自身的檔案管理水平來(lái)完善檔案管理制度，社會(huì)上的其它醫(yī)療、教育單位也要伸出自己的援助之手，最大范圍為福利事業(yè)做出自己的貢獻(xiàn)。孤殘兒童的管理要進(jìn)行嚴(yán)格的保密，不經(jīng)允許不得擅自讓無(wú)關(guān)人員進(jìn)行查看、復(fù)制孤殘兒童的檔案，對(duì)違反規(guī)定的人員要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任，構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。檔案管理人員要增強(qiáng)學(xué)法、守法、執(zhí)法的意識(shí)，恪盡職守。

兒童福利院管理部門(mén)還要加大對(duì)檔案管理重要性的宣傳，不要讓檔案管理部門(mén)認(rèn)為自己的工作是可有可無(wú)的，要讓工作人員們知道對(duì)孤殘兒童的檔案進(jìn)行管理可以有效避免在孤殘兒童在走向社會(huì)后的各種問(wèn)題與麻煩。加大對(duì)檔案管理人員的薪資待遇，重視他們?cè)诠ぷ髦械牡匚唬{(diào)動(dòng)檔案工作人員的工作積極性。

2.2 引進(jìn)檔案管理人才，重視對(duì)工作人員的日常培訓(xùn)

在檔案管理人才的招聘方面，增加編制，招收一些有高度的責(zé)任心、能夠發(fā)揮主觀能動(dòng)性、有愛(ài)心并且善于向同事、領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)的年輕人來(lái)到福利院工作。引進(jìn)的人才不僅要有較高的思想覺(jué)悟和職業(yè)道德，還要熟悉電腦辦公技術(shù)的運(yùn)用。在專(zhuān)業(yè)技能培養(yǎng)上，定期讓他們?nèi)バ值軉挝粶贤ń涣鬓k公技巧、請(qǐng)單位業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人給大家開(kāi)展講座、鼓勵(lì)檔案管理人員去參加繼續(xù)教育等，努力提高知識(shí)水平與管理能力。同時(shí)，檔案管理人員還要具備信息化技術(shù)手段。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)辦公已經(jīng)應(yīng)用于社會(huì)生活的各個(gè)方面，所以檔案管理人員要熟練運(yùn)用電腦軟件對(duì)福利院的孤殘兒童進(jìn)行建檔入檔，進(jìn)一步提升工作的效率。此外，檔案管理人員還要在工作的過(guò)程中不斷積累經(jīng)驗(yàn)，始終抱有一顆謙虛、謹(jǐn)慎、努力、上進(jìn)之心去對(duì)待工作，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的社會(huì)制度與理念，創(chuàng)新工作方法，與時(shí)俱進(jìn)，把小事做精做細(xì)。

2.3 兒童福利院各管理部門(mén)加強(qiáng)聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)信息共享

孤殘兒童的信息資料會(huì)涉及到多個(gè)部門(mén)，這就要求各部門(mén)之間要經(jīng)常進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)資料的交接，確保各部門(mén)之間信息的對(duì)稱(chēng)。可以在每一個(gè)管理部門(mén)里專(zhuān)門(mén)設(shè)置一名檔案資料管理人員，檔案資料管理人員要定期與檔案室的管理人員進(jìn)行對(duì)孤殘兒童的照片、基本信息、病史、收養(yǎng)父母資料、死亡等情況的核對(duì)，做好檔案的移交工作，由檔案室收集資料，再統(tǒng)一進(jìn)行保管?？梢酝ㄟ^(guò)建立孤殘兒童檔案大數(shù)據(jù)庫(kù)，每個(gè)部門(mén)的檔案檔案管理人員都有權(quán)限登錄到該網(wǎng)站，對(duì)孤殘兒童數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建檔更新，那么各部門(mén)之間就可以實(shí)現(xiàn)信息的共享。檔案室的管理人員要對(duì)各個(gè)孤殘兒童的每個(gè)信息進(jìn)行記錄與核對(duì)，做好摸底工作，從孤殘兒童、孤殘兒童親戚鄰居及各部門(mén)來(lái)收集資料信息，確保信息的全面。

2.4 建立電子檔案，個(gè)性化定制“一人一檔”

為了更好的記錄這些孤殘兒童的成長(zhǎng)經(jīng)歷，福利院可以建立孤殘兒童信息管理系統(tǒng)，對(duì)每一位進(jìn)入福利院的兒童進(jìn)行編號(hào)，按照編號(hào)建立個(gè)人檔案，內(nèi)容包括入院記錄、健康檢查記錄、康復(fù)治療記錄、受教育記錄、家庭收養(yǎng)紀(jì)錄、離院記錄、反饋記錄、尋親記錄和其他需要登記的信息，確?！耙蝗艘粰n”。運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)系統(tǒng)完成文件的起草、登記、修改、刪減、打印、統(tǒng)計(jì)等工作，減少用手抄寫(xiě)的時(shí)間，進(jìn)一步提升工作的效率。此外，在對(duì)孤殘兒童的檔案進(jìn)行管理時(shí)一定要注意對(duì)照片的收集，如果有的孤殘兒童被養(yǎng)父母收留之后會(huì)寄來(lái)他們收養(yǎng)的孤殘兒童的成長(zhǎng)照片，那么福利院的檔案保管室管理人員要把照片及時(shí)上傳到該孤殘兒童的個(gè)人檔案里，避免信息的錯(cuò)誤輸入。檔案里的這些信息與資料是對(duì)于孤殘兒童來(lái)說(shuō)最寶貴的資料，會(huì)對(duì)他們以后的人生發(fā)展產(chǎn)生巨大的影響。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，做好兒童福利院孤殘兒童的檔案管理工作不僅可以向孤殘兒童這類(lèi)弱勢(shì)群體提供幫助，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的自身價(jià)值。隨著兒童福利事業(yè)的推進(jìn)，對(duì)兒童檔案管理的要求會(huì)越來(lái)越高，檔案管理人員要嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，創(chuàng)新工作方式與方法，不斷追求進(jìn)步，提升對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)，把社會(huì)先進(jìn)技術(shù)手段融入進(jìn)自己的檔案管理工作中，努力為我國(guó)的福利事業(yè)邁上一個(gè)更高的臺(tái)階做出自己的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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