圖書館檔案管理的意義和有效途徑

摘 要：隨著信息時代的到來，計算機技術、互聯網技術等信息技術逐漸應用到圖書館檔案工作中，從而使編纂選題的科學化與現代化得以實現，進而促進圖書館檔案管理工作的創新發展。本文將對圖書館檔案管理的意義和途徑加以分析。

關鍵詞：圖書館檔案管理；意義；途徑

一、現代信息技術應用在圖書館檔案管理中的必要性

現代信息技術應用于圖書館檔案管理工作中，首先，能夠在極大程度上使檔案文獻編纂的形式不斷吩咐，提高檔案文獻編纂的質量和效果；利用計算機技術和互聯網技術等，改變了傳統檔案文獻編纂以紙為載體的編纂成果形式，可以通過文本、聲音、圖像、視頻、動畫等向人們展示編纂成果；其次，能夠使檔案文獻編纂工作得工作人員的工作強度減輕，提高工作的效率，傳統的檔案文獻編纂工作需要工作人員手工對檔案材料進行查找、收集及處理，包括材料的復制抄寫、整理及排版印刷，而現代信息技術的應用其中，相關工作人員只需通過利用計算機技術、互聯網技術等就可以實現對檔案材料的查找、收集和處理，進而使編纂時各個環節所需時間在極大程度上得以縮短，使出版時間縮短，及時的滿足用戶的需求，最終充分發揮檔案文獻編纂工作的價值；再其次，能夠有效的對檔案史料進行保護，利用現代信息技術能夠更加方便、更加靈活的對檔案文獻編纂進行修改和查找，編纂成果可以直接向社會及受眾傳遞，從而有效的答案原件進行保護；最后，有利于編纂成果更加廣泛的傳播，使社會檔案意識得以加強，現代信息技術改變了傳統編纂成果的傳播方式，且互聯網受眾多且范圍廣，通過互聯網傳播編纂成果，能夠使受眾更及時的了解到相關內容，從而在極大程度上提高人們對檔案認知的程度[1]。

二、現代信息技術應用在圖書館檔案管理中的可行性

對于圖書館檔案管理工作而言，現代信息技術的應用是十分必要的，也是可能的。現代信息及時應用在檔案文獻編纂中，需要有充分的物質基礎和理論準備。以往的檔案文獻編纂工作已有了比較成熟的理論，在現代信息技術背景下，通過利用圓形的檔案文獻編纂的原理、內容與原則，有利于檔案文獻編纂工作順利開展；相關部門通過加大對基礎設施的建設力度，將大量的現代化設備應用于檔案部門，各類管理系統應用于日常檔案管理中，從而使機關檔案工作與文書工作的一體化管理系統的應用逐漸實現；各地檔案館的檔案標引逐漸實現自動化；互聯網技術或光盤技術在檔案信息的檢索和存貯中的應用逐漸具有實質性；多媒體技術應用到我國計算機管理檔案中已進入開發階段；電子復臺信息管理系統使檔案材料的存儲問題得以解決；檔案文獻編纂工作逐漸實現網絡化。

三、信息技術推進檔案編纂工作方法實現智能化

當前，檔案文獻編纂工作已經基本實現了從手工工作向自動化階段的過度。未來其向著智能化方向不斷發展。智能化指檔案文獻編纂工作在選題、檔案查找和獲取、檔案信息處理與組織、檔案文獻編纂成果傳播等方面實現智能化，如：將社會檔案需求數據、社會關注焦點問題數據等作為基礎的信息源，采用大數據分析方式進行輔助選題，借助智能化程度比較高的檔案管理系統和檔案知識發現系統對檔案資源進行檢索和獲取，借助自動識別與虛擬現實等技術對深入的加工與整理檔案文獻，知識發現系統是檔案文獻編纂成果的主要形式，其能夠使受眾更加及時、更加方便的獲取和利用檔案材料與內容。

四、檔案專題數據庫成為檔案編纂信息的主流載體

當前，信息技術快速發展，社會文獻結構也發生了極大的改變，傳統的檔案文獻編纂模式已無法滿足受眾的需求，利用現代信息技術能夠使檔案材料以文本、圖片、視頻、動畫等形式表現出來，進而使得能夠存儲數字化多媒體信息的多種電子文獻不斷增多，檔案專題數據庫成為檔案編纂信息的主流載體。

計算機技術應用到信息存儲以后，會出現一種文獻形態——數據庫，其是一種新型的傳播載體與信息組織形式，其優勢是：存儲量比較大、擴展功能比較強、檢索方式比較靈活、信息傳遞更加快捷等，數據庫能夠對海量的信息進行儲存和處理，并為網絡服務和檢索提供數字信息。檔案專題數據庫指由檔案館根據專題組織地檔案內容信息而構建的，其能夠對檔案館中經過編纂處理可以公開的相關館藏信息進行存儲，并為社會大眾提供全面的利用、檢索與服務。檔案專題數據庫是數字化的檔案匯編，是傳統檔案編纂成果在網絡時代的拓展；從當前的技術手段角度看，檔案專題數據庫包括：文獻數據庫、多媒體數據庫、數值型數據庫、事實型數據庫，其中文獻數據庫與多媒體數據庫是最為常見的。當前檔案專題數據庫的種類和數量越來越多，如：當人們點擊當地的檔案館網站，可以看到“專題特色庫”、“特色館藏”、“特色庫”等欄目，并能夠瀏覽到豐富多樣的專題數據庫。此外，多媒體技術能夠同時實現兩種以上的不同類型的信息媒體進行存儲、獲取、編輯及展現，并能夠促進檔案編纂信息傳播不斷發展。多媒體技術應用到檔案文獻編纂工作中，及能夠將文本、圖像、聲音、動畫、視頻等類型的單媒體檔案信息進行整合，實現統一，并實現利用多種形式表現同一事物，使視聽上的綜合性得以實現[2]。

總而言之，現代信息技術有好的一面，也有壞的一面，其應用于圖書館檔案管理工作中，對于檔案文獻編纂工作的發展具有挑戰又有機遇。將現代先進的科學技術應用于檔案文獻編纂工作是時代的趨勢，只有這樣做，才能夠有效的提高檔案文獻編纂工作的質量和效率，更加及時、更加便捷為受眾提供檔案內容，進而提高其經濟效益與社會效益，促進圖書館長遠發展[3]。

參考文獻：

[1]霍妍.信息化時代下圖書館檔案管理工作問題與相關措施[J].黑龍江史志，2015，（13）：101.

[2]蔣貞慧.網絡環境下圖書館檔案管理工作創新研究[J].中國報業，2014，（12）：79-80.

[3]王珊.圖書館檔案管理中存在的問題以及解決策略[J].科教導刊（上旬刊），2013，（08）：237+239.

作者簡介：

郭曉（1977—），男，漢族，湖北浠水人，浠水縣衛生學校，本科學歷，中級館員職稱，研究方向：檔案管理與學校教育管理。