高校人事檔案信息化建設探析

文/楊 陽

高校人事檔案信息化建設探析

文/楊 陽

在這樣一個信息化時代，高校的人事檔案無疑要進行信息化的建設，這既是科技發展的需要，也是對學校師生檔案信息的可靠保證。為此，從事高校檔案管理的工作人員自身應當強化信息化建設的責任意識，思想觀念上理應有所轉變，積極做好高校人事檔案的數據庫建設工作，完善人事檔案信息管理系統，實現檔案信息資源的共享。

高校的人事檔案，不僅是在校教職工工作成果、人生經歷及思想概況等方面的一個真實反映，而且也是個人教學質量評價、考核評選、職稱評定的一個重要參考標準。因此，高校人事檔案的管理工作十分重要，在檔案管理現代化日益推進的今天，人事檔案的信息化建設也提上了議事日程。

一、高校人事檔案管理工作的主要問題

檔案信息化建設是指在檔案管理工作的過程中采用數據信息技術，對人事檔案的信息資源進行合理的處置、分配、利用等管理服務工作。檔案的信息化建設能夠大大提高信息利用的快捷、高效，但有些從事人事檔案信息管理的工作人員在思想上還未及時轉變自己的觀念，導致人事檔案的信息化建設進程較為緩慢，具體表現在：第一，缺乏一套完整的業務指導體系，部分人事檔案內容有所缺失，相關部門未協調一致，無法順利開展檔案信息化建設的工作；第二，有些高校的人事檔案管理方法仍停留于傳統的模式，缺乏創新，效率低下；第三，缺乏全方面發展的復合型人才，專業技能不夠扎實，對工作的重視程度也不高；第四，人事檔案服務工作者的思想較為保守，有待轉變。以上是當今高校人事檔案信息化建設進程中較為普遍的一些問題，應當及時得到改善、解決。

二、高校人事檔案信息化建設的改進措施

積極推動高校人事檔案信息化建設工作既是高校教育改革的需要，也是突破現代檔案管理工作困境的唯一途徑。因此，要勇于創新，深入改革，齊心協力來推動人事檔案信息化建設的系統進程。

1.轉變思想觀念，強化人事檔案信息化建設的責任意識

很明顯，傳統的人事檔案管理工作模式早已無法滿足改革的要求了。過去的管理模式的特點在于對管理工作的過度重視，而忽略了檔案信息資源的利用。如今，就要徹底轉變此種模式，進行開放式管理，銳意進取。作為高校的領導，要對人事檔案的信息化建設重視起來，投入必備資金，以滿足該信息化建設工作的需要。而人事檔案管理人員要提高自身的信息建設意識，要有積極推動的心態，努力投身于對人事檔案信息進行數據化、電子化的工作之中，并努力提高自己的工作技能，學會善用網絡技術來做好人事檔案管理的服務工作，提高工作效率。

2.建設人事檔案信息庫，做好扎實的基礎工作

如今，高校的人事變動較為頻繁，相關的人事檔案材料也就越來越多，需要更新的信息也在增多。對人事檔案進行信息化建設是改變此種現狀的有效手段，它能確保人事變動信息的真實性，這也是檔案管理的基礎工作。只有做好了這項基礎工作，人事管理系統才能更為完善，才有利于信息化建設工作的推動，才能提供真實、可靠的信息資源。

3.做好高校人事檔案信息發布、加工、傳遞、存儲、利用的一體化工作，搭建高效、便捷的數據化信息平臺

實際中，各高校的人事檔案信息管理部門應當根據各學校的工作要求，來建設人事檔案信息管理系統，搭建出高效、便捷的數據化信息平臺，充分利用信息資源的價值，實現檔案信息發布、加工、傳遞及存儲、利用的一體化，從而為實際需要者提供資源服務，發揮好人事檔案的信息功能。

為此，需要做好以下幾個基礎工作：首先是要對整個學校的教職工進行實際調查，形成完整的信息資源庫，提高信息流轉的效率，實現隨用隨調。其次是高校的管理工作者要充分發揮數據庫的作用，盡可能收集人員的信息資料，提高人事信息資源的利用率。最后一點就是學校要依據自身的需求，統計學校發展所需的人員數據、科教隊伍及技術人才等方面的分布情況，提升人事檔案管理工作的效率。

4.培育從事檔案信息管理工作的復合型人才

從事檔案信息管理的工作人員是實現信息化建設的核心。為此，高校應當提高對這些人員的專業技能，加大對培育資金的投入，以提升他們的工作質量和綜合素質。這種復合型人才應既對科技信息技術要有較深的掌握，又要對檔案管理工作較為熟悉，這樣才能實現工作的高效化。對于在職管理工作人員，高校應為他們提供繼續教育的機會，多開展培訓活動，豐富技能知識的儲存，這樣才能盡快改變人才不足的現狀。高校在招錄人事檔案管理的工作人員時，應有針對性地招聘一些精通計算機技術的專業人員，并定時培訓，以培育出更多人事檔案管理工作的復合型人才。

三、高校實現人事檔案信息化建設的意義

各個高校開展人事檔案信息化建設的工作，既能提升檔案管理的工作效率，也有利于高校教育工作的有序開展。

1.能夠發揮出人事檔案的多元化作用

在高校中，黨員干部的選拔、工作人員的調動、優秀人才的引入、相關資格的評選等等，都離不開人事檔案的利用。如今，人事檔案的作用范圍不斷在擴大，其服務功能也在不斷增加。所以，要充分發揮出人事檔案的多元化作用，就要積極開展資源的信息化建設，推動建設進程。

2.有助于人事檔案管理工作的效率提升

人事檔案的材料是經常需要更新的，如各種評選資格的獲得、人員的調動、職位的變動等等，這些都基本處在一個動態的過程。這種變化的流轉過程，導致了人事檔案也處在一個流轉、增加、刪減、更新的變化過程中。因此，要應對好如此復雜的情況，實現人事檔案信息化建設是最佳途徑。

3.有助于高校教育的可持續發展

實現了人事檔案的信息化建設，學校的人事部門在人才選聘時才能獲得更加真實、全面的信息資料，才能做到真正合理、科學地選用人才。此外，有了檔案信息數據，有助于學校挖掘更有潛質的教育人才，也有助于未來方針、政策的制定。

總而言之，高校實現人事檔案的信息化建設極為重要。各個學校應當積極開展該項重要工作，與時俱進，勇于創新，對相關人員的人事檔案進行合理的管理及利用，努力提升信息管理水平，以滿足社會、學校、政策及教育的需求。

(作者單位：西安工業大學)