事業單位檔案管理信息化建設問題探析

文 捷

事業單位檔案管理信息化建設問題探析

文 捷

隨著信息化技術的不斷發展，事業單位檔案管理也需要加強信息化建設，以提高檔案管理的效率和質量。但是就目前我國事業單位檔案管理信息化建設的實際情況來看，其在諸多方面還存在較多的不足，因此嚴重影響了檔案管理的實際效果。本文就事業單位檔案管理信息化建設的問題和對策進行了簡要的分析和探討。

事業單位 檔案管理 信息化建設

一、前言

檔案管理信息化建設具有幾個方面的特征：首先，檔案管理信息化建設可以實現檔案資料的永久保存；其次，檔案管理信息化建設可以實現檔案信息的快速查詢，操作簡單方便；最后，檔案管理信息化建設可以提高檔案管理的效率和質量［1］。但是我國事業單位在檔案管理信息化建設中遇到了不少的問題，還有待進一步改進。

二、事業單位檔案管理信息化建設問題分析

（一）平臺使用率較低

事業單位檔案管理信息化建設需要事業單位創建一定的信息化管理平臺，然后由工作人員進行平臺的利用［2］。但是從當前我國事業單位檔案管理信息化建設的實際情況來看，雖然事業單位設立了有關信息化建設平臺，但是平臺的利用率卻較低，導致事業單位檔案管理信息化建設成為空談，影響事業單位檔案管理信息化建設的實際效果。

（二）人員專業素質有待提高

事業單位檔案管理信息化建設效果的提高要求管理人員能夠具備較強的綜合素質，尤其是對信息技術的使用和操作方面素質。但是事業單位檔案管理人員大部分為老員工，少數管理人員是依靠人脈而招聘來的，因此在信息化建設方面的專業素質還存在較多的不足，這一點嚴重制約了檔案管理信息化建設的質量和效率，需要引起特別注意。

（三）重視程度有待提高

雖然大部分事業單位已經認識到了加強檔案管理信息化建設的重要性的，但是單位對此的重視程度還存在較多的不足，如事業單位對人員素質的提高重視不足，也包括單位沒有及時對檔案管理信息化建設平臺進行更新。少數事業單位雖然建立了相應的檔案管理信息化建設平臺以及管理系統，但是卻沒有及時進行更新，導致管理徐彤內部經常會出現模塊設置落后，嚴重影響了檔案管理信息化建設實際作用的發揮。

三、事業單位檔案管理信息化建設對策探析

（一）加強對檔案管理信息化建設的重視

事業單位需要進一步加強對檔案管理信息化建設的重視。例如，事業單位需要加強對檔案管理信息化建設的硬件設施投入和軟件設施投入，要保證檔案管理信息化建設的實際效果。其次，單位還需要定期對檔案管理信息化管理系統進行檢測和更新，以便跟上時代發展的步伐，加大技術投入力度。不少事業單位雖然建立了檔案管理信息化建設專屬平臺和管理系統，但是卻沒有進行及時地更新，平臺利用率也較差。新時期事業單位必須要從這些方面著手，不僅要定期更新檔案信息管理平臺，而且要重視檔案信息管理平臺的利用，提高其利用率，保證檔案管理信息化建設的效果。此外，單位還需要從檔案管理信息化建設制度和人才培養等方面進行改進，切實加強檔案管理信息化建設，發揮其效用。

（二）制定完善的檔案信息化管理制度

加強事業單位檔案管理信息化建設還要求單位能夠制定完善的檔案信息化管理系統和規劃，以便發揮信息化建設在事業單位檔案管理中的重要作用。例如，單位需要加強檔案管理信息化建設中網技術和管理人員雙方之間的關系。從人員安排和崗位設置上來看，檔案管理信息化建設必須要求人員相互之間能夠進行友好地協調和溝通合作，但是同時也要求管理人員能夠具有較強的綜合素質，以便為客戶提供更加優質的服務。因此單位需要對此信息合理地安排和規劃。此外，在網絡技術上，事業單位需要加強對技術人員的技術管理，要求技術人員能夠定期對檔案管理系統進行檢測，保證檔案管理信息化建設的安全和有效。

（三）提高管理人員的綜合素質

就目前檔案管理信息化建設的情況來看，如何提高檔案管理人員的綜合素質是其首先需要考慮的重要問題，也是單位在建設過程中面對的難點問題。檔案管理信息化建設要求管理人員能夠具有較強的專業素質，包括業務素質、專業技能以及服務意識等。而事業單位內部的管理人員在這些方面都存在不同程度的問題，因此單位需要加強對檔案管理人員的專業培訓，讓管理人員能夠學習到更多有關檔案管理信息化建設的理論和實踐知識，提高管理人員的信息技術操作能力、管理系統使用能力，培養管理人員較高的服務意識和素質，保證檔案信息化管理的效率和質量，推動檔案管理信息化建設。

四、結語

綜上所述，信息化建設是新時期事業單位創新檔案管理模式的主要方向，也是時代發展的趨勢，要求各事業單位能夠加強對檔案管理信息化建設的重視，保證檔案管理信息化建設的效果。目前已經有不少事業單位加強檔案管理信息化建設工作，但是其中也出現了較多的問題，如人員素質問題以及單位投入力度問題等。因此，要推動檔案管理信息化建設的更好發展要求單位能夠從以上幾個方面著手，提高人員的素質、創新管理機制，保證檔案信息管理的效果。

［1］蘇紅.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施［J］.理論觀察，2014（05）:127～128.

［2］楊鑫.關于事業單位檔案管理信息化的建設與發展的探討［J］.科技創新與應用，2013（03）:290.

武漢市國土資源和規劃信息中心網絡部（武漢市國土資源和規劃檔案館））