事業(yè)單位檔案管理問題及對策研究

見 青

事業(yè)單位檔案管理問題及對策研究

見 青

當今時代，隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的人才數(shù)量也在不斷上升，但是，檔案管理這個職位卻一直不為人們所重視，甚至很少有人愿意進入這個部門，檔案管理在事業(yè)單位各個部門中顯得有些格格不入。為此，本文將探討當前事業(yè)單位在檔案管理中存在的問題，并針對這些問題提出一些行之有效的辦法來解決問題，以促進事業(yè)單位檔案管理能夠朝著科學化、制度化的方向發(fā)展。

事業(yè)單位 檔案管理 問題及對策

事業(yè)單位在近些年的發(fā)展中，無論是體系制度還是人才任用都有不小的進步，但唯有檔案管理工作在這些年的發(fā)展中仍舊止步不前。不少人認為檔案管理工作十分簡單，也沒有太大的用處，事業(yè)單位沒有必要投入太多的財力和精力進行改革，他們忽視了檔案工作的重要作用，也沒以后認識到檔案管理工作的專業(yè)性與復雜性，導致近年來事業(yè)單位的檔案管理問題層出不窮，這些問題出現(xiàn)的原因都十分明顯，但卻一直沒有改進，身為一名事業(yè)單位檔案管理工作人員，筆者查閱相關文獻資料和結合自身工作經(jīng)驗著重對事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題與對策進行分析。

一、當前事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）對檔案工作重要性認識不足，思想上不夠重視

常言道：態(tài)度決定一切，正是因為態(tài)度不夠端正，才導致了事業(yè)單位檔案管理過程中出現(xiàn)的諸多問題。近年來，上到單位領導下到具體檔案管理人員對檔案工作的重要性普遍認識不足，對檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務知識學習掌握甚少，少數(shù)領導對檔案工作認識簡單，很少從檔案工作的規(guī)范化管理、信息化建設和人才專業(yè)化等方面去考慮問題。檔案工作是事業(yè)單位在各項工作中形成的，具有保存研究價值的重要資料。每個人都會受到檔案工作的影響，從上學經(jīng)歷到工作經(jīng)歷都會被檔案記錄下來，是個人立足于社會的一個身份證明，這僅僅是檔案管理工作的一部分，檔案工作還是對事業(yè)單位以往工作的真實記錄和單位歷史發(fā)展情況的客觀反映，對單位的科學發(fā)展和領導決策具有重要的輔助作用，檔案還可以為相關部門和人員提供信息資料的查找等服務，有著其他文件所不能替代的獨特價值。

（二）檔案管理不夠規(guī)范，沒有形成科學合理的管理機制

在有些單位，尤其是較小的單位，對檔案工作中的人財物需求沒有提供足夠的保障，有的單位檔案保管條件較差，檔案室破舊，檔案室中所用的設施設備也十分陳舊，與國家的檔案法律法規(guī)提出的保管要求相差甚遠，極有可能造成檔案的損毀和丟失。有的單位對檔案的歸檔整理要求不嚴，歸檔范圍和保管期限模糊不清，造成該歸檔的文件不歸檔，不該歸檔的卻保存起來，一些應該永久保管的檔案卻制作成定期保管，這些在檔案整理中的錯誤做法破壞了檔案的完整性和實用性，無法為個人和單位、社會發(fā)展提供輔助作用。

（三）檔案管理專業(yè)化水平不高，缺乏專門的檔案管理人員

檔案管理并非表面上看起來那么簡單，這其中蘊含著很多的專業(yè)知識，但在如今的事業(yè)單位中，有很多單位沒有專門負責檔案整理和管理的人員，而是由其它工作崗位的人員來兼職，有的單位雖然有專門的檔案管理人員和檔案機構，但是不夠專業(yè)化，比如在進行事業(yè)單位招考的時候檔案管理員一欄的專業(yè)限制很多都是不限，甚至有的單位覺得檔案管理工作十分簡單，專門派一些年齡較大的快要退休的人員從事檔案管理，這就導致了檔案管理人員素質水平不高并且缺乏一定的專業(yè)性知識。

（四）信息化水平不高，檔案管理技術水平低

當今時代，計算機信息技術快速發(fā)展和廣泛應用，為檔案管理工作帶來了重大變革和極大便利，信息化檔案管理具有存儲時間長、儲量大、不易損毀、查閱方便等優(yōu)點。但是現(xiàn)階段，在很多事業(yè)單位中，檔案管理的信息化程度普遍較低，沒有將信息技術充分運用到檔案管理中，沒有制定明確的制度和建立相應的網(wǎng)絡化管理系統(tǒng)，加之領導層重視程度不夠，不注重對信息設備的更新，導致檔案的信息化建設比較混亂，缺乏專業(yè)性和規(guī)范性，更趨于是一種形式。

二、事業(yè)單位檔案管理存在問題的解決方法

（一）提高思想認識，重視檔案管理

事業(yè)單位的領導應該充分認識到檔案管理工作對于個人、單位和社會的重要作用，做好模范帶頭作用，高度重視檔案管理工作，將檔案管理納入日常工作議程中。在單位內部成立檔案管理工作領導小組，明確人員責任分工，細化各個崗位工作標準，形成“大檔案”的管理格局。還可以在單位內部設立專門的檔案管理審查部門，對檔案室的有關情況進行定期檢查，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題并妥善解決。對一些檔案工作人員提出的有助于提高檔案管理的可行性方案，有關領導應給予足夠的支持，爭取在整個單位中刮起一股重視檔案管理的新風。

（二）加強制度化管理，促進事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化

沒有規(guī)矩，不成方圓，任何單位的正常運轉都離不開制度規(guī)范的保障，事業(yè)單位的檔案管理工作也是如此，必須根據(jù)國家檔案管理法律法規(guī)，制定出符合單位實際的檔案管理工作制度，確保檔案管理規(guī)范化。首先要保障檔案管理工作所需要的硬件設施，要完善檔案管理設備，每個單位都應配備單獨隱蔽、符合采光通風要求的檔案室，室內應配備溫濕度計、空調、除濕機、檔案密集架和電腦等所必須的應用設備和管理配件，保證檔案在保管過程中損耗最小化。其次應健全檔案管理制度，管理制度必須符合單位自身特點和檔案管理實際，以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，切實發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用，達到既科學化管理，又操作簡便的目標。

（三）提高檔案管理人員綜合素質，確保檔案管理質量

做好事業(yè)單位的檔案管理工作，不僅需要檔案管理人員認真仔細的精神和出色的工作能力，還要求檔案管理人員必須具備良好的職業(yè)素養(yǎng)和必備的專業(yè)知識。事業(yè)單位一方面可以引進檔案管理方面的人才，為檔案管理工作注入新鮮血液。另一方面為了切實提升事業(yè)單位檔案管理工作人員的業(yè)務素質，可以通過加強培訓以及實踐業(yè)務交流等方式更新和完善檔案工作者的知識結構，讓事業(yè)單位檔案工作人員可以獲得最新、最好的工作方法。另外，事業(yè)單位在進行崗位安排時，要注重保持檔案管理人員的穩(wěn)定性和連續(xù)性，一名檔案工作人員從上崗培訓到熟悉業(yè)務，需要較長的時間，只有保持人員相對穩(wěn)定，才能更好地做好檔案管理工作。

（四）增強檔案管理的科技性，提高信息化管理水平

首先事業(yè)單位領導層要為實現(xiàn)檔案管理信息化提供硬件保障，該配備的信息設備必須按照標準配備齊全，提供高容量的存儲載體，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全，還應在檔案管理程序中引進計算機管理軟件，充分發(fā)揮計算機技術的應用，比如建立檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)。其次，事業(yè)單位檔案的信息化建設還要建立規(guī)范的管理機制，要從單位實際出發(fā)，制定出既符合國家檔案法律法規(guī)又有利于本單位檔案管理信息化建設的管理制度。健全和完善檔案管理工作的工作流程和技術規(guī)范，細化電子檔案工作環(huán)節(jié)和步驟; 不同種類的檔案之間要統(tǒng)一管理標準，保證檔案信息網(wǎng)絡暢通。最后，應注重提高檔案管理工作人員的計算機應用水平，確保能夠熟練地掌握各類電子信息技術，并將信息技術有效地應用到檔案管理工作之中，提高工作效率。將新的科技和檔案管理結合是時代發(fā)展的必然趨勢，靈活地將科技與檔案管理結合更能促進檔案管理的質量。

三、結語

通過對檔案管理問題的分析，不難發(fā)現(xiàn)，這些問題并不是太大的問題，但是在實際執(zhí)行中卻有一定的難度，事業(yè)單位的有關負責人員要對這方面給予足夠的重視。如果事業(yè)單位能夠充分重視上述的這些問題，對事業(yè)單位的檔案管理將會有質的提升，也能夠為事業(yè)單位更好的發(fā)展提供保障。

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臨沂市公路局平邑縣公路管理局）

見青（1989-），女，漢族，山東費縣人，本科，助理館員。