淺析云計算技術在高校數字化檔案管理中的應用

王姝姝

摘 要：云計算技術是一種新興的數據計算和存儲技術，將資料上傳至云端服務器，從而享受云計算成本低廉、不受空間限制的特點，以及其強大的運算能力和傳輸速度給檔案管理工作帶來的好處。同時也要注意云傳輸過程中的保密工作和終端硬件的保養，防止傳輸過程中出現資料毀壞。本文通過對幾個詳細的例子進行解析，進而分析出云計算技術在高校檔案管理中的應用方式。

關鍵詞：云計算 檔案管理 數字化

引 言

隨著大數據、云計算技術的興起，云計算技術也運用到了各行各業之中去。在高校的檔案管理過程中引入云計算技術將檔案管理數字化，能夠將檔案管理方式變得更加現代化，從而提高檔案管理的便利性和效率。

一、云計算技術概念與特點

（一）概念

云計算技術是一種將計算過程分布于互聯網上的一種計算方法[1]。所謂的云計算是運用連在同一個服務器上的計算機群進行計算。通過將計算機聯系在一起，從而提高運算速度，突破傳統計算機硬件上的桎梏，從而提升計算速度。具體操作流程是利用終端計算機將資料上傳到云端服務器，通過所有連接該服務器的計算機共同承擔計算負載，在計算完成之后將計算結果存儲到云端服務器之中。這時任何一臺終端機便可隨時下載其內容，做到數據的云端共享。在此程度之上消除了傳統的數據存儲上的局限于空間方面的問題。只要在任何一臺能夠連接于云端服務的終端機上都能夠下載到之前存儲過的數據。

（二）特點

1.云計算技術成本相對低廉

云計算技術在存儲過程中相對于傳統的紙質檔案而言成本低廉。不論是在管理維護費用上還是管理難度上都是云技術更加優秀。

2.云計算技術不受空間限制

云計算一大特點就是數據的瀏覽和下載不受空間的影響，只要手頭有一臺能夠登錄云端服務器的終端，不論是筆記本電腦也好手機也好都能夠隨時獲得儲存在云端服務器里的數據，這也彌補了傳統檔案管理過程中出現的檔案尋找困難和空間上的局限性[2]。云計算應用于高校的數字化檔案管理手段之中，使得隨時隨地進行檔案的閱覽和管理成為了可能。

3.云計算技術傳輸速度極快

云計算的傳輸速度有著網絡傳輸的所有特點，而其傳輸速度也是十分迅速的。在有相關條件的高校里通過架設專用服務器，能夠讓信息以極快的速度在校內架設的終端之間快速傳遞，不僅使檔案管理過程更加的簡便，還使傳輸的資料變為了不僅限于文字和圖像的多媒體資料。運用高速傳輸的特征，將云端檔案應用于校內教學等方面，能夠有效地提高教學質量，提升校方管理質量。

4.云計算技術計算能力強大

云計算技術的計算能力十分突出。在運用云端的所有計算機進行聯合運算的過程中，不僅便于資料的統一，還能夠讓主服務器的負載降低，分散到各個終端上，提高計算能力。與傳統的單個計算機進行計算的方式相比，計算速度與整理速度都大幅增加。能夠有效提高高校的檔案管理整理速度，提升校方的檔案管理效率。

二、高校檔案管理存在的問題

（一）紙質檔案不易管理

傳統的檔案管理方式是利用紙媒介來對檔案進行儲存，紙媒介十分容易出現受潮、蟲蛀、發霉等情況。紙媒介的維護與管理十分地不方便，且尋找過程十分地費時費力。有些學校雖然引進了數字化設備，但是數字設備一般將檔案存儲在本機內存之內，這些檔案受到硬件的限制，一旦內存受損，整個檔案就全都損壞了，也有將檔案存貯至硬盤里后保管起來的方法，然而這些硬盤也會遭受紙媒介檔案的同樣的困擾。

將數據上傳到云端服務器上，有專業的低溫機房，有員工對其進行專業的維護，只要服務器主機部分還在接受維護，在服務器中存儲的信息就幾乎是半永久地保存在服務器內。只要是傳輸過程不受干擾，其數據的完整性是有保證的。

（二）傳統檔案管理資料簡單

傳統的檔案資料一般僅僅包括圖像和文字。在使用云端服務器作為儲存對象的儲存方式時，可以將音頻、視頻、圖表、圖片、文字等一并上傳到云服務器中，使傳統的資料不再僅限于少量的文字佐以圖片的單一形式，而是將檔案多媒體化，使檔案更加豐富，使需要查詢檔案的用戶能夠更加便捷地獲取大量的信息。

（三）高校的檔案安全性不足

在高校的檔案管理方面，一般都是在檔案室上掛上一把鎖就完事兒了。這種檔案的管理方式不僅不科學，也十分地不安全。不論是校內檔案還是學生的檔案，安保措施和保密性都受到質疑。一旦有別有用心的人進入檔案管理設施，從中竊取信息，那么不僅造成的損失和影響對于校方而言十分地嚴重，也是一種對學生不負責任的行為。

三、云計算技術在高校數字化檔案管理中的應用

（一）運用云計算存儲方式節約檔案管理成本示例

在將云計算服務導入高校檔案管理過程中，將高校的數字檔案數據傳輸至云端服務器后，只需對服務器的管理者按時上繳一定的維護費用，服務器的管理者便能夠替代校方的管理人員進行數據的維護和服務器的維護。而上繳的費用可能僅是傳統的維護費用的幾分之一。從而達到節省經費，提高檔案管理效率的目的。

（二）跨空間下載所需檔案示例

在進行檔案調取的過程中，運用校內鋪設的光纖以及wifi信號連上網絡，將密碼輸入校內設置的網關和VPN等防御軟件后，便能夠利用任何終端登錄學校自有或租設的專用服務器上進行資料的下載或修改，省去了在檔案管理室翻找的麻煩，使得檔案的管理跨越空間的限制。

（三）云計算高速傳輸技術示例

在上課過程中，教師不必再在上課之前進行課件的尋找和教學檔案的布置，通過高速的校園網線路在學校的服務器內下載存儲過的課件和資料，避免了因為攜帶的實體硬件損壞或丟失而導致教學進度延后的問題出現。在學生檔案管理方面也能夠高速地傳輸大量的學生信息，高速的校內專用網絡甚至能夠達到10G/s的巨量傳輸速度，對于數據量十分大的學生檔案而言十分高效。

結束語

將云計算方式導入高校的檔案管理過程中充滿了挑戰。但是世界上沒有絕對萬無一失的技術，即使如此方便的云技術仍然有著無法解決的網絡斷線之后出現的傳輸文檔損壞、傳輸過程中信息容易被攔截，以及服務器硬件的溫度和干濕度環境需要進行人工的細致調控等暫時無法解決的問題。只有在云計算方式上不斷地創新和改善，同時將高校的檔案管理方式進一步強化，才能將云計算完美地應用于高校的檔案管理工作之中。

參考文獻：

[1] 楊劍云.將“云計算”技術引入高校檔案管理的思考[J].黑龍江檔案，2016（02）：64.

[2] 嚴瑛，王卓平.云計算技術在教學檔案管理中的應用探索[J].蘭臺世界，2015（23）：94-96.