數(shù)字化檔案的信息安全問題與管理

陳惠蘭

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們逐漸進(jìn)入了數(shù)字時代，在數(shù)字時代，檔案管理數(shù)字化也逐漸成為了目前我國檔案管理的重要標(biāo)志。對數(shù)字化檔案而言，信息的安全問題與管理則是其中非常重要的部分。但針對目前我國數(shù)字化檔案管理的實(shí)際情況來看，信息安全管理中仍存在著許多不良的因素，這些因素的存在不僅會給檔案當(dāng)中的信息造成嚴(yán)重的安全隱患問題，而且不能讓數(shù)字化檔案在今后得到更好的發(fā)展，因此，相關(guān)人員需要對數(shù)字化檔案的信息安全問題與管理加以重視，本文也將針對數(shù)字化檔案的信息安全問題與管理進(jìn)行相關(guān)的闡述。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案 信息安全問題 管理

引 言

隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)隨之出現(xiàn)在了人們的生活當(dāng)中，信息技術(shù)的到來不僅在極大的程度上給人們的生活帶來了許多便利，而且在現(xiàn)如今這個新時代當(dāng)中得到了廣泛的推廣與應(yīng)用。信息技術(shù)的引入也使得我國的檔案逐漸趨向了數(shù)字化的發(fā)展方向。對于數(shù)字化檔案而言，因數(shù)字化檔案管理的好壞對檔案中的信息安全有著直接性的影響，所以，相關(guān)人員需要對數(shù)字化檔案的信息安全問題與管理加以重視。但針對目前我國數(shù)字化檔案管理的實(shí)際情況來看，數(shù)字化檔案在管理的過程中仍存在有許多的信息安全問題，因此，為了保證數(shù)字化檔案中的信息不被泄露，以及對數(shù)字化檔案進(jìn)行有效的管理，本文將通過目前數(shù)字化檔案存在的信息安全問題，以及提升管理的策略這兩點(diǎn)，對數(shù)字化檔案的信息安全問題與管理進(jìn)行相關(guān)的闡述。

1.數(shù)字化檔案存在的信息安全問題

針對目前數(shù)字化檔案存在的信息安全問題而言，目前會對數(shù)字化檔案中信息安全造成威脅的因素有三個，本文也將針對這三個對數(shù)字化檔案存在的信息安全問題進(jìn)行相關(guān)的闡述。一是，計(jì)算機(jī)硬件出現(xiàn)故障。計(jì)算機(jī)作為目前數(shù)字化檔案管理的主要載體，其在數(shù)字化檔案管理中所起到的作用是不言而喻的。隨著我國科技的進(jìn)一步提升，計(jì)算機(jī)的工作水平，以及自身系統(tǒng)的安全性雖然都得到了提升，但計(jì)算機(jī)硬件故障的問題依舊存在。而元器件損壞，以及脫焊等都是現(xiàn)如今常見的計(jì)算機(jī)硬件故障想象。由于計(jì)算機(jī)硬件故障與計(jì)算機(jī)的顯卡，CPU、以及主板等都有著直接的聯(lián)系，所以，計(jì)算機(jī)的硬件故障的問題出現(xiàn)，不但會導(dǎo)致計(jì)算機(jī)當(dāng)中檔案信息的丟失，而且會給使用者帶來極大的麻煩。二是，計(jì)算機(jī)軟件的故障。對于數(shù)字化檔案而言，計(jì)算機(jī)軟件在其中所發(fā)揮的作用是不言而喻的。因此，若計(jì)算機(jī)軟件出現(xiàn)故障，如：軟件bug，以及磁盤空間出現(xiàn)問題等。這些計(jì)算機(jī)軟件問題的出現(xiàn)不但會造成數(shù)字化檔案中的信息文件無法打開，甚至是丟失，而且在極大的程度上降低計(jì)算機(jī)檔案對信息處理的能力，數(shù)字化檔案的功效也將很難得到有效的發(fā)揮。三是，系統(tǒng)問題的問題。對于計(jì)算機(jī)硬件而言，計(jì)算機(jī)硬件在使用的過程中往往會出現(xiàn)許多的不確定因素，而這些不確定罌粟的存在也將導(dǎo)致計(jì)算機(jī)的軟件和硬件無法得到有效的兼容。另外，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在運(yùn)行的過程中也會產(chǎn)生許多的垃圾文件，這些垃圾文件不但會使計(jì)算機(jī)出現(xiàn)死機(jī)情況，而且會導(dǎo)致數(shù)字化檔案丟失大量的信息。

2.提升數(shù)字化檔案管理的策略

上述針對數(shù)字化檔案存在的信息安全問題進(jìn)行了相關(guān)的闡述，由上述可見，提升數(shù)字化檔案的管理是十分有必要的，針對提升數(shù)字化檔案管理的策略，文章也將從以下幾點(diǎn)對其進(jìn)行闡述。一是，建立完善的數(shù)字化檔案管理制度。俗話說：“沒有規(guī)矩，不成方圓”想要保障數(shù)字化檔案信息的安全，以及對數(shù)字化檔案進(jìn)行有效的管理，首先需要做的就是建立完善的數(shù)字化管理制度。在建立并完善數(shù)字化檔案管理制度的過程中，相關(guān)人員需要綜合考慮各種因素可能為數(shù)字化檔案管理帶來的影響進(jìn)行。例如：可在數(shù)字化檔案管理制度中建立一個安全審查制度，以及安全管理制度等。此外，相關(guān)檔案建設(shè)部門需要為檔案管理人員，以及檔案管理事項(xiàng)建立相應(yīng)的安全培訓(xùn)制度，之所以需要建立該制度，其原因主要是提升管理人員的管理技能， 以及管理能力。總之，建立完善的數(shù)字化檔案管理制度不僅可增強(qiáng)管理人員的崗位責(zé)任感，而且可保障數(shù)字化檔案管理中的信息安全。二是，強(qiáng)化計(jì)算機(jī)安全管理能力。對于數(shù)字化檔案管理而言，計(jì)算機(jī)則是其中不可缺少的一部分。因計(jì)算機(jī)故障的出現(xiàn)會對數(shù)字化檔案管理造成影響，所以，為了提升數(shù)字化檔案的管理，以及讓檔案中的信息處于安全狀態(tài)，管理人員就需要不斷強(qiáng)化計(jì)算機(jī)的安全管理力度。例如：相關(guān)部門可加大對數(shù)字化檔案建設(shè)的投資，進(jìn)而為數(shù)字化檔案建設(shè)采購綜合性能較好的計(jì)算機(jī)。三是，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)。對于數(shù)字化檔案管理而言，管理者自身的素質(zhì)對其的影響是非常大的。所以，數(shù)字化檔案單位、以及部門等都需要不斷的提高管理者的裝也素養(yǎng)，尤其是數(shù)字化的管理能力。針對這點(diǎn)，相關(guān)部門首先需要做的就是從思想上重視數(shù)字化檔案的管理，如：在招聘管理者的時候，需要選擇專業(yè)素質(zhì)高的人員，以及不定期的對管理者進(jìn)行培訓(xùn)。

結(jié)束語

總而言之，隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案管理逐漸得到了人們的高度重視，對于數(shù)字化檔案而言，好的檔案管理不僅能讓數(shù)字化檔案在今后得到更好的發(fā)展，而且可提高員工的工作效率，相反，不好的管理則會讓其中的信息存在很大的安全隱患，對此，相關(guān)人員就需要對數(shù)字化檔案的信息安全問題與管理加以重視。

參考文獻(xiàn)：

[1] 許茜.淺談檔案信息化建設(shè)中數(shù)字檔案信息的安全問題與對策[J].黑龍江科技信息，2017（17）：298.

[2] 梁仙榮.高職院校數(shù)字化檔案信息安全的影響因素與對策[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2014（06）：81.

[3] 劉美芳.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字化檔案信息安全的安全體系[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（03）：135.

[4] 何穎珊，萬海軍.試論數(shù)字化檔案的信息安全問題與管理策略[J].現(xiàn)代國企研究，2015（12）：38.