論新形勢下如何做好檔案管理行政事務工作

周建軍

（江蘇省鹽城市檔案館(局)，江蘇 鹽城 224001）

論新形勢下如何做好檔案管理行政事務工作

周建軍

（江蘇省鹽城市檔案館(局)，江蘇 鹽城 224001）

隨著社會的發展進步，檔案管理在人們社會生活中的地位越來越受到重視，作為一名檔案管理相關的行政事務人員，檔案管理工作水平的高低直接影響自己的工作能力和水平。文章結合多年來接觸了解的檔案管理工作，對檔案管理工作進行探討。

新形勢；檔案管理；行政事務

1 檔案管理事務人員應具有的基本素質

隨著各級政府對檔案管理工作的重視，對從事檔案管理工作的行政事務人員素質要求也提出了新的要求，檔案管理工作人員自身業務素質的高低，決定了檔案管理工作的效率、質量和水平。稱值的檔案管理工作事務人員應該掌握以下能力和素質要求。

1.1 熱愛檔案管理工作

檔案管理工作枯燥、煩瑣，而且責任重大，從事這項工作必須要有一股強熱的工作熱情，才能勝任這門工作。日復一日、年復一年的重復工作，加之被人的不理解、抱怨等等，這些都是檔案管理人員所面對的。

1.2 強烈的政治覺悟和保密意識

檔案工作不同于其它行政性事務，檔案具有嚴格的法律和工作紀律要求，只有在不違反政策的原則下才能進行檔案的開發和利用。這就需要檔案管理人員要有較高的政治素養和責任心，自覺遵守檔案管理的各項紀律制度、保密制度，嚴格執行檔案資源開發和利用流程。

1.3 嚴謹細致的工作責任心

檔案管理工作牽涉到國家、社會、個人，政治、經濟和科學等方面的內容，是一項技術性、專業性很強的工作，檔案的宗、卷、目等內容，日期、編號等信息的各個方面都必須做到準確無誤。

2 檔案管理事務人員應具有的基本能力

2.1 較強的信息化計算機應用能力

現代檔案管理完全離不開計算機網絡，作為檔案管理事務人員應用熟練應用各種現代化的信息處理和應用設備，文字處理和編輯、圖像處理和編輯、視屏處理和編輯，處理掌握計算機應用辦公系統的常用軟件，還要掌握計算機網絡相關的安全技術和保密技術，要能最大限度的應用信息網絡等技術來管理控制檔案信息。計算機信息技術發展日新月異，作為檔案管理員也要具有一定自學精神和學習能力，對于一些新的辦公技術要能及時學習和掌握。

2.2 文字應用和編寫能力

檔案工作很大部分都是和文字打交道，語言的表達、文字的描述是構成檔案內容的主要部分，要善于用簡潔明了的語句總結概括性所要記載的內容，要能掌握方案檔案內容的準確性，不能用產生歧義的術語。在文字書寫方面更要做到字跡端正、整潔整齊，不能潦草糊涂，讓檔案的每一個使用者都能對檔案的信息準確識別。

2.3 溝通協調能力

檔案的內容包羅萬象，一份質量較高的檔案包含的內容很多，會牽涉到很多的方面，檔案要完整就必須要收集與檔案相關部門的人和事進行打交道，如何才能有效得到相關部門、相關人員的配合和支持，這就需要具有良好的溝通協調能力，能按照檔案管理的法定程序和流程進行檔案管理工作。

3 做好檔案管理工作的有效措施

3.1 規范檔案管理工作流程

規范檔案管理工作流程，可以提高檔案管理工作的成效，檔案管理制度建設應該是領導最重視的工作，檔案管理制度的好壞影響到檔案管理事務人員的主觀能到性，沒有制度的約束，人的思想中服務意識就會淡薄，服務的水平就不高。特別是檔案管理工作的特殊性，少一個流程、多一個環節，在表面上對檔案的影響不大，但當檔案在實際使用時因少一些內容就會導致整個檔案無意義。

3.2 增強服務意識

檔案管理也是一項服務性的工作，在講原則講制度的同時，也要能主動熱情的為檔案的使用單位或個人提供好服務工作，某種程度上來講檔案管理工作也是為領導決策、職能行使提供服務。在工作中要能準確無誤的提供檔案服務支持，創造性的合理利用和開發好檔案資源服務于社會經濟，樹立主動服務意識。

3.3 深入現場進行檔案資料的信息收集

一個好的檔案管理行政事務人員，不僅是要做一個好的資料信息錄入員，更是一個好的檔案技術員，檔案管理行政事務人員不是天天呆在辦公室里搞檔案管理，紙上談兵，要想做好的檔案員，就要深入檔案現場，了解檔案項目中涉及的人和事件，了解整個概括和事件的各個環節，要向檔案相關的現場、要向有經驗的前輩學習，熟悉各項信息收集業務的實際情況，結合文件和檔案的資料分析，只有充分了解和掌握現場實際和相關細節內容，了解核心，才能把檔案資料編制的充實飽滿。

3.4 做好檔案管理工作中的紐帶

檔案資料室是檔案單位所做工作中留下的工作記錄集痕跡，是考量工作質量和成效的重要證據，同時也是企業和當事人一種自我防范保證的方法手段。很多瑣碎的事件通過整理形成報表，如果不能認識到檔案資料對當事人的重要性，覺得是一件很無趣的事，是為了應付檢查才做的事，在實際的檔案管理中就會存在很多的問題和隱患。我們應該本著一顆高度負責的心，做好一條紐帶，雖說工作枯燥無味，我們需要將上級需要傳遞的想法傳輸到每個工作人員的身上，檔案資料是我們管理人員用心來收集的，是一個不斷積累、不斷沉定的過程。

3.5 拓展渠道實現檔案管理現代化

隨著形勢的發展，檔案管理的數量、保管和利用方面帶來的困難越來越多，只有通過不斷拓展應用渠道，開發利用各種現有資源進行檔案管理信息化。檔案管理的信息化、網絡化，便捷高效，隨時隨地可以管理或調閱檔案是新形勢下的任務要求，我們要緊跟形勢發展，抓緊制定檔案管理新標準。通過增強檔案管理行政事務人員的責任感意識，激發他們不斷學習檔案管理新技能，充分發揮計算機管理的優勢，系統化培訓適應現代化檔案管理的綜合性檔案管理人才。

[1]史江，劉婷婷.企業檔案管理社會化問題初探[J].檔案學通訊，2010，(5):80-83.

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1009-5071（2017）10-0124-02