檔案信息化建設和檔案管理的思考

劉 星

（河南省永城市人民醫(yī)院，河南 永城 476600）

檔案信息化建設和檔案管理的思考

劉 星

（河南省永城市人民醫(yī)院，河南 永城 476600）

在信息化高速發(fā)展的時代，傳統(tǒng)的檔案管理已不再適應時代的發(fā)展檔案管理信息化成為主流趨勢，因此，我們必須大力發(fā)展企業(yè)的檔案信息化建設，逐步實現(xiàn)和完善企業(yè)檔案的信息化建設。當今，時代正處于高速發(fā)展時代，信息技術(shù)等一系列高新手段不斷滲透到各個行業(yè)中去，檔案信息的管理也將面臨著新的改變，檔案信息是一種公共性的資源，其價值已被社會和人們所公認。但是，信息技術(shù)和信息產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展的今天，我國的信息化管理工作處于滯后狀態(tài)，對于信息資源的利用和開發(fā)工作還處于初始階段，有待于我們進一步的探索與開發(fā)。

檔案；信息化建設；檔案管理

1 檔案管理信息化建設的重要性

1.1 有效提高檔案管理的效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式基本需要全人工方式進行操作，例如，檔案的錄入、查找以及分類等操作。這樣的方式有著工作效率低，錯誤率高等劣勢。針對這些問題，以互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息技術(shù)與檔案管理工作相融合，建立新型的信息化檔案管理工作模式，能夠使檔案管理能夠以計算機為載體進行電子化管理的實現(xiàn)。信息化檔案管理能夠提供快捷的檔案查詢、瀏覽、插入以及傳輸?shù)炔僮鳎行岣吖ぷ餍?。不僅如此，信息化的檔案管理能夠節(jié)省經(jīng)濟開支，降低人力資源，最重要的是能夠保障檔案的安全性與規(guī)范性。

1.2 有效增強檔案資源的共享性

基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的信息化檔案管理模式，能夠增強檔案信息管理的共享性。由于檔案有著不可復制的特點，因此檔案的異地查閱是非常困難的。檔案管理的信息化建設能夠改善此類問題。依靠互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠快捷的完成檔案查閱和傳輸?shù)裙ぷ鳌Ａ硗?，將有價值的可共享的檔案信息進行網(wǎng)絡共享，能夠充分提高檔案資源的利用率，使其發(fā)揮更好的作用。

1.3 有效提高檔案的安全性

檔案的安全性包括物理安全以及內(nèi)容安全兩個方面。一方面，傳統(tǒng)的檔案均為紙質(zhì)存檔，因此，受溫度、濕度等環(huán)境因素影響很大，存儲時間面臨很大的挑戰(zhàn)。而電子檔案的出現(xiàn)，有效地解決了檔案存儲期限的問題，通過安全的備份，可以保障檔案長時間的存儲；另一方面，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進行異地傳輸以及搬運的過程中，會遇到自然破壞以及人為破壞的因素。然而，以后互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的電子檔案傳輸，有效避免了運輸過程中對檔案的損害。

2 檔案信息化建設和檔案管理策略

2.1 創(chuàng)新思路，增加資金投入

加快檔案信息化建設，領導支持是關(guān)鍵，資金投入是保障。要創(chuàng)新思路，廣開財源。首先，積極向領導反應檔案事業(yè)的歷史意義和現(xiàn)實意義，提高其重視程度，將檔案信息化建設經(jīng)費納入單位每年的財政預算中去；其次，加大檔案資源的開發(fā)利用，與政務網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)建設等相互結(jié)合，積極為社會政治和經(jīng)濟建設服務，以此提升地位；最后，利用檔案資源，開展有償服務，創(chuàng)新拓展檔案資源服務領域，創(chuàng)造價值，以檔養(yǎng)建。

2.2 具有區(qū)域特色的信息化檔案管理模式

為了提高檔案管理的工作效率，要求檔案管理部門逐步構(gòu)建具有區(qū)域特色的信息化檔案管理模式，其具體措施為：①構(gòu)建相應的信息化檔案開發(fā)體系，嚴格落實檔案信息資源存儲及檔案信息資源檢索服務的流程，逐步研發(fā)相應的信息軟件及檢索服務工具，增強檔案管理部門的管理水平，實現(xiàn)檔案管理的科學化、信息化及系統(tǒng)化管理；②構(gòu)建相應的監(jiān)管評估體系，明確信息化檔案管理的工作目標，不斷完善信息化檔案管理的工作體制，及時把握信息化檔案管理的發(fā)展趨勢。

2.3 完善檔案管理的法律法規(guī)

作為信息化檔案管理的基礎條件，要求政府及相關(guān)部門不斷完善檔案管理的法律法規(guī)，確定檔案信息資源的法律效力，便于最大程度發(fā)揮檔案信息資源的作用。同時，要求相關(guān)技術(shù)人員以信息化檔案管理的基礎設施、電子檔案的存儲保管利用及信息化檔案管理平臺為切入點，逐步建立具有地方特色的檔案管理制度，做到有法可依，有規(guī)可循。

2.4 建立網(wǎng)絡檔案

建立網(wǎng)絡檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡檔案需要做到以下兩點：①建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢，通過建立內(nèi)部服務網(wǎng)站以及公眾服務平臺，提高檔案管理的服務功能，使網(wǎng)絡檔案成為檔案信息服務的平臺，大力宣傳網(wǎng)絡檔案信息，實現(xiàn)檔案信息的合理利用；②采購必要的硬件設備，硬件設備是提高檔案管理能力的基礎，信息化的檔案管理離不開計算機設備的支持，必要的硬件設備是保證網(wǎng)絡檔案信息交換，共享的基礎條件。研究表明建立網(wǎng)絡檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價值。

3 結(jié)束語

總之，隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，城市規(guī)模的不斷擴大，檔案資源的信息類型逐漸復雜，檔案管理的工作量逐漸增加，為了提高檔案管理的工作效率及質(zhì)量，加快檔案管理的技術(shù)變革，及時分析現(xiàn)階段我國檔案管理的現(xiàn)狀，提出相應的解決措施。要求相關(guān)技術(shù)人員堅持實事求是的原則，結(jié)合檔案管理部門的具體情況，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，加大對信息化檔案管理的重視程度，擴大資金投入，落實檔案管理的工作流程，強化工作人員的整體素質(zhì)水平，樹立工作人員的安全意識，逐步構(gòu)建具有區(qū)域特色的信息化檔案管理模式，與現(xiàn)有的檔案管理方法相融合，便于解決在實際工作過程中所面臨的問題，更好地服務于社會。

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1009-5071（2017）10-0120-02