信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

譚婧

[摘要]隨著計算機技術的廣泛使用，信息技術逐漸成為主流形式，在檔案管理過程中也慢慢表現出信息技術的巨大作用，和以往檔案管理不同的是，信息環境下檔案管理是借助計算機技術與數字化技術的數字化檔案方法，在檔案管理中使用電子數字技術，可是對著使用規模的擴展，在信息環境下檔案管理過程中的問題就逐漸顯現出來，由此，文章在介紹信息社會檔案管理任務問題的同時，提出了有效的處理對策。

[關鍵詞]信息社會 檔案管理 問題 處理措施 分析

國民經濟的不斷發展促進了信息技術的建設，目前，中國已成功邁入互聯網時代，數字管理和數據技術的使用已變成國家經濟水平和高新科技水平提高的主要表現。檔案數字化管理任務是一個復雜且綜合性的工作，對信息化檔案管理的合理使用，可以提高檔案管理任務的效率和質量。

一、信息社會檔案管理任務所遇到的重要問題

（一）管理系統缺乏通用性

以往檔案管理任務達到檔案管理工作的數字化，多樣化的檔案管理系統取得了全面的推行和應用。但就檔案管理任務來說，盡管新興的檔案管理系統促進了檔案資料的數字化和信息化，可是依舊存在很多的不足，減少了檔案管理任務的效率和質量。比如，在具體應用的時候，檔案管理系統缺乏通用性，每個企業機構利用計算機規格和型號存在差異，系統之家無法兼容，不能實現檔案信息的共享，給數字化檔案管理任務的正常開展造成了不良影響。

（二）安全性和保密性尚待提升

在信息化的大環境下，以往的檔案管理任務正慢慢由人工管理逐漸變成電子化的數據檔案管理模式，電子檔案存在很明顯的可調整性，其針對整個檔案的完善性與安全性將會造成很大的安全問題。少數不法者就會利用網絡數字技術對原始檔案資料進行調整、盜取和破壞等，這會直接造成檔案資源面臨嚴重的泄露和破壞問題。同時，電子檔案信息其組成模式比較復雜，資料的保存方式也是多元化的，一般在出現了計算機軟件癱瘓、黑客攻擊以及病毒入侵等現象后，就會導致電子檔案出現損壞、丟失，出現無法換回的損失。

二、信息社會檔案管理任務問題的處理措施

（一）加大數字化建設力度，促進系統兼容

強化數字化建設是處理信息社會檔案管理任務不可或缺的環節，達到檔案數字化管理的目的在于共享檔案信息，全面挖掘檔案資料在企業內部的作用。由此，為了達到檔案信息的共享，相關部門一定要引入科學的數字技術，對方案管理形式進行改進，實現智能化處理，進而提高檔案資源的檢索速度。比如，在實施檔案信息分類保存的過程中，檔案管理機構能夠采取信息管理軟件、CAD或CAM軟件、資料管理軟件和ERP軟件等對管理系統展開變成，利用計算機和多媒體技術來對文字類資源及圖像類資源進行智能辨別，并保存至對應的檔案數據庫內，達到系統之間的兼容。接著再借助網絡系統傳遞檔案信息，促進信息數據的遠程、無障礙共享，如此不但可以保存大量的檔案信息，還能夠防止產生以往檔案信息管理的老舊與損壞等情況。

（二）增強檔案管理工作的保密性和安全性

中國信息資料是多種多樣的，檔案資料是信息數據中關鍵的組成內容，不管是在中國的政治發展中，或者在中國國民經濟發展和建設中，均發揮出了較大的作用。由此，在信息化檔案管理過程中，若要提高檔案管理工作的保密性和安全性，就一定要制定健全的檔案資源安全保護制度，落實好相關的管理任務。主要能夠從如下幾點著手：信息技術的建設，就信息來說存在兩面性，盡管客觀上出現了信息競爭，可是針對檔案信息應用的安全性來說，依舊存在一定的安全問題。所以，要想提高檔案管理應用的安全和保密性，就一定要創新落后的管理思維，增強網絡安全觀念，采用科學的方法避免不法分子的影響，防止他們調整、盜取檔案資源。此外，管理部門還應當采取客戶身份檢驗方法，強化檔案資源的管理，有效監督計算機互聯網軟件，保證檔案資源的保密性和安全性。比如，在檔案管理過程中，將遇到電腦病毒襲擊的問題，造成檔案資源遺失與泄露，無法查閱檔案信息。由此，為了保證檔案數字化管理的穩定，檔案管理機構應當加大檔案管理力度，避免不法分子侵襲軟件，強化對客戶登錄名和密碼的檢驗，利用密鑰控制的方法，提高軟件應用的安全性。此外，加大計算機互聯網軟件的監督力度，在電腦軟件中安置最新的清毒軟件，盡可能分割電腦的內網與外網。且定時做好信息庫的備份任務，由此確保檔案資源應用的安全性和保密性。

（三）加大檔案管理工作人員的培養力度

落實好信息環境下檔案管理任務并非是個簡單的事情，對專業人才的要求也非常高，所以，檔案管理部門需要強化其管理水平與綜合素養的培育力度，組建一支專業技能較高、整體水平高的專業人才團隊，為信息化檔案管理任務的順利進行打下基礎。需要檔案管理專業人才不但要熟練把握檔案管理的專業理論，還應借助業余時間努力學習數字化技術、網絡科技、計算機技術等層面的新理論，由此來促進檔案管理任務的可持續發展，實現檔案管理質量的進一步提高。

三、結語

信息社會檔案管理任務是創建在數字技術與互聯網技術的前提下，屬于信息社會建設的必然需求，屬于檔案管理任務穩定進行的重點，無論在數字化檔案管理過程中產生多么嚴峻的難題，均需要盡全力去處理，確保信息環境下檔案管理任務的安全性與保密性，充分提升檔案管理任務的質量與效率。endprint