新審計(jì)檔案管理辦法驅(qū)動(dòng)下的審計(jì)檔案改革

王艦+范秀玉

中圖分類號(hào)：F239 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1002-5812（2017）14-0096-02

摘要：針對(duì)2016年1月頒布的《會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理辦法》以及信息化時(shí)代對(duì)會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)的新要求，文章通過(guò)分析傳統(tǒng)審計(jì)檔案在使用過(guò)程中的諸多不便，提出了電子審計(jì)檔案改革，并對(duì)電子審計(jì)檔案改革中將會(huì)遇到的阻礙提出了相應(yīng)解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：信息化時(shí)代 電子審計(jì)檔案 解決對(duì)策

自20世紀(jì)80年代恢復(fù)重建，特別是2009年國(guó)務(wù)院辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)財(cái)政部《關(guān)于加快發(fā)展我國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師行業(yè)的若干意見(jiàn)》（國(guó)辦發(fā)[2009]56號(hào)）以來(lái)，我國(guó)注冊(cè)會(huì)計(jì)師行業(yè)的執(zhí)業(yè)環(huán)境不斷改善、內(nèi)部治理不斷優(yōu)化、人才隊(duì)伍不斷壯大、執(zhí)業(yè)領(lǐng)域不斷拓展。財(cái)政部會(huì)同國(guó)家檔案局順應(yīng)歷史潮流，于2016年1月11日，頒布了《會(huì)計(jì)師事務(wù)所審計(jì)檔案管理辦法》，自2016年7月1日起施行，這可以看作是財(cái)政部和國(guó)家檔案局響應(yīng)國(guó)務(wù)院2015年7月4日印發(fā)的《國(guó)務(wù)院關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的指導(dǎo)意見(jiàn)》（國(guó)發(fā)[2015]40號(hào)），更可以看作是審計(jì)領(lǐng)域的一次機(jī)遇。

一、實(shí)施審計(jì)檔案改革的必要性

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和證券市場(chǎng)的發(fā)展，以及審計(jì)職能的拓展，社會(huì)對(duì)審計(jì)質(zhì)量的要求有所提高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)審計(jì)檔案已經(jīng)不能滿足需求。同時(shí)，隨著審計(jì)手段的變化，傳統(tǒng)審計(jì)檔案保存所依賴的媒介不再能滿足完整保存審計(jì)檔案的需要。

（一）傳統(tǒng)審計(jì)檔案資料記錄不夠全面。傳統(tǒng)的審計(jì)檔案對(duì)被審計(jì)單位憑證的留存一般是以復(fù)印件的形式或者是經(jīng)過(guò)加工整理之后的數(shù)據(jù)，鑒于事務(wù)所空間的限制，復(fù)印件的數(shù)量不是很大，相應(yīng)的資料不是很全面，事務(wù)所只是把必要的資料保存起來(lái)，大量的原始憑證沒(méi)有被保存。這就造成了有結(jié)果但是不知道為什么會(huì)產(chǎn)生某一個(gè)數(shù)據(jù)或者結(jié)論的問(wèn)題。而電子審計(jì)檔案不僅是指用磁盤、光盤等介質(zhì)保存的資料，還包括對(duì)經(jīng)過(guò)特定軟件或者特定系統(tǒng)加工處理會(huì)計(jì)資料的過(guò)程的保存。這樣保存下來(lái)的電子審計(jì)檔案就有據(jù)可循，既有原始數(shù)據(jù)，又有對(duì)原始數(shù)據(jù)的加工過(guò)程，對(duì)審計(jì)過(guò)程的記錄比較全面詳盡。

（二）傳統(tǒng)審計(jì)檔案查詢不方便，再利用效果較差。要查閱傳統(tǒng)的審計(jì)數(shù)據(jù)，經(jīng)過(guò)相關(guān)人員或者機(jī)構(gòu)的審批之后，一般要在工作時(shí)間經(jīng)過(guò)“卷宗類別——案卷目錄——卷內(nèi)目錄——案卷頁(yè)碼”這個(gè)流程進(jìn)行資料查詢，面對(duì)檔案室中繁多的審計(jì)資料，會(huì)造成審計(jì)檔案利用效果較差，沒(méi)有效率。由于傳統(tǒng)審計(jì)檔案不完整而且查詢不方便，加之會(huì)計(jì)師事務(wù)所更換項(xiàng)目比較快，項(xiàng)目比較多，相關(guān)人員對(duì)特定審計(jì)事務(wù)的記憶有限，造成審計(jì)檔案再利用效果不佳。而且，如果在必要時(shí)要將審計(jì)檔案運(yùn)用于訟訴程序，提供相關(guān)證明，傳統(tǒng)審計(jì)檔案由于審計(jì)資料的局限和審計(jì)人員的記憶有限，很難起到有效作用。而電子審計(jì)檔案由于記錄檔案的媒介多樣，保留的審計(jì)線索較多，還有相關(guān)原始數(shù)據(jù)和影像資料的存儲(chǔ)，能提供更加豐富的資料，而且可以幫助審計(jì)人員記憶相關(guān)信息。

（三）實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。會(huì)計(jì)師事務(wù)所的審計(jì)檔案管理是檔案管理的一部分，以現(xiàn)代通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)引領(lǐng)的信息革命在不斷推動(dòng)著社會(huì)的發(fā)展、進(jìn)步，如果檔案管理仍然使用傳統(tǒng)的手工收集、保存、查詢的方式，已經(jīng)不能適應(yīng)信息社會(huì)對(duì)檔案的需求。檔案的發(fā)展要求用數(shù)字化的方式加工、收集、處理、保存檔案，加強(qiáng)檢索使用。因此，檔案的管理必須走信息化發(fā)展道路，用信息化來(lái)管理和使用檔案，提高檔案的整理和使用效率。審計(jì)檔案管理作為檔案管理的一部分，更要跟隨時(shí)代的步伐，不斷更新管理方法，使用最先進(jìn)的方法和手段來(lái)不斷變革。

二、實(shí)施審計(jì)檔案改革的路徑

實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案電子化并對(duì)電子化檔案進(jìn)行信息化管理是一項(xiàng)科學(xué)的工程，不論是政府、企業(yè)還是會(huì)計(jì)師事務(wù)所都要持認(rèn)真的態(tài)度，要有堅(jiān)決貫徹的決心才能實(shí)現(xiàn)理想的效果。同時(shí)，提高審計(jì)檔案管理水平所依賴的技術(shù)手段對(duì)改革的成功有著非常重要的意義。

（一）推動(dòng)各方貫徹執(zhí)行審計(jì)檔案改革。電子審計(jì)檔案及檔案的信息化管理是迎合信息化世界發(fā)展的必然選擇，需要各相關(guān)利益群體不論是從態(tài)度上還是從行動(dòng)上都要積極配合。從政府的角度來(lái)說(shuō)就是修訂相關(guān)法律法規(guī)，貫徹實(shí)施并嚴(yán)格監(jiān)管執(zhí)行過(guò)程。政府的強(qiáng)制力會(huì)對(duì)執(zhí)行起到一定的推動(dòng)作用，審計(jì)檔案是政府執(zhí)行相關(guān)工作的需要，在使用審計(jì)檔案的過(guò)程中政府可以監(jiān)管相關(guān)法律法規(guī)的貫徹情況，同時(shí)政府作為需求方，規(guī)范的審計(jì)檔案管理也有利于政府其他方面工作的開(kāi)展。從企業(yè)的角度來(lái)說(shuō)，首先應(yīng)該樹(shù)立積極的態(tài)度，企業(yè)的配合有利于建立一個(gè)健康的經(jīng)濟(jì)環(huán)境，積極配合會(huì)計(jì)師事務(wù)所的審計(jì)工作，及時(shí)提供相關(guān)審計(jì)資料，樹(shù)立正直誠(chéng)信的形象，有利于加強(qiáng)投資者和政府對(duì)企業(yè)的認(rèn)可。此外，會(huì)計(jì)師事務(wù)所是關(guān)鍵的一環(huán)。會(huì)計(jì)師事務(wù)所作為第三方，有保存完整審計(jì)檔案的義務(wù)，如果會(huì)計(jì)師事務(wù)所沒(méi)有足夠的責(zé)任心可能不會(huì)盡全力去實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案的完整性和使用的便利性，所以在客觀上應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)師事務(wù)所的監(jiān)督，同時(shí)建立相關(guān)利益機(jī)制，讓審計(jì)檔案的利用效果與會(huì)計(jì)師事務(wù)所的評(píng)價(jià)掛鉤，審計(jì)檔案的效果直接影響著會(huì)計(jì)師事務(wù)所在公眾心目中的形象，進(jìn)而影響其收益，會(huì)計(jì)師事務(wù)所自然就會(huì)貫徹執(zhí)行相關(guān)法律和規(guī)范。

（二）提高審計(jì)人員意識(shí)，培養(yǎng)復(fù)合型人才。新時(shí)代的思想仍然是以人為本，建立新的管理制度、管理方法的關(guān)鍵是人才，審計(jì)檔案的改革離不開(kāi)高素質(zhì)的管理人才。因此，需要培養(yǎng)一批既精通信息技術(shù)，又懂檔案管理，并且還有一定量會(huì)計(jì)、審計(jì)基礎(chǔ)知識(shí)儲(chǔ)備的復(fù)合型人才。一方面要對(duì)計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員加強(qiáng)檔案管理方面的培訓(xùn)，只有精通檔案管理的精髓才會(huì)設(shè)計(jì)并運(yùn)用相關(guān)軟件，并且使檔案管理科學(xué)化、調(diào)度檔案有序化；另一方面要加強(qiáng)技術(shù)人員對(duì)會(huì)計(jì)、審計(jì)相關(guān)知識(shí)的掌握，定期對(duì)相關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，讓他們了解審計(jì)工作的原理，同時(shí)增強(qiáng)其管理檔案的技巧，以達(dá)到事半功倍的效果。此外，定期對(duì)所有審計(jì)相關(guān)人員進(jìn)行審計(jì)檔案相關(guān)法律、法規(guī)、政策的培訓(xùn)，只有及時(shí)更新已有的信息儲(chǔ)備，才能增強(qiáng)審計(jì)檔案管理的科學(xué)性。endprint

（三）審計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。會(huì)計(jì)師事務(wù)所或者政府相關(guān)部門應(yīng)該制定一套審計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，使審計(jì)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)化。要實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案改革，必須建立在嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)、專業(yè)化的分工和廣泛的合作的基礎(chǔ)上，因此實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是審計(jì)檔案改革的基礎(chǔ)。通過(guò)制定各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和制度，使各項(xiàng)檔案管理工作井然有序，使各個(gè)部門審計(jì)人員的工作標(biāo)準(zhǔn)有據(jù)可循，實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案管理的各項(xiàng)工作有序銜接，才能在最短的時(shí)間內(nèi)使審計(jì)檔案管理取得最好的效果。具體的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范包括每個(gè)職位人員的分工和對(duì)審計(jì)檔案負(fù)責(zé)的方面、電子文檔的生成方式和格式、傳遞方式和保存的程序等，即貫穿審計(jì)檔案的收集過(guò)程、整理過(guò)程和保存過(guò)程。

（四）實(shí)現(xiàn)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理與審計(jì)檔案管理的無(wú)縫對(duì)接。實(shí)現(xiàn)ERP、報(bào)賬、資金等與會(huì)計(jì)電子檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)與審計(jì)檔案系統(tǒng)的在線對(duì)接。通過(guò)歸檔接口將跨系統(tǒng)的業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)條件同步位移到檔案系統(tǒng)，在檔案系統(tǒng)中按照跨級(jí)檔案管理要求進(jìn)行關(guān)聯(lián)、重組，還原業(yè)務(wù)原貌，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)關(guān)系追溯。通過(guò)這種途徑，會(huì)計(jì)師事務(wù)所可以接觸并保存從原始憑證、記賬憑證再到會(huì)計(jì)賬簿的相關(guān)證明，并且可以按照規(guī)定的文檔格式保存、導(dǎo)出相關(guān)資料。

（五）防控審計(jì)檔案改革的安全性問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)審計(jì)檔案電子化是個(gè)龐大的工程，需要對(duì)前期的審計(jì)檔案進(jìn)行大量處理，所以，檔案數(shù)字化外包將成為會(huì)計(jì)師事務(wù)所加快數(shù)字化檔案管理進(jìn)程的主要手段。檔案數(shù)字化外包涉及的工作環(huán)節(jié)比較多，為了確保檔案信息化工作的安全有序進(jìn)行，檔案數(shù)字化外包工作應(yīng)該按照合理的步驟加強(qiáng)控制，從規(guī)劃階段到前期處理階段，再到數(shù)字化處理階段，以及到最后的驗(yàn)收階段都應(yīng)該明確每個(gè)環(huán)節(jié)的安全管理要求，為檔案信息化建設(shè)部門和檔案數(shù)字化加工單位提供全面、系統(tǒng)、科學(xué)的操作指南。首先，會(huì)計(jì)師事務(wù)所在選擇外包機(jī)構(gòu)時(shí)要充分考察外包機(jī)構(gòu)以往的工作情況，最好選擇行政部門授予相關(guān)專業(yè)資格的外包機(jī)構(gòu)。其次，在外包機(jī)構(gòu)接觸審計(jì)資料的全過(guò)程中指派專門人員進(jìn)行監(jiān)管，防止實(shí)體資料損壞、丟失或者外包機(jī)構(gòu)工作人員擅自復(fù)印資料的情況發(fā)生。最后，驗(yàn)收階段，會(huì)計(jì)師事務(wù)所的檔案管理部門等相關(guān)部門要嚴(yán)格把關(guān)，不僅要保證信息化檔案的安全，也要注意實(shí)體審計(jì)資料是否有損壞。

此外，電子審計(jì)檔案在流通過(guò)程中的安全問(wèn)題也值得關(guān)注。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存放在檔案室中，只有相關(guān)工作人員在獲得批準(zhǔn)之后在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)才能進(jìn)入檔案室接觸審計(jì)檔案。而對(duì)于電子檔案只要操作人員擁有或者取得相關(guān)權(quán)限，就可以跨區(qū)域訪問(wèn)、傳輸，這對(duì)電子審計(jì)檔案帶來(lái)了很多安全隱患，所以電子審計(jì)檔案在傳輸過(guò)程中，要關(guān)注安全性問(wèn)題。首先，在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方面要特別考慮安全性問(wèn)題，在經(jīng)技術(shù)人員多次試驗(yàn)和考察成熟后系統(tǒng)才能使用。其次，對(duì)于相關(guān)檔案管理人員的權(quán)限問(wèn)題，對(duì)不同職責(zé)的檔案管理人員設(shè)置不同的權(quán)限，并且制定相應(yīng)的規(guī)則。最后，對(duì)于檔案的再利用問(wèn)題，經(jīng)過(guò)不同權(quán)限的工作人員確認(rèn)、審核之后才可以獲取已經(jīng)保存的電子審計(jì)檔案，還要對(duì)涉及到電子檔案的問(wèn)題進(jìn)行全程監(jiān)控。

參考文獻(xiàn)：

[1]康云鳳，黃燕，張少萍.淺論審計(jì)檔案的信息化管理[J].經(jīng)濟(jì)師，2013，（07）.

[2]王海洪.應(yīng)用審計(jì)軟件輔助完成報(bào)表審計(jì)[J].商業(yè)會(huì)計(jì)，2015，（01）.endprint