淺談醫院圖書館如何做好電子檔案管理工作

葛玉梅　韓尚男

【摘要】醫院檔案管理涉及醫院日常工作和未來發展的方方面面，是一項十分重要的工作。在檔案管理電子化、數字化發展的大趨勢下，針對現階段我國醫院檔案管理存在的問題，如何提升醫院圖書館電子檔案管理具有重大而現實的意義。

【關鍵詞】醫院圖書館；電子檔案；檔案管理

醫院電子檔案中包含了醫院工作中的很多重要內容，是對醫院整體內容的存儲，通過這些檔案數據既可以看到醫院的發展，也能夠分析出相關醫學技術的變革，而且通過深度加工這些數據資料，還能夠為領導層提供一些決策支持信息。因此，醫院電子檔案管理是十分重要的工作。然而，現如今的醫院檔案管理中還存在許多問題，需要進一步提升醫院電子檔案管理水平。

一、醫院圖書館電子檔案管理的意義

一般的醫院檔案管理包括：醫院從成立到現如今的發展歷史記錄、基礎建設信息存檔、醫院內部人士信息等。可以監控和分析出醫院的發展歷史，醫院的工作效率改變等，而且非常方便相關人員查看檔案資料信息。比如設備檔案信息，相關人員可以非常快速了解設備的型號、性能等，及時對一些老舊或者損壞的設備給予更新換代，保障整個醫院能夠快速、高效地運轉。因此，對醫院建立全方位的檔案管理是非常重要的。與此同時，電子檔案管理能夠提升檔案管理的效率和水平。在傳統檔案的管理過程中，工作人員主要依靠手工操作整理資料，不僅在收集與整理方面需要花費大量的時間，難以保證文書檔案信息的準確性，同時不能利用先進的計算機技術進行資料的整理和分析。通過信息技術和網絡技術，實現醫院檔案的整理錄入工作，通過方便快捷的檢索功能，達到文書檔案檢索效率的提升。

二、醫院圖書館電子檔案管理存在的問題

（一）缺乏電子檔案管理意識。雖然信息化時代已經發展了很長一段時間，但是在醫院中，電子檔案和檔案數字化水平整體仍然不高，導致這一問題的主要原因是一些工作人員在日常的工作中并不注意相關資料的收集，提升數字化管理水平，因此很多信息無法及時、準確地記錄在案，嚴重損害了檔案的正確性和價值，同時不能及時進行電子化整理，導致工作積壓。這也會使得后期對醫院整個內部狀況無法做出及時的評估和調整，不利于管理決策層根據醫院的實際情況進行正確的判斷。

（二）電子檔案管理制度不健全。許多醫院在實際工作中不注重電子檔案管理制度的合理性，更不用說有效的監督管理機制來約束和健全電子檔案管理制度。在相關檔案的格式、內容等方面缺乏統一的要求，整體工作狀態比較隨意。甚至在有些地方，對檔案資料依然采用傳統的手工記錄的方式。這種方式不僅非常不利于快速查找，而且浪費資源，如不能及時快速地進行檔案電子化、數字化，將嚴重制約醫院圖書館電子檔案管理效率。另外，針對檔案的收集工作缺乏科學的過程，檔案管理水平亟待提高。

（三）專業電子檔案管理人員不足。目前，除了一些非常大型的醫院之外，很多醫院沒有專門的檔案管理人員，一般由醫院科室內部的員工兼任。但所謂“術有專攻”，因此這些科室的工作人員本身并不具備專業的檔案管理知識，尤其是在電子檔案推行的趨勢下，不能及時采納先進的技術。所以實際建立、獲取的檔案資料十分不規范，非常不利于后期資料的查找，而且也不具備相應的參考價值，失去了檔案本身所具有的獨特意義。

三、提升醫院圖書館電子檔案管理水平

（一）制定相應的電子檔案管理制度。要做好醫療電子檔案的管理工作，制度建設是重要環節，醫院建立相應的電子檔案管理制度的內容應包括建立電子檔案收集和歸檔制度，電子檔案的利用、保管制度，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等規定，并將這些制度和規定納入醫院的崗位責任制和考核辦法中去，建立健全醫療電子檔案的動態管理制度，使醫院的電子檔案管理按規范化的流程進行管理。

（二）加大檔案管理的投入。電子檔案管理的好壞，關系到醫療安全及檔案信息的完整，也是醫院教學、科研的需要，最終達到檔案能夠得到充分利用的目的。醫院應當重視對檔案管理硬件及軟件方而的投入，配置各方而性能好的計算機、軟件、刻錄儀器及選擇科學的存貯方式。還要配置高性能的保障網絡安全的軟件，如防火墻技術、數據加密技術等，保障電子檔案的正常、有序運行。

（三）強化醫院圖書館電子檔案隊伍管理，提升相關管理人員素質水平。醫院圖書館電子檔案管理建設是一個復雜龐大的工程，對于檔案管理人員來說是重大嚴峻的考驗。作為醫院圖書館電子檔案管理人員，直接接觸到醫院各類檔案資源及內部成員的重要資料，必須具備正直誠信的思想品格，樹立牢固的檔案管理意識，擁有扎實的崗位專業技術以及計算機技術。這就要求醫院圖書館電子檔案管理人員積極參加專業技能培訓，提升自身技術水平，加強同行業的專業技術交流，不斷充實自己，學習新的信息化管理技術，有效提升檔案管理水平。

四、結語

醫院檔案記錄著醫院發展的歷史、日常工作、人員資料、設備資料的未來規劃等多方面內容，對于一所醫院的建設具有直接影響。針對于我國醫院圖書館電子檔案管理存在的認識、人員、制度等方面的問題，本文提出了三項建議供借鑒。

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