合同網(wǎng)簽系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

周慶++張吉++耿永君

摘 要隨著信息化的發(fā)展，越來越多的信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)管理、生產(chǎn)經(jīng)營等各個(gè)環(huán)節(jié)中，促進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)在管理和創(chuàng)新上的升級(jí)。其中合同網(wǎng)簽系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，可以改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)簽字工作模式，解決找領(lǐng)導(dǎo)難，找哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)簽字難等問題，不僅大大提高工作效率，同時(shí)實(shí)現(xiàn)簽名的全程監(jiān)控，為審核提供可靠的一句。合同網(wǎng)簽系統(tǒng)對(duì)各功能及流程都做好詳細(xì)設(shè)計(jì)，滿足實(shí)際業(yè)務(wù)需求。

【關(guān)鍵詞】信息化 網(wǎng)簽 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

隨著企業(yè)的發(fā)展、規(guī)模的擴(kuò)大，一份合同需要很多上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的簽字批準(zhǔn)，業(yè)務(wù)員帶著紙質(zhì)合同往返于審核人之間，遇到出差等情況往往會(huì)嚴(yán)重滯后合同的審核工作。

基于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)建立合同網(wǎng)簽系統(tǒng)，審核人在線批準(zhǔn)，業(yè)務(wù)員網(wǎng)上全程監(jiān)控審核節(jié)點(diǎn)，流程完畢后打印出帶有手寫簽名的合同審核報(bào)告表進(jìn)行歸檔。系統(tǒng)可以提高合同網(wǎng)簽效率，同時(shí)通過手機(jī)APP做到出差工作兩不誤。

1 合同網(wǎng)簽系統(tǒng)功能模塊

1.1 管理模塊

1.1.1 權(quán)限設(shè)置

設(shè)置起草權(quán)限，無權(quán)限人員不得起草合同，每份合同都可進(jìn)行追溯，保證合同的真實(shí)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。

1.1.2 部門審核人、角色等設(shè)置

每個(gè)部門設(shè)置一位審核人，做到部門-審核人一一對(duì)應(yīng)；設(shè)置一個(gè)角色，定義管轄的部門范圍，系統(tǒng)根據(jù)合同審核報(bào)告表中的部門信息，自動(dòng)流轉(zhuǎn)至對(duì)應(yīng)的審核人。

1.1.3 角色設(shè)置

設(shè)置一個(gè)角色，規(guī)定角色負(fù)責(zé)范圍，當(dāng)合同流轉(zhuǎn)時(shí)候根據(jù)角色判斷流轉(zhuǎn)方向。

1.1.4 供應(yīng)商信息

維護(hù)供應(yīng)商信息，填寫真實(shí)的供應(yīng)商名稱、法人、注冊(cè)資金等，保證合同的有效性。

1.2 合同流轉(zhuǎn)模塊

系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)人員填寫的合同審核報(bào)告表中內(nèi)容，自動(dòng)判斷流轉(zhuǎn)順序，減少審核過程中人員的操作，保證合同正常流轉(zhuǎn)；起草人可以全程監(jiān)控合同流轉(zhuǎn)狀態(tài)，流程圖如圖1所示。

1.2.1 流轉(zhuǎn)節(jié)點(diǎn)

根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況編寫流程路徑，通過節(jié)點(diǎn)的方式實(shí)現(xiàn)流轉(zhuǎn)，每個(gè)節(jié)點(diǎn)可以規(guī)定多種判斷條件，如定義為固定人員或按合同審核報(bào)告表中信息自動(dòng)判斷審核人。當(dāng)批準(zhǔn)后根據(jù)節(jié)點(diǎn)出口條件自動(dòng)流轉(zhuǎn)至下一個(gè)節(jié)點(diǎn)，所有節(jié)點(diǎn)都批準(zhǔn)后流程結(jié)束。

1.2.2 合同退回

當(dāng)合同內(nèi)容有誤時(shí)，當(dāng)前審核人有權(quán)進(jìn)行退回操作，選擇已通過流程中的任一節(jié)點(diǎn)進(jìn)行退回操作；退回后，被退回節(jié)點(diǎn)修改合同審核報(bào)告表后重新提交，可以選擇重走流程或直接送至退回人處。

1.2.3 合同編號(hào)、打印

流轉(zhuǎn)結(jié)束后，歸檔人進(jìn)行編號(hào)并打印出合同審核報(bào)告表，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)每個(gè)節(jié)點(diǎn)的審核人將對(duì)應(yīng)人員的手寫簽名填入相應(yīng)的打印模板中，系統(tǒng)規(guī)范編號(hào)規(guī)則，杜絕重復(fù)編號(hào)出現(xiàn)。

1.3 用戶使用模塊

管理員添加用戶后，用戶通過自身的用戶名及密碼登錄系統(tǒng)，根據(jù)頁面中的目錄導(dǎo)航進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)的操作。具備合同起草權(quán)限的人員填寫合同審核報(bào)表表單內(nèi)容后提交，當(dāng)合同流轉(zhuǎn)至某一審核人用戶時(shí)，該用戶點(diǎn)擊合同標(biāo)題打開合同明細(xì)表單，查閱表單中內(nèi)容及附件后選擇批準(zhǔn)或退回。

1.4 統(tǒng)計(jì)及查詢

系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)各部門、各時(shí)間段內(nèi)的合同數(shù)量，通過關(guān)鍵詞對(duì)歷史合同進(jìn)行查詢，流程圖直觀反映了當(dāng)時(shí)的審核流程，表單內(nèi)容及附件真實(shí)反映了合同簽訂各項(xiàng)條款，避免發(fā)生爭(zhēng)議。

1.5 手機(jī)APP

登錄后簡(jiǎn)易顯示合同審核報(bào)告中的內(nèi)容，可以查看相關(guān)附件，APP支持批準(zhǔn)及退回功能，并有提醒功能，大幅縮短合同審核周期。

手機(jī)APP需設(shè)置權(quán)限，只有指定人員才允許登錄，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性及保密性。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

2.1 系統(tǒng)架構(gòu)及語言

使用java為開發(fā)語言，采用BS三層架構(gòu)進(jìn)行設(shè)計(jì)開發(fā)，包括Web顯示層、業(yè)務(wù)邏輯層、數(shù)據(jù)訪問層。

2.1.1 Web顯示層

采用html+css結(jié)合開發(fā)，用戶通過網(wǎng)頁瀏覽器打開后登錄系統(tǒng)，根據(jù)目錄打開相應(yīng)的功能界面，完成相關(guān)操作。

2.1.2 業(yè)務(wù)邏輯層

主要處理用戶權(quán)限及流程邏輯等功能，根據(jù)用戶操作及填寫的表單內(nèi)容進(jìn)行判斷，保證合同按照指定規(guī)則進(jìn)行流轉(zhuǎn)

2.1.3 數(shù)據(jù)訪問層

通過連接字符串處理與數(shù)據(jù)庫的連接，返回SQL語句數(shù)據(jù)結(jié)果，位于最底層

2.2 數(shù)據(jù)庫及服務(wù)器

Linux服務(wù)器，保證系統(tǒng)更加穩(wěn)定，程序移植方便，便于管理；采用oracle11g作為系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，增強(qiáng)應(yīng)用程序的性能，設(shè)置定時(shí)備份，降低數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)支持?jǐn)?shù)據(jù)庫回滾，進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全性。

3 系統(tǒng)成果

3.1 極大的提高合同審批速度

線下審批時(shí)，合同申請(qǐng)人按照審批流程挨個(gè)部門報(bào)送，若部門相關(guān)審核人出差時(shí)，審核流程則無限期延后，線上審批后，可以通過APP或PC端遠(yuǎn)程審核，極大的提高了審批速度，給生產(chǎn)經(jīng)營帶來便利。

3.2 優(yōu)化公司合同編號(hào)及歸檔工作

線下審批時(shí)，各部門合同都沒有統(tǒng)一合同編號(hào)規(guī)則，也沒有統(tǒng)一歸檔至檔案程序，這種情況下，有時(shí)會(huì)因負(fù)責(zé)人工作調(diào)動(dòng)等原因，導(dǎo)致新接手人找不到原來履行完畢的合同。線上審批時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)固定規(guī)則生成合同編號(hào)，優(yōu)化歸檔工作。

3.3 完善公司管理工作

線下審批時(shí)，合同申請(qǐng)人、合同審批人不固定，沒有明確的管理規(guī)則。線上審批時(shí)，根據(jù)企業(yè)制度及相關(guān)授權(quán)，確定合同領(lǐng)導(dǎo)審批名單及每個(gè)部門合同申請(qǐng)人的名單，做到具體可查到每個(gè)合同的申請(qǐng)人、執(zhí)行人、歸檔人的具體明細(xì)，權(quán)責(zé)明確，避免發(fā)生推諉扯皮的現(xiàn)象。

4 結(jié)語

合同網(wǎng)簽系統(tǒng)的設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)，是企業(yè)信息化整體提升的具體表現(xiàn)，系統(tǒng)根據(jù)既定規(guī)則進(jìn)行流轉(zhuǎn)，降低了錯(cuò)誤發(fā)生的概率；歷史數(shù)據(jù)及審核過程的追溯，避免發(fā)生爭(zhēng)議；對(duì)提高企業(yè)工作效率，加強(qiáng)企業(yè)管理具有重要意義。

作者簡(jiǎn)介

周慶（1981-），男，江蘇省江陰市人。大學(xué)本科學(xué)歷。工程師職稱，計(jì)算機(jī)專業(yè)。研究方向?yàn)樾畔⒐芾砑夹g(shù)。

張吉（1989-），男，江蘇省江陰市人。大學(xué)本科學(xué)歷。助理工程師職稱，計(jì)算機(jī)專業(yè)。研究方向?yàn)檐浖_發(fā)技術(shù)。

耿永君（1984-），男，江蘇省江陰市人。大學(xué)本科學(xué)歷。電子信息工程專業(yè)。研究方向?yàn)橄到y(tǒng)架構(gòu)。

作者單位

江陰興澄特種鋼鐵有限公司 江蘇省江陰市 214400