企業檔案信息化建設的實現

焦順偉 中國電子科技集團公司第41研究所

企業檔案信息化建設的實現

焦順偉 中國電子科技集團公司第41研究所

本文概述了在信息化成為一種時代趨勢的情況下，檔案信息化建設的基本原則和實現條件

基本原則 基礎設施建設 信息資源建設 標準規范制定

檔案信息化是檔案管理模式從以檔案實體保管為中心轉變為以檔案信息化、數字化管理為中心。在這個轉變過程中，檔案要實現信息化、數字化、網絡化，這也是檔案管理模式變革的根本所在。企業檔案信息化就是指企業在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，以網絡作為基礎平臺，對檔案信息資源通過技術手段進行處置、管理和開發，以實現檔案工作為企業生產、經營和管理提供優質高效服務的過程。筆者將通過企業檔案信息化建設的基本原則和實現條件，談一談企業檔案信息化的實現。

一、檔案管理信息化建設的基本原則

企業檔案信息化的意義深遠，無需贅言，要實現其穩健快速的發展，需要堅持本著與企業信息化同步協調，統籌規劃的全局性原則、以需求為導向原則和安全原則。

（一）全局性原則

檔案信息化建設是一項長期的促進檔案工作可持續發展的系統工程，須納入信息化建設整體規劃，與單位的信息化建設同步發展。國家檔案局在《關于加強企業檔案信息化建設的意見》中明確要求，要“堅持檔案信息化建設與企業信息化建設同步的原則。企業檔案部門應加強與企業信息化建設主管部門的聯系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統納入企業信息化系統之中，實現檔案管理系統與企業信息系統的無縫鏈接”。企業必須制定科學的檔案信息化整體規劃，結合單位自身的特點和發展前景，進行細致的調查和科學的論證，要既關注行業內的檔案信息化建設，更注重結合本單位的實際需求。在開展檔案信息化建設之初，應深入調查、分析現狀和需求，研究論證途徑與方法，資源配置保障等，走具有本單位特色和優勢的發展之路。在此基礎上制定發展的總體框架、規劃、階段性目標、具體措施、人財物等的保障要求、標準規范的支撐等，使其納入單位整體建設規劃。保證檔案信息化建設與單位信息化建設同步展，有計劃、步驟地組織實施。

（二）需求導向原則

在檔案信息化建設過程中，只有面向檔案管理和開發利用的主要需求，解決工作中存在的實際問題，才能提高信息化建設項目的實際效果，實現合理的投入產出比，并有助于檔案信息化的持續推進和提高。在檔案信息化的過程中，不少的單位曾先后使用過多個檔案管理軟件，各個系統之間互不聯通，繼承困難，在檔案部門各種資源占用相對較少的情況下，這樣的重復建設，教訓深刻。因此，我們的檔案信息化建設從規劃到實施，從法規建設到標準制定，從系統開發到資源構建，都應以實際需求為導向，認真調研、科學規劃、廣泛論證。

（三）安全性原則

傳統的檔案管理中，檔案的安全保護包含了檔案的實體安全和信息安全兩個方面。在電子環境中的檔案安全保護除了防止信息泄密之外，還需要防止數字信息的丟失，失真和不可用。磁性和光學載體存儲密度高，一張光盤的丟失可能意味著上千份檔案的丟失；網絡的發達在提供方便的同時，也為信息的修改，泄密提供了渠道。所以說信息化背景下檔案的安全保護難度更大。這就要求在信息化過程中加強檔案信息的安全保障工作。一方面，采用必要的技術手段加以防范，當前各種技術防范手段不斷推出，升級更新，包括加密技術、簽署技術、防寫措施、網絡監控技術和訪問權限控制技術等，都是有效的手段，應該充分綜合應用，提高安全性。另一方面可以通過建立完善的安全管理制度加以規范。

二、檔案信息化建設的實現條件

檔案信息化建設的內涵包括檔案工作的各個方面和環節，首先必須進行基礎設施建設，包括網絡環境建設，硬件和軟件建設，其次需要將檔案進行數字化轉換和存儲，并建立功能齊全的檔案信息數據庫，同時還必須建立與之適應的工作標準和規范，對檔案工作的收集、保管、利用等環節重新設置，以保障在信息化條件下工作的有序開展。

（一）基礎設施建設

檔案信息化必須建立在一整套現代化軟硬件設備基礎上，包括幾乎所有的硬件設施，如網絡、計算機設備、掃描儀及其他硬件設備，也包括部分軟件如操作系統、數據庫管理系統、編程環境等。

1.硬件基礎設施建設

基礎硬件設施主要包括計算機、服務器、存儲設備、安全設備、檔案數字化加工設備以及其它支撐設備等。其中對檔案的數字化處理，需要購置相應的數字化掃描設備，購買一套完整的快速掃描設備和軟件價格不菲，并且檔案信息數字化過程完成后，花費大筆經費購置的設備有可能閑置或貶值，經濟效益和長期效應不甚理想。另外，掃描檔案信息的工作量大，要短時期完成數字化轉換工作，人力需求量很大。人力、財力問題也是檔案信息化工作面臨的挑戰之一。

2.軟件基礎設施建設

沒有相應的檔案管理軟件，硬件就會像一盤散沙，無法運作。根據國家有關信息化建設的規范，檔案管理軟件應具備適應多種文件存儲格式、支持實時瀏覽、互聯網及內聯網檢索功能，能夠實現收集整理、數據存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、統計報表、鑒定銷毀、數據輸入輸出及格式轉換的控制與管理，滿足企業的文檔一體化管理、業務流程管理和信息資源開發利用的需求。企業應結合自身的實際特點，經過需求分析，自行組織力量進行開發或在保障經濟適用和安全保密等基礎上選擇既能實現當前建設目標，又能隨著信息技術的發展提供系統升級服務的管理系統。另外在檔案管理平臺的建設過程中要注意各個管理平臺的數據聯通，在企業信息化建設的大環境下，使信息資源得到有效地共享，避免檔案管理平臺成為信息孤島。

3.網絡環境建設

將紙質檔案信息轉化為數字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實現這一點，必須依靠網絡。企業檔案部門可結合自身的特點和需求選擇建設基于互聯網和內部局域網的檔案網站或數字檔案館。

（二）信息資源建設工作

檔案信息資源是現代檔案管理工作的對象，信息資源建設工作包括電子文件歸檔管理和傳統檔案的數字化,以及檔案目錄數據庫、全文數據庫和多媒體數據庫建設。將現有檔案進行數字化是檔案信息化建設的重要基礎性工作，一方面利用數字化技術將以其他形式存儲的庫藏檔案，通過手工著錄、掃描等形式，轉化為數字記錄方式存儲到光盤、磁盤等各類存儲器中，完成現有庫藏檔案信息向數字化的轉化，尤其要優先對一些重要的、珍貴的、容易受損的、利用頻率高的檔案進行數字化加工；另一方面，通過對電子文件的收集，按照數字化管理體系進行歸檔、整理轉化為數字化檔案，建立相應的數字化檔案數據庫。

建立功能齊全的檔案信息數據庫是檔案信息化的關鍵。目錄數據庫建設應該是信息化建設初期的工作重點，階段性的逐步建設全文數據庫和多媒體數據庫。加強檔案目錄數據庫建設，通過著錄標引，建立以原始檔案保存狀態為編目單位的各種檔案基本目錄數據庫 ，提高檔案檢索利用服務質量。通過接收電子檔案、對各種類型檔案進行數字化并為其編制題名、責任者、關鍵詞等索引的方法，積極建設相關的全文數據庫和多媒體數據庫，逐步實現檔案全文原貌的信息化查詢和利用，不斷提高檔案利用的效率和質量。

（三）標準規范建設

隨著管理方式和管理對象的轉變，檔案管理工作中必然產生許多新的問題，需要通過制定相應的標準和規范來解決，數字檔案的管理較之傳統檔案管理的標準化要求更高，否則可能面臨多種風險。比如，若沒有電子文件存儲格式標準，檔案信息將可能因無法輸出而丟失，可能導致珍貴記憶的空白。因此，檔案信息化的推進過程同時也是檔案標準化不斷深化的過程。隨著國際國內檔案信息化建設的不斷發展，已經制定了一系列管理規范和標準。企業的檔案部門應根據自身的行業特點，出臺相應的標準和規范，由于檔案信息的種類和范圍處于不斷的發展和變化之中，因此應盡可能采用適用范圍更廣的標準。

三、結語

檔案信息化建設是信息時代發展的必然產物，對檔案工作者來說既是挑戰也是檔案工作發展的一個絕好機遇。檔案信息化建設不僅意味著管理模式的轉變，同時也需要轉變認識，即我們的工作已經由傳統的檔案管理向企業知識資源管理轉變，在檔案信息化建設的過程中要明確戰略規劃和實施步驟，并與單位的信息化建設同步開展，使我們的檔案工作更好的服務于企業的科研生產、經營管理和決策。