大數(shù)據(jù)時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新探析

摘 要：隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展我們已經(jīng)進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代中，人們收集數(shù)據(jù)、利用數(shù)據(jù)的方式發(fā)生了根本性改變，使得人們的思維也發(fā)生了變化。現(xiàn)代事業(yè)單位的檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，盡快轉(zhuǎn)變工作思維，實(shí)現(xiàn)全面發(fā)展。本文重點(diǎn)研究大數(shù)據(jù)背景下創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策，意在起到拋磚引玉之用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；事業(yè)單位；檔案管理

1 背景

如今，我們已經(jīng)邁入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，在這個(gè)時(shí)代中，海量數(shù)據(jù)不斷產(chǎn)生，誰(shuí)能掌握更多的信息，誰(shuí)就能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中取得先機(jī)。與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，使得事業(yè)單位的檔案管理工作也不得不發(fā)生改變。如何借助大數(shù)據(jù)時(shí)代的“東風(fēng)”創(chuàng)新檔案管理工作，是事業(yè)單位檔案管理部門必須面對(duì)的重要問題。

2 大數(shù)據(jù)概述

（一）大數(shù)據(jù)的概念

大數(shù)據(jù)這個(gè)概念是源于互聯(lián)網(wǎng)的，在目前的情況下也多用于描述以互聯(lián)網(wǎng)為載體的規(guī)模巨大的信息流。但是，大數(shù)據(jù)的概念本身并不局限于人們?cè)诨ヂ?lián)網(wǎng)上留下的各式各樣的足跡和信息，它可以指一切源于生產(chǎn)和生活的規(guī)模巨大、甚至是逼近全體樣本的信息數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)指的是一個(gè)非常大的數(shù)據(jù)組，而且該數(shù)據(jù)組的規(guī)模已經(jīng)不能用普通的數(shù)據(jù)處理工具來(lái)儲(chǔ)存、管理和分析了。

（二）大數(shù)據(jù)的特征

隨著技術(shù)的不斷發(fā)展前進(jìn)，存儲(chǔ)和運(yùn)算的硬件不斷升級(jí)，被認(rèn)定為大數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)也會(huì)不斷提高。對(duì)于大數(shù)據(jù)這一概念的定義也是紛繁多樣，常見的有依其特征進(jìn)行劃定的“3V”，即多樣性（Variety）、高速型（Velocity）以及規(guī)模性（Volume）（Laney.2001）。其中多樣是用來(lái)描述數(shù)據(jù)的種類和資源的廣泛，速度是指數(shù)據(jù)輸入、輸出和傳播的快速，而規(guī)模是指數(shù)據(jù)組和數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)模巨大。另有學(xué)者認(rèn)為大數(shù)據(jù)有“4V”特征，其中第四個(gè)特征可以為價(jià)值（Value）、可變性（Variability）或者虛擬性（Virtual）（Zikopoulos和Eaton，2011）。

（三）大數(shù)據(jù)的作用

大數(shù)據(jù)已經(jīng)改變了我們?nèi)粘Ｉ睢⑸a(chǎn)活動(dòng)以及科學(xué)研究的方式，數(shù)據(jù)密集型（Data—Intensive）研究方法為我們提供了處理數(shù)據(jù)和科學(xué)研究的新工具，有學(xué)者認(rèn)為可以將其視為繼實(shí)證研究科學(xué)（Empirical Science）、理論研究科學(xué)（Theoretical Science）以及計(jì)算機(jī)研究科學(xué)（Computational Science）之后的科學(xué)研究的第四個(gè)范式階段（Bell、Hey和Szalay，2009）。大數(shù)據(jù)的影響和應(yīng)用已經(jīng)廣泛擴(kuò)散到各個(gè)領(lǐng)域，從全球經(jīng)濟(jì)到社會(huì)管理，從科學(xué)研究到國(guó)家安全，整個(gè)人類社會(huì)都進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)的挑戰(zhàn)和對(duì)策

（一）挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨給社會(huì)各行各業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了機(jī)遇，也提出了挑戰(zhàn)，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作也是如此。2013年，楊東權(quán)局長(zhǎng)在“全國(guó)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推進(jìn)會(huì)上”明確指出：“目前，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)無(wú)限延伸，使得數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化成了這個(gè)時(shí)代的顯著特點(diǎn)，為人們的生活、工作和娛樂方式提供了新的契機(jī)。數(shù)字不僅僅與數(shù)學(xué)計(jì)算有關(guān)，更造成人們的生存方式發(fā)生了巨大變化。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨已經(jīng)成為一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)。縱覽整個(gè)檔案發(fā)展史，從簡(jiǎn)犢到電子，檔案管理工作的方式發(fā)生了巨大變化，這是其適應(yīng)科技發(fā)展的重要方式。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)施新的管理方式，才能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐。”從楊局長(zhǎng)的話語(yǔ)中，我們可以感受到大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨對(duì)檔案管理工作提出的挑戰(zhàn)。事業(yè)單位檔案館必須與時(shí)俱進(jìn)，正視挑戰(zhàn)，采取措施進(jìn)行改革。

（二）對(duì)策

事業(yè)單位作為公益性單位，更要重視檔案管理工作，要想應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的挑戰(zhàn)，可以從以下幾點(diǎn)入手：

1、在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案收集要做到全面

首先是觀念上的“全”。事業(yè)單位要將所有具有保存價(jià)值的文獻(xiàn)、信息、數(shù)據(jù)、視頻等都看作是檔案的重要內(nèi)容，要將這些資料變成電子文件，經(jīng)過信息技術(shù)處理變成電子檔案。其次是載體上的“全”，在大數(shù)據(jù)時(shí)代中，各種載體層出不窮，事業(yè)單位傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，與此同時(shí)，事業(yè)單位的文件數(shù)量不斷增多，而庫(kù)房資源是有限的，這也成了檔案管理存儲(chǔ)的困境之一，實(shí)現(xiàn)電子文件管理才能更全面將事業(yè)單位的數(shù)據(jù)保存下來(lái)，并隨時(shí)利用，發(fā)揮了事業(yè)單位檔案的價(jià)值。再次是檔案管理技術(shù)的“全”。從目前來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)難以滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代的需要，云計(jì)算技術(shù)的出現(xiàn)可以使事業(yè)單位的檔案實(shí)現(xiàn)分布式存儲(chǔ)和快速化檢索，事業(yè)單位檔案管理部門要積極利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)，提升檔案的查準(zhǔn)率和查全率。總之，在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位的檔案收集要做到全面、科學(xué)，使事業(yè)單位的檔案管理朝著多元化和社會(huì)化的方向發(fā)展。

2、在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理要做到共享

從目前來(lái)看，事業(yè)單位的檔案管理工作存在條塊分割的明顯弊端。部分事業(yè)單位的檔案館由于擔(dān)心檔案安全、社會(huì)責(zé)任等問題，不是特別愿意與其他檔案館共享資源。然而，立足于數(shù)據(jù)的價(jià)值體現(xiàn)而言，數(shù)據(jù)和檔案只有做到共享，才能發(fā)揮最大化的綜合效應(yīng)。如果各行其是、分散管理，不僅難以做到資源共享，也會(huì)增加管理成本，不利于事業(yè)單位檔案館發(fā)揮更大的作用。有鑒于此，各個(gè)事業(yè)單位的檔案館應(yīng)該加強(qiáng)合作，建設(shè)開放檔案共享平臺(tái)，將各級(jí)檔案館公布的檔案和數(shù)據(jù)統(tǒng)一公布在一個(gè)網(wǎng)絡(luò)公共平臺(tái)上，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的力量，使檔案資源在更大范圍內(nèi)得到擴(kuò)散和共享。同時(shí)，事業(yè)單位的檔案管理部門還要結(jié)合具體情況，從整合、優(yōu)化各種公共資源入手，在保證國(guó)家機(jī)密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的基礎(chǔ)上，對(duì)各種數(shù)字信息資源進(jìn)行整合和開放，以此滿足社會(huì)大眾查閱、利用事業(yè)單位檔案的需要。事業(yè)單位的檔案管理部門還要肩負(fù)起國(guó)家數(shù)據(jù)中心的職責(zé)，為收集、整理黨政機(jī)關(guān)、政府部門的各類數(shù)據(jù)提供相關(guān)服務(wù)，體現(xiàn)自身的社會(huì)性價(jià)值。

3、在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案利用要做到預(yù)測(cè)

大數(shù)據(jù)的核心是建立在相關(guān)關(guān)系法基礎(chǔ)上的預(yù)測(cè)。在現(xiàn)實(shí)生活中，我們以為知道了“是什么”就可以了，關(guān)于“為什么”的原因，則顯得沒那么重要。其實(shí)這是一種認(rèn)識(shí)誤區(qū)。相關(guān)關(guān)系的分析可以幫助我們更全面地了解這個(gè)世界，為我們看待周圍的世界提供一個(gè)嶄新的視角，因此我們可以認(rèn)為，事業(yè)單位的檔案利用不僅僅要滿足“記錄歷史、傳承文明和服務(wù)社會(huì)”的功能，還要延伸到“預(yù)測(cè)未來(lái)”。在傳統(tǒng)模式下，事業(yè)單位的檔案管理以查閱為主，檔案利用停留于被動(dòng)層面，檔案的價(jià)值沒有得到充分發(fā)揮。到了大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位檔案系統(tǒng)中不僅有海量的文獻(xiàn)，還有海量的數(shù)據(jù)。在這種情況下，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)自己的實(shí)際情況建立數(shù)據(jù)模型，對(duì)各種數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和歸類，實(shí)施相關(guān)性分析，挖掘出檔案之間的聯(lián)系性，開發(fā)檔案中潛在的知識(shí)，并通過手機(jī)短信、微信等處理平臺(tái)，將有價(jià)值的信息推送給社會(huì)大眾，進(jìn)一步凸顯事業(yè)單位檔案管理工作的價(jià)值。

總之，大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨勢(shì)不可擋，事業(yè)單位檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，開放思維，利用新時(shí)代提供的新契機(jī)進(jìn)行創(chuàng)新，凸顯事業(yè)單位檔案管理工作的價(jià)值性。

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作者簡(jiǎn)介

傅靚（1982-），女，漢族，江蘇鎮(zhèn)江人，政工師，碩士，研究方向：公共管理。endprint