談機關檔案管理工作存在的問題及對策

摘 要：檔案管理是機關檔案寶貴的信息資源，它對于機關的各項工作開展具有極為重要的參考價值和借鑒意義。但是，在當前我國一些機關檔案管理工作仍存在有較多的問題，在機關發展建設過程中，必須要采取相應的對策加以改善和完善，提高機關檔案管理水平，進而保證機關內部各項工作的有序進行。

關鍵詞：機關；檔案管理；問題；對策

眾所周知，檔案是非常重要的資源，尤其是機關部門的檔案資料，這些資料不僅記錄著機關部門各項工作的詳細實施情況，還可能涉及有機關工作人員中個人信息等，是機關各項工作開展的重要憑證。近些年來，我國目前檔案管理工作水平雖然有所提升，但是在具體的工作實施中，還存在有較多的不足之處。本文將結合當前機關檔案管理工作中存在的問題進行分析，探討提高檔案管理工作水平的策略。

1 機關檔案管理存在的問題

1、檔案整理工作不細致

機關里的檔案可謂是種類眾多，除了常規的會議記錄檔案、個人檔案以外，可能還會涉及有一些機密文件檔案，這些檔案五花八門，在平時的工作中，必須要將其進行正確歸類，在使用時，才方便工作人員查找。但是，在實際的工作中，機關經常會出現檔案錯亂、文件混雜或者是丟失的現象。這就是因為檔案管理人員在工作中不夠細致，由于粗心大意或者是其他的原因，在工作時，沒有及時的將重要檔案和普通檔案進行分類，導致檔案管理工作開展不理想。如領導在開會時發現自己所需要的資料與開會的內容不符，檔案分類隨意性強，一些重要檔案與普通檔案堆積在一起。這些問題的出現極大的影響了機關工作人員的工作效率，嚴重時，甚至會危及機關的發展建設。

2、檔案管理保存存在安全隱患

近些年來，隨著社會的不斷發展變化，許多機關單位在辦公時也出現了較多新的變化，如辦公場所由分散朝著集中轉變，無紙化辦公在機關中的應用范圍越來越廣泛，這些變化在一定程度上推動了機關的發展建設，卻也引發了較多的問題，如分散式管理模式雖然不利于提高辦公室的利用效率，但是，在這種管理模式下檔案管理一般都由專人負責管理，也設置了專門的檔案室，管理起來比較方便，而在采取集中式辦公模式之后，為了節約辦公場地，專門的檔案室被取消，部分機關單位出現了一室多用的現象，這樣給檔案管理保存帶來了較大的安全隱患。此外，在實現了無紙化辦公之后，人們運用計算機儲存檔案信息，有的工作人員年齡偏大，對于計算機知識不是十分的熟練，可能會出現誤刪重要文件檔案，忘記保存的情況，而且計算機如果被病毒入侵，還有可能會造成重要軟檔案信息被不法分子竊取，影響檔案安全使用。

3、機關檔案管理信息化水平低下

隨著信息時代的到來，人們的生活發生了翻天覆地的變化，機關檔案管理工作也發生了較為顯著的變化。比如說，在過去人們習慣于使用紙質檔案記錄日常工作內容，但是在信息技術大面積推廣之后，越來越多的人開始使用信息技術開展各項工作，在機關檔案管理中也不例外，將信息技術應用于檔案管理提高了工作效率，使得各種檔案信息在查找時更加的方便。然而，信息技術的應用和推廣，也對檔案管理人員的工作提出了更高的要求，在進行檔案管理時，工作人員必須要熟悉這種辦公軟件，才能做好檔案管理工作。此外，機關還需要投入大量資金，用購買現代化辦公設備，這樣才能更好地進行檔案管理。但是，在當前檔案管理過程中，檔案管理人員的綜合素質普遍不是很高，難以適當信息化檔案管理需要，而且部分機關對于檔案管理重視程度不夠，資金匱乏，現代辦公設備落后，難以滿足時代發展機關檔案管理信息化需要。

2 改善機關檔案管理工作現狀的對策

1、加強檔案管理流程建設

如上文所述，在進行檔案管理時，部分機關檔案管理人員在管理時由于缺乏管理經驗或者是粗心大意，致使各種檔案較為混亂，不利于日常工作開展。為了使檔案整理工作更加規范有序，機關單位在平常工作中應當加強對檔案整理的流程建設，加強對檔案管理人員的監督力度，使他們能夠正視自身工作對于機關發展建設的重要性。

首先，在日常工作中要多一份細心和耐心，在整理一些重要檔案時，要多檢查幾次，不能只是簡單地將同一類型的檔案放到一起，就草率結束工作，而是要仔細進行檢查，一旦發現檔案歸檔或者是分類存在錯誤，要及時返工，做好詳細記錄。其次，在加強檔案管理流程建設時，要建立合適的賞罰制度，對于屢次犯錯的檔案管理人員，要及時的與其進行溝通，了解他們犯錯誤的原因，給予一定的懲戒，使他們認識到檔案管理的重要性，而對于表現較為優異的工作人員，則應當及時予以表揚，提高他們的工作積極性。最后，在對檔案進行條目表述時，要加強與專業人士的溝通，因為在機關中不同部門的工作人員所負責的工作內容和項目大不相同，而檔案管理人員多是文秘出身，他們雖然對多種知識都有所涉獵，卻并不是十分精通，稍有不慎可能就會出現錯誤。因此，在進行檔案管理，遇到一些專業性較強的檔案時，需要多與專業人士進行溝通，了解條目的表述方式。

2、解決好檔案管理中存在的安全隱患

檔案管理中存在的安全隱患可謂是不勝枚舉，在論述機關檔案管理中存在問題時，我曾提到了集中式辦公模式及信息技術的應用，對檔案管理的安全產生了一定的影響。從當前國家長遠發展政策來看，集中式辦公模式以及信息技術的應用，是未來機關發展的必然趨勢。所以，在進行檔案管理時，要解決安全隱患問題就需要工作人員想辦法在集中管理模式中開辟出屬于自己的檔案管理“天地”，要善于靈活的運用多種檔案管理方式。而在使用現代化辦公軟件時，工作人員則要主要做好備份工作，時刻注意保存軟件，在工作期間切忌不能用辦公電腦瀏覽與工作無關的網站，防治病毒入侵辦公系統，對檔案管理安全產生影響。

3、提高檔案管理信息化水平

信息技術在檔案管理中的應用是時代發展的必然趨勢。在未來，隨著時代的發展和進步，信息化技術在檔案管理中使用會越來越廣泛，而在使用信息技術進行檔案管理時，要想提高管理效率，首先必須要投入大量的資金，購置先進的辦公設備，淘汰傳統落后的辦公設備，定期更新辦公軟件，以適應各種辦公需要。同時，機關檔案管理部門負責人還需注意要清點本部門有那些工作人員對計算機信息技術不熟練，做好集訓工作，提升他們的計算機技術，使他們能夠熟練掌握現代辦公技術，做好檔案管理工作。

4、提升檔案管理人員綜合素質

檔案管理人員綜合素質的高低決定著檔案管理的質量和效率。因此，在機關檔案管理過程中，工作人員還需要不斷提升工作人員的綜合素質，定期開展各種培訓工作，通過培訓使他們認識到自身的不足，學好新知識。同時，在培養人才時，要注意有針對性地培養，比如說，有的工作人員在管理檔案時，不善于細分檔案，培訓就主要集中于提升他們的分類能力，而還有的工作人員則是計算機技術水平差，那么培訓時，則應注重培養他們計算機技術水平。最后，機關還應提高檔案管理人員的招聘門檻，選撥合適的人才。

總之，機關檔案管理工作是一項政策性、法制性和責任性比較強的工作，但同時這項工作可能又有幾分枯燥、單調。在具體的工作中，檔案管理人員要善于挖掘檔案管理工作的趣味性，積極的學習新知識，運用新技術，樹立科學的檔案管理意識，做好相應的管理工作，提升機關檔案管理工作水平，推動機關的發展和進步。

參考文獻

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作者簡介

陳遠霞（1988-），女，土家族，重慶市酉陽縣人，助理檔案館員，本科。endprint