加強檔案信息開發(fā)工作之我見

檔案信息開發(fā)工作的目標，是根據(jù)黨委和政府的工作進程，制定實施的發(fā)展規(guī)劃及決策，及時有效地將檔案信息資源開發(fā)出來，為經(jīng)濟建設(shè)、社會發(fā)展服務(wù)。這是檔案館利用工作中實現(xiàn)檔案信息社會效益和經(jīng)濟效益，實現(xiàn)檔案館自身價值的重要內(nèi)容。本文就加強檔案信息開發(fā)工作談點粗淺意見。

1 目前檔案信息開發(fā)工作存在的問題

一是館藏結(jié)構(gòu)單一?，F(xiàn)在很多檔案館的館藏檔案文書檔案所占比例偏重，而科技、專業(yè)、聲像檔案所占比例偏小。這樣的館藏結(jié)構(gòu)，從開發(fā)檔案信息資源的角度分析，使開發(fā)利用檔案信息的范圍狹窄了，因為社會對檔案信息的需求是多方面的，館藏單一不能滿足社會需要的多樣性，特別值得提及的是，大量的文書檔案中涉及經(jīng)濟內(nèi)容的較少，因而，使這些檔案信息直接服務(wù)于經(jīng)濟建設(shè)，存在著較大的難度。

二是館藏檔案特色不明顯。反映地方特色經(jīng)濟、特色文化以及風土人情等方面的檔案較少，也正因為特色檔案沒有系統(tǒng)地建立起來，因而開發(fā)檔案信息資源為發(fā)展地方經(jīng)濟和各項工作服務(wù)，也就缺乏強有力的針對性。

三是檔案編研工作滯后。編研材料存在著重文書輕科技、重歷史輕經(jīng)濟的現(xiàn)象，致使編研材料檔次低，適應(yīng)形勢發(fā)展的編研成果少，編研成果利用率低下。

四是檔案工作者服務(wù)意識不足，服務(wù)手段單一。檔案館長期以來處在封閉狀況，向外界宣傳較少，社會用戶對檔案館存有陌生感和神秘感，對館藏的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容更是知之甚少。而檔案工作者卻處于坐等利用的被動服務(wù)方式。在思想觀念上不同程度地缺乏市場經(jīng)濟意識，依舊把管好檔案作為檔案工作的重點，沒有充分認識到檔案信息的潛在作用，致使檔案工作與經(jīng)濟建設(shè)和精神文明建設(shè)不相協(xié)調(diào)。且目前仍有大部分為手工檢索，檢索效率不高。

2 加強檔案信息開發(fā)工作，更好為社會經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)

新時期檔案信息開發(fā)工作如何抓住歷史機遇，大力拓展檔案信息資源開發(fā)和利用的新領(lǐng)域、新途徑。

一是更新觀念，強化主動服務(wù)意識。檔案部門首要的問題是解決思想認識問題，必須要進一步解放思想，更新觀念，牢固樹立以經(jīng)濟建設(shè)為中心的思想，以鄧小平同志“三個有利于”理論指導我們的實際工作，克服“等、靠、要”的思想，破除“等待觀望、坐而論道”的消極觀念，樹立主動服務(wù)、主動參與意識，以歷史主人翁的姿態(tài)，積極投身到檔案信息資源開發(fā)工作中來。墨守陳規(guī)，坐在檔案館里等著別人來，“皇帝的女兒不愁嫁”這種觀點是不適合當今社會發(fā)展的。傳統(tǒng)的利用制度和方式需要得到進一步改變，我們可以根據(jù)實際需要，采用“電話預(yù)約”、“上門服務(wù)”、“全天候上網(wǎng)服務(wù)”等新的方式，制定相應(yīng)的利用制度，以滿足社會各界的實際利用需要。

二是加強對檔案用戶的宣傳。我們必須向社會各界廣大檔案用戶提供利用方面的宣傳和指導，提高他們查檔利用的能力。為此檔案館要面向社會檔案用戶做好五個方面的服務(wù)工作：（一）介紹館藏檔案的內(nèi)容、成分和價值狀況。重點向?qū)＜?、學者主動介紹館藏各個歷史時期經(jīng)濟開發(fā)建設(shè)的檔案種類、形成特點，吸引檔案用戶到檔案館利用檔案，給檔案用戶提供具體的檔案來源和線索。（二）介紹利用檔案的規(guī)章制度和手續(xù)。檔案館通過宣傳和指導服務(wù)的途徑與方式，向研究部門介紹利用檔案的批準手續(xù)、目的要求和范圍，說明內(nèi)部查閱和開放檔案利用的界限。（三）介紹檔案檢索工具及其使用方法。檔案接待查閱人員主動向檔案用戶介紹不同檢索工具的適用范圍、作用、特點及其使用方法，使他們善于選擇和使用檢索工具，能夠及時準確地查找到所需檔案。（四）介紹利用檔案的方式。研究人員利用檔案的角度是多方面的，因而僅僅靠一種方式是不夠的。應(yīng)采取制發(fā)檔案復(fù)制本、檔案證明、函查、舉辦檔案展覽和開放等形式。檔案館主動向社會宣傳介紹這些服務(wù)方式，使檔案用戶能有充分的選擇余地。（五）介紹檔案編研成果。檔案館主動配合政府決策，編輯各項開發(fā)建設(shè)的檔案史料匯集等，并向檔案用戶推薦和宣傳，以提高檔案信息資源開發(fā)利用工作的水平。

三是豐富館藏，提高館藏質(zhì)量。就是按照《檔案法》和《檔案法實施辦法》的有關(guān)規(guī)定，多層次、多渠道征集和收集檔案資料，豐富館藏，提高館藏質(zhì)量。從資源結(jié)構(gòu)看，館藏檔案既要有公務(wù)性檔案（包括官方機構(gòu)和半官方機構(gòu)的公務(wù)活動形成的檔案），又要有非公務(wù)性檔案（包括民間機構(gòu)活動，個人及其家庭，家族活動中形成的檔案）；從內(nèi)容結(jié)構(gòu)看，既有文書檔案，又要有科技檔案、專門檔案、人物檔案、口述檔案；從歷史結(jié)構(gòu)看，既要有近現(xiàn)代檔案，又要有歷史檔案，要能反映出當?shù)厣鐣l(fā)展的歷史面貌，并突出地方特色；從形式結(jié)構(gòu)看，既要有紙質(zhì)檔案，又要有木、帛、膠片、磁性和電子檔案等。

四是深層次開發(fā)檔案信息資源。就是要積極挖掘現(xiàn)有的檔案信息，搞好超前服務(wù)。檔案館館藏檔案的文書檔案中不乏有建國后經(jīng)濟建設(shè)方面、自然科學調(diào)查與考察數(shù)據(jù)為內(nèi)容形成的詳細記載，這些珍貴檔案都富含有經(jīng)濟與科技價值，對經(jīng)濟建設(shè)都將發(fā)揮重要的參考作用。在摸清館藏的基礎(chǔ)上，搞好超前服務(wù)，把這些含有經(jīng)濟與科學價值的檔案按政治、文化教育、民族風情、民俗等內(nèi)容分門別類的編制專題目錄或?qū)ｎ}資料。另外還可以將這些珍貴檔案掃描至計算機，然后利用現(xiàn)代電子技術(shù)和通訊設(shè)施制作成專題網(wǎng)站，在國內(nèi)或INTERNET網(wǎng)上發(fā)布，并且可以圖文并茂的介紹，供社會各界利用。

五是要加強編研工作，提高編研材料檔次。編研是一項具有較高層次的信息開發(fā)工作，挖掘得深，是能為社會和經(jīng)濟發(fā)展提供更好的服務(wù)的，是能夠為領(lǐng)導決策提供準確信息的。這就要改變傳統(tǒng)編研主題，多編研一些經(jīng)濟類、科技類的材料；其次，要針對某個時期黨和政府的中心工作、重要工作、人民群眾強烈關(guān)心的問題開發(fā)檔案信息資源加以整理匯編，同時，要有開拓創(chuàng)新精神，根據(jù)時代要求，編寫前人沒有編寫過的材料。

六是要加快檔案信息資源以及數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。信息時代逐步將所有的相關(guān)計算機數(shù)據(jù)庫、通訊系統(tǒng)等連接起來，形成網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)信息資源共享。檔案館作為提供檔案信息的重要資源之一，應(yīng)該從傳統(tǒng)的收集、分類、編目、檢索中所積累的經(jīng)驗中走出來，將過去獨立、封閉狀態(tài)的檔案館逐步建設(shè)成為地域性乃至全國信息系統(tǒng)的一個節(jié)點，這就需要廣大的檔案工作者改變方式，如逐步由檔案館分類、編目，過渡到運用標準機讀目錄，實施出版編目，建立自己的館藏檢索系統(tǒng)和能發(fā)揮自己館藏特色的數(shù)據(jù)庫。同時應(yīng)考慮與通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的兼容與連接，待條件成熟，便可進入網(wǎng)絡(luò)，將自己的具有特色的檔案信息提供給網(wǎng)絡(luò)上的任何用戶，實現(xiàn)真正意義上的檔案信息資源共享。

作者簡介

周程錦（1978-），男，青島市黃島區(qū)檔案局，館員。endprint