補足短板保安全

王濤

摘 要：檔案安全是檔案工作的生命線，確保檔案安全是單位全員工作的底線。本文結合實際分析了檔案安全管理幾個常見問題，提出了改善安全管理的對策措施。

關鍵詞：檔案工作；安全管理；問題；對策

本著檔案安全是檔案工作的生命線，確保檔案安全是單位全員工作的底線的理念，近期，為了迎接“十九大”的召開，本院開展了由辦公室牽頭，分管領導和各職能部門負責人參加的檔案安全專項督查活動。此次督查范圍是本院各職能部門和下轄各法庭，主要采取實地查和看的方式進行的。查即查安全保密制度是否完善、設備設施配備是否齊全、運行是否正常、用電是否安全、日常管理臺賬是否健全；看即看檔案庫房是否整潔、檔案實體保管情況是否良好、檔案數字化加工中安全措施是否到位、信息上網安全是否有保障等。

通過督查并經認真梳理，本院檔案安全管理還存在如下短板：

1.思想認識有偏差。多數職能部門總是以為，業務工作是硬任務，檔案工作是軟指標，導致“重業務輕檔案”現象比較嚴重；有的人將公務活動中產生的文檔留存在自己手上，不愿向本院綜合檔案室歸檔，“自留自便”和“留一手”的思想習慣比較常見；檔案安全是檔案員的事，與業務人員關系不大或“事不關己、高高掛起”的心態比較普遍；對簽訂、執行檔案安全保密制度不慎重、不嚴肅，漠不關心、草草應付的人比較多。

2.制度建設不嚴密。近年來，檔案安全管理方針政策、規章制度不斷出臺，而檔案安全管理的法律法規、標準規范建設相對滯后。如，缺乏明確質量要求，操作性強的切實可行的管理條例和細化到具體工作環節的科學、規范、標準的操作程序和方法，未能形成從檔案接收進庫到提供利用的一套完善的安全管理流程體系，導致制度執行不給力。

3.制度執行不嚴肅。當前，檔案安全管理法律法規、標準規范、規章制度、操作規程雖然有不甚完善之處或實行標準化目標管理有一定難度，但多數單位檔案安全保密制度還是有的，只不過掛在墻上，沒有嚴格執行。如，未能落實安全保密主體責任，建立健全安全保密管理機構，配備安全管理人員或各方配套管理措施及人員協調不到位。又如，對實行歸檔檔案進庫前進行消毒、除塵、殺蟲制度不重視，導致預防蟲害、霉菌污染的檔案進入庫房的有效防范措施未能及時和到位。

4.技術培訓是短板。長期以來，檔案部門側重于檔案專業知識與技能的培訓，而一些檔案專用設備運用與維護知識的培訓較少。從培養通才型檔案人才角度來審視，檔案專用設備運用與維護知識的培訓也應當抓好。

5.日常管理存隱患。如，由于基礎設施投入不足，存在檔案室設備簡陋、陳舊的現象，控溫降溫設備也不健全。又如，防霉防蟲劑長期不更換，檔案庫房通風除濕設備運行、維護不到位。再如，消防器材過期不及時更換、庫房內有雜物堆放、衛生保潔未能保持常態；防霉、殺蟲劑長期不更換，失效的東西起不到應有的作用；管理臺賬有，但疏于記錄。

檔案安全管理就是采用科學的管理方法和先進的技術管理手段有效地延長檔案壽命并確保檔案實體和信息安全的一門技術性工作。如何在現有條件下做好機關檔案室庫房的安全管理工作，妥善保管好本單位的檔案，有效地維護檔案的完整與安全，是檔案安全管理工作的一個非常重要的管理環節，是檔案保護的重中之重，是機關檔案工作者的神圣職責、永無止境的科研課題。為補足檔案安全管理種種短板，筆者認為，本院應當采取以下對策或措施。

1.以“零容忍”態度抓安全。按照“全覆蓋、零容忍、嚴執法、重實效”的總要求，每年開展兩次以上全面、全員、全過程、全方位檔案安全檢查，徹查安全隱患，補足管理短板，強化源頭治理。

2.擴大宣教力度重安全。樹立“安全第一，預防為主”的安全意識，做到宣傳教育先行，確保安全意識入心入腦。如，做到不讓一份文檔在自己手上流失、不讓未公開的訴訟信息在自己這里泄露，不讓一個安全隱患在自己這里出現，做到檔案安全人人有關、個個有責。

3.建章立制強化管理保安全。督促各職能部門完善檔案安全保密責任制、檔案安全保密管理制度、檔案安全保密事故應急處理機制等，建立有效機制，確保安全保密工作落到實處。

4.強素質善協調促安全。鑒于本地區經濟條件比較好，檔案室常規設備設施配備還是到位的。問題是設備再好，也要靠人來使用，更重要的還是持之以恒地做好檢查維護工作，因此，加強對檔案人員專用設備設施操作培訓是必要的。但長期以來檔案人員偏重于檔案專業知識和技能的培訓和運用，所以，加強檔案人員與專用設備技術人員的溝通和協調極為重要。檔案人員要堅持做好庫房每日溫、濕度及其它情況的記錄，采用物理通風法定期通風換氣，保持庫房空氣清新，對庫房的內部環境要勤于觀察，密切關注庫房溫、濕度變化；專用設備技術人員要加強對庫房溫、濕度的控制和對設備的日常監測與維護，預防或減少一些來自管道、空調、電源電路等設備運行過程中的突發故障對檔案安全的影響。

5.常態化管理強安全。主要抓好思想教育常態化、制度執行常態化、定期檢查常態化、臺賬記錄常態化、應急管理常態化。要結合實際，設立安全管理基本情況、安全檢查、安全隱患排查、安全事故處置等各類臺帳。同時，要加強物質條件與日常技術管理相結合，兩者相輔相成才能把延長檔案壽命、確保檔案安全的任務落到實處。因此，在有了相應的物質基礎之后，保護檔案的關鍵就在于進行有效的日常技術管理，即嚴格防控各種不利自然因素，盡量把不利因素對檔案的損害降到最低的程度，竭力維護檔案的完整與安全。

參考文獻

[1]楊振秀.做好機關檔案室檔案庫房管理.中山大學學報論叢.2006年第26卷第2期.

[2]朱方林.淺談檔案庫房日常管理[J].四川檔案 2001（2）.endprint